Fac simile lettera di incarico agente di commercio Word

La lettera di incarico agente di commercio è un documento contrattuale con cui un preponente, tipicamente un’impresa, affida a un agente autonomo l’incarico di promuovere stabilmente la conclusione di contratti per la vendita di prodotti o la prestazione di servizi in una determinata area territoriale. Serve a disciplinare in forma scritta i rapporti essenziali tra le parti, a chiarire diritti e doveri reciproci e a costituire prova documentale delle condizioni economiche e operative concordate, nel rispetto delle norme del Codice Civile e delle previsioni dell’Accordo Economico Collettivo (AEC) per agenti e rappresentanti.

Indice

Come scrivere una lettera di incarico agente di commercio

La redazione di una lettera di incarico per un agente di commercio richiede attenzione sia alla concretezza degli elementi essenziali che alla correttezza formale per garantirne la validità probatoria e l’efficacia ai fini pratici. In primo luogo, va adottata la forma scritta ad probationem: anche se il contratto di agenzia si perfeziona per consenso, la scrittura è fondamentale per provare i contenuti dell’accordo e per regolare aspetti che possono dare luogo a controversie, come la determinazione delle provvigioni, i limiti territoriali e le condizioni di cessazione. Il documento deve quindi identificare con chiarezza le parti contraenti, indicandone denominazione completa, dati fiscali e riferimenti anagrafici nel caso dell’agente, nonché la qualifica di ciascuna parte e la rappresentanza legale dove necessario. La data di inizio del rapporto e, se applicabile, la durata a tempo determinato devono essere espresse in modo inequivocabile, con l’indicazione delle modalità e dei termini per il rinnovo o per la cessazione anticipata.

La delimitazione della zona territoriale di competenza costituisce un elemento cruciale, poiché consente di definire il perimetro entro il quale l’agente esercita la propria attività e incide sul calcolo dell’indennità di clientela e sulle misure di esclusiva o plurimandato. È opportuno descrivere la zona con sufficiente precisione e prevedere la possibilità di modifiche, con le relative modalità di comunicazione scritta e i termini di preavviso, onde evitare contestazioni sulla titolarità dei clienti e sulle provvigioni spettanti. Analogamente, la specificazione dei prodotti o dei servizi oggetto della promozione deve essere dettagliata e prevedere la facoltà del preponente di modificare l’elenco, indicando come le modifiche incidono sulle prestazioni dell’agente e sulle relative provvigioni.

La determinazione delle provvigioni richiede particolare cura: occorre indicare la misura percentuale o altre modalità di compenso, specificando la base di calcolo (ad esempio valore netto, al netto di imposte e sconti) e se il computo avviene su fatturato o su incassato. Devono essere previste norme che disciplinino le rettifiche in caso di resi, annullamenti o mancati incassi, nonché la periodicità delle liquidazioni e i termini di pagamento. È altresì utile stabilire le modalità di rendicontazione da parte dell’agente, i documenti da presentare per ottenere la liquidazione delle provvigioni e le eventuali ritenute fiscali o contributive che il preponente è tenuto a operare secondo la normativa vigente. La disciplina delle anticipazioni provvigionali e del rimborso delle spese sostenute dall’agente va regolata con precisione, indicando i limiti, le spese ammissibili, la documentazione richiesta e l’eventuale preventiva autorizzazione necessaria per le spese più rilevanti.

La lettera di incarico dovrebbe altresì definire gli obblighi principali dell’agente e del preponente in termini operativi. L’agente è tenuto a svolgere l’attività con diligenza professionale, a visitare la clientela, a promuovere e sollecitare contratti, ad osservare listini e condizioni di vendita fornite dal preponente e a trasmettere tempestivamente ordini e informazioni di mercato. Il preponente, dal canto suo, deve fornire supporto tecnico-commerciale, materiale informativo e listini aggiornati, nonché evadere gli ordini pervenuti tramite l’agente secondo le condizioni comunicate. È consigliabile inserire una clausola che regoli la gestione dei reclami e la verifica della conformità dei prodotti, definendo responsabilità e procedure per la segnalazione di difformità.

Le clausole relative alla cessazione del rapporto e all’indennità di clientela meritano una formulazione attenta. La normativa codicistica e l’AEC disciplinano i presupposti per l’indennità di avviamento, i criteri di computo e i termini per proporre la relativa domanda. La lettera di incarico deve fare rinvio esplicito agli artt. 1750 e ss. c.c. e alle disposizioni AEC applicabili, e può indicare i criteri presuntivi di determinazione dell’indennità, fermo restando che le parti possono concordare modalità diverse nel rispetto delle norme inderogabili. È opportuno prevedere i termini di preavviso per la recesso senza giusta causa, le ipotesi di risoluzione per giusta causa e le eventuali penali, nonché le regole per la liquidazione delle provvigioni su affari perfezionati durante il periodo di preavviso o successivamente alla cessazione in dipendenza di attività svolta dall’agente.

Altre clausole frequenti riguardano la riservatezza, il trattamento dei dati personali, il divieto di concorrenza post-contrattuale e la cessione del rapporto. La riservatezza deve disciplinare il divieto di diffusione di informazioni commerciali e il rispetto della normativa sui dati personali, con l’indicazione degli obblighi di conservazione e delle misure tecniche organizzative da osservare. Il patto di non concorrenza post-contrattuale, se previsto, richiede la specificazione della durata, dell’area geografica e dell’indennizzo a favore dell’agente, in conformità ai requisiti di proporzionalità e alle previsioni dell’AEC. La clausola di cessione del rapporto può limitare la possibilità per l’agente di trasferire il mandato senza il consenso scritto del preponente, riservando al preponente la facoltà di cedere l’intero contratto previa comunicazione.

Infine, la lettera dovrebbe contenere disposizioni sulla documentazione contrattuale, sulla competenza territoriale per le controversie e sull’eventuale ricorso a strumenti di risoluzione alternativa delle dispute, come la mediazione o l’ADR. Un riferimento puntuale alle norme del Codice Civile applicabili e all’AEC vigente fornisce una base normativa chiara che facilita l’interpretazione delle clausole. Per la stesura definitiva è consigliabile