Una lettera di incarico a titolo gratuito è un documento formale con cui un ente o un privato conferisce a una persona fisica o giuridica un incarico professionale o di collaborazione senza corrispondere un compenso. Serve a disciplinare in modo chiaro e vincolante i termini dell’attività richiesta, a definire responsabilità, durata, rimborsi spese, obblighi di riservatezza e profili assicurativi e a tutelare sia il conferente sia l’incaricato rispetto a possibili contestazioni o fraintendimenti. La lettera, pur non prevedendo retribuzione, regola gli aspetti pratici e giuridici dell’incarico e può essere integrata da un disciplinare operativo che ne dettaglia le modalità esecutive.
Indice
Come scrivere una lettera di incarico a titolo gratuito
La redazione di una lettera di incarico a titolo gratuito richiede attenzione alla chiarezza delle dichiarazioni e delle clausole, alla compatibilità con la normativa vigente e alla coerenza con la natura non retributiva del rapporto. Innanzitutto è fondamentale identificare in modo preciso le parti contraenti indicando i dati anagrafici o societari, il codice fiscale o la partita IVA e, se necessario, la qualifica del rappresentante legale. Una corretta identificazione evita contestazioni sulla legittimazione a conferire l’incarico e costituisce base per eventuali verifiche di legge. Si deve poi descrivere con precisione l’oggetto dell’incarico: la descrizione delle attività e dei compiti non può essere generica ma deve indicare le prestazioni richieste, i risultati attesi e, se del caso, i deliverable da consegnare. È opportuno prevedere luoghi e modalità di esecuzione, nonché tempi e scadenze, in modo che sia chiara la tempistica della prestazione e possano essere concordati eventuali proroghe. La natura gratuita dell’incarico va esplicitata chiaramente nella lettera, specificando che l’incaricato svolge l’attività senza corrispettivo e che sono eventualmente dovuti esclusivamente rimborsi per spese vive, documentate e preventivamente autorizzate. Occorre altresì determinare le modalità di rendicontazione e rimborso delle spese, rimandando dettagli e limiti al disciplinare allegato, onde evitare dispute su importi e giustificativi. La previsione delle coperture assicurative obbligatorie, specificando a carico di chi ricadono eventuali polizze per responsabilità civile o infortuni, è un altro elemento imprescindibile: tale indicazione tutela sia l’ente conferente sia il collaboratore in caso di sinistri legati all’attività svolta.
Un capitolo importante riguarda le dichiarazioni che l’incaricato deve rendere. A titolo gratuito è essenziale che l’incaricato dichiari di non trovarsi in situazioni di incompatibilità o conflitto di interesse con l’ente conferente e di possedere i requisiti professionali necessari allo svolgimento dell’incarico. Se previsto dalla normativa o dall’ente, l’incaricato deve dichiarare l’assenza di precedenti penali incompatibili con l’incarico o allegare la relativa dichiarazione sostitutiva. Queste dichiarazioni, oltre a costituire garanzia per il conferente, consentono di rispettare eventuali prescrizioni normative specifiche, come quelle previste per la pubblica amministrazione. È inoltre corretto inserire nell’atto clausole di riservatezza che obblighino il collaboratore a non divulgare informazioni acquisite nell’esecuzione dell’incarico e a non utilizzare il materiale per finalità diverse da quelle previste. L’obbligo di riservatezza deve essere indicato con la durata prevista anche dopo la cessazione dell’incarico, in modo da tutelare dati sensibili, documentazione interna e know how dell’ente.
La disciplina delle attrezzature e degli spazi è un altro elemento che va regolamentato: se l’ente mette a disposizione strumenti, materiali o spazi di lavoro, la lettera deve prevedere la proprietà di tali beni, gli obblighi di custodia e la restituzione al termine dell’incarico. L’uso di strumenti personali da parte dell’incaricato può essere consentito solo previo accordo scritto. La responsabilità per l’uso corretto degli strumenti assegnati deve essere esplicitata, così come eventuali responsabilità per danni causati durante l’esecuzione delle prestazioni. Per quanto riguarda l’aspetto fiscale e amministrativo, è opportuno chiarire se l’atto dà luogo a obbligo di registrazione e in quali ipotesi la registrazione e i relativi oneri siano posti a carico delle parti; tipicamente una lettera a titolo gratuito non genera obbligo di registrazione salvo il caso d’uso.
Nel caso in cui dall’attività derivino prodotti intellettuali è necessario definire la titolarità dei diritti di utilizzazione economica e di sfruttamento. La lettera può prevedere che i diritti restino di proprietà del conferente, che siano trasferiti all’incaricato o che vengano disciplinati con specifici accordi aggiuntivi. È importante ricordare che l’assenza di compenso non comporta automaticamente la titolarità dei diritti all’incaricato; pertanto la questione va disciplinata espressamente per evitare contestazioni successive. Parimenti, la cura del trattamento dei dati personali è un punto cruciale: la lettera deve rimandare a misure di sicurezza e modalità di conservazione conformi alla normativa privacy, specificando il ruolo delle parti (titolare del trattamento, responsabile del trattamento) e i limiti al trattamento dei dati effettuati dall’incaricato per l’esecuzione dell’incarico.
La durata dell’incarico, i termini di preavviso per la risoluzione e le condizioni di recesso devono essere indicate con chiarezza. Va prevista la possibilità di revoca per comprovati motivi di pubblico interesse, per grave inadempimento o per sopravvenute incompatibilità, nonché la possibilità per l’incaricato di recedere con congruo preavviso. Le modalità di risoluzione anticipata devono essere coerenti con la natura dell’incarico e con la necessità di garantire la continuità delle attività, laddove rilevante. Infine, la lettera dovrebbe contenere una clausola di rinvio al disciplinare operativo quale allegato integrante, nel quale saranno dettagliati gli aspetti organizzativi, gli orari, le procedure di rendicontazione e ogni altra regola operativa: delegare questi dettagli a un allegato aiuta a mantenere snella la lettera e consente aggiornamenti più agevoli senza mutare l’atto principale. Prima della sottoscrizione è consigliabile una verifica di compatibilità normativa specifica al settore di riferimento e, in caso di incertezza, un parere legale qualificato per assicurare che la formulazione delle clausole sia compatibile con le normative settoriali e con i profili di responsabilità previsti dal diritto civile e amministrativo.
Esempio lettera di incarico a titolo gratuito
Tra
– Il/La Sig./Sig.ra/Ente: _____________
con sede/indirizzo in: _____________
Codice Fiscale / Partita IVA: _____________
in persona del/la legale rappresentante/procuratore: _____________
(di seguito “Conferente”)
e
– Il/La Sig./Sig.ra: _____________
nato/a a: _____________ il: _____________
residente in: _____________
Codice Fiscale: _____________
professione / qualifica (se pertinente): _____________
(di seguito “Incaricato”)
PREMESSO CHE
– Il Conferente intende avvalersi della collaborazione dell’Incaricato per le attività di seguito descritte a titolo gratuito, ai sensi della normativa vigente e fermo restando il rispetto delle eventuali incompatibilità previste dalla legge;
– L’Incaricato ha dichiarato di possedere i requisiti richiesti e di non trovarsi in situazioni di incompatibilità o conflitto di interesse;
SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE:
1) Oggetto dell’incarico
Il Conferente conferisce all’Incaricato, che accetta, l’incarico di: _____________
Descrizione dettagliata delle attività e dei compiti: _____________
Luogo e/o modalità di esecuzione delle prestazioni: _____________
Obiettivi, prodotto/deliverable atteso e tempi di consegna: _____________
2) Natura dell’incarico e gratuità
L’incarico è conferito a titolo gratuito e non dà luogo a compensi, emolumenti o rimborsi forfettari, salvo quanto previsto al successivo art. 4. L’Incaricato dichiara di svolgere l’attività gratuitamente e senza alcun vincolo di subordinazione, salvo le modalità indicate nel presente atto e nell’allegato disciplinare.
3) Durata e termine
Il presente incarico ha durata dal: _____________ al: _____________. È prevista la possibilità di proroga previo accordo scritto tra le parti: _____________. Il rapporto potrà essere risolto anticipatamente da ciascuna delle parti mediante preavviso scritto di giorni: _____________, fatte salve ipotesi di risoluzione per grave inadempimento o urgenza comunicata con immediatezza.
4) Rimborsi spese e oneri accessori
Il Conferente rimborserà all’Incaricato esclusivamente le spese vive, documentate e preventivamente autorizzate, sostenute per l’esecuzione dell’incarico (es. trasporto, vitto, alloggio, materiali necessari), nei limiti e con le modalità indicate nel Disciplinare allegato. Le eventuali coperture assicurative obbligatorie previste dalla normativa vigente sono a carico: _____________. L’incarico non comporta alcun altro onere economico a carico del Conferente.
5) Strumenti, materiali e spazi
Eventuali strumenti, attrezzature, materiali e spazi di lavoro messi a disposizione dall’Ente/Conferente restano di proprietà del Conferente e dovranno essere restituiti al termine dell’incarico. L’utilizzo di strumenti personali è consentito solo previo accordo scritto: _____________. L’Incaricato è responsabile dell’uso corretto degli strumenti assegnati e del loro mantenimento.
6) Obblighi e dichiarazioni dell’Incaricato
L’Incaricato dichiara e garantisce:
– di accettare l’incarico a titolo gratuito; _____________
– di non trovarsi in situazioni di incompatibilità o conflitto di interessi con il Conferente; _____________
– di non avere precedenti penali incompatibili con l’incarico (o di allegare eventuale dichiarazione sostitutiva); _____________
– di osservare il dovere di riservatezza e di non divulgare informazioni di cui verrà a conoscenza nello svolgimento dell’incarico; _____________
– di rispettare le norme in materia di sicurezza sul lavoro, privacy e ogni altra normativa applicabile; _____________
– di restituire al termine dell’incarico ogni documentazione e materiale ricevuto; _____________
7) Disciplinare operativo (Allegato A)
Le modalità di esecuzione dell’incarico, i dettagli operativi, gli orari, le modalità di rendicontazione delle spese, il preavviso per la risoluzione e ogni altra regola operativa sono contenuti nel Disciplinare allegato (Allegato A), che costituisce parte integrante e sostanziale della presente lettera di incarico.
8) Responsabilità e assicurazione
L’Incaricato svolge l’attività sotto la propria responsabilità e si impegna a svolgerla con diligenza. Le eventuali responsabilità derivanti da dolo o colpa grave non sono coperte dalla gratuità dell’incarico. Le coperture assicurative previste dalla normativa (specificare: responsabilità civile / infortuni / altro) sono a carico: _____________. Eventuali oneri contributivi obbligatori, se previsti dalla legge, saranno a carico di: _____________.
9) Trattamento dei dati personali
Le parti si impegnano a rispettare le disposizioni legislative e regolamentari in materia di protezione dei dati personali. Il Conferente, quale titolare del trattamento, autorizza l’Incaricato al trattamento dei dati strettamente necessari per l’esecuzione dell’incarico e per le finalità connesse. Modalità di conservazione e sicurezza sono indicate nell’Allegato A.
10) Riservatezza
L’Incaricato si impegna a non divulgare informazioni, documenti, dati o materiali acquisiti nello svolgimento dell’incarico e a non utilizzarli per finalità diverse da quelle previste. L’obbligo di riservatezza permane anche dopo la cessazione dell’incarico.
11) Proprietà intellettuale
Qualora dall’attività di collaborazione derivassero prodotti intellettuali, i diritti di utilizzazione economica e di sfruttamento saranno disciplinati come segue: _____________. (se non applicabile: I diritti restano esclusivamente di proprietà del Conferente / dell’Incaricato come concordato: _____________)
12) Registrazione del presente atto
Il presente atto è redatto in termini che non danno luogo a compensi e, pertanto, non comporta obbligo di registrazione salvo il caso di utilizzo ai sensi di legge. Eventuali oneri di registrazione e bolli in caso d’uso saranno a carico di: _____________.
13) Risoluzione e recesso
Il Conferente potrà revocare l’incarico in qualsiasi momento per motivi di pubblico interesse, mancato rispetto degli obblighi o incompatibilità sopravvenute, con comunicazione scritta e con il preavviso indicato nel Disciplinare. L’Incaricato potrà recedere dandone comunicazione scritta con il preavviso previsto.
14) Controversie
Per quanto non espressamente regolato si fa riferimento alle norme del Codice Civile e alla normativa vigente. Per eventuali controversie relative all’interpretazione o esecuzione del presente atto sarà competente il Foro di: _____________.
Allegati:
– Allegato A: Disciplinare operativo contenente modalità esecutive, durate, orari, procedure di rimborso e preavviso;
– Allegato B: Dichiarazione dell’Incaricato dei requisiti e assenza di incompatibilità (dichiarazione sostitutiva);
– _______________ (altro allegato): _____________
Letto, approvato e sottoscritto.
Per il Conferente
Nome e qualifica: _____________
Firma: ______________________
Per l’Incaricato
Nome: _____________
Firma: ______________________
Data: _____________
Fac simile lettera di incarico a titolo gratuito Word
Il fac-simile in formato Word consente di scaricare una versione editabile della lettera di incarico a titolo gratuito, pronta per essere adattata con i dati specifici delle parti e le clausole concordate. Il documento Word è utile per personalizzare facilmente il testo, aggiungere il disciplinare operativo e integrare eventuali allegati richiesti dall’ente o dalla normativa di settore.
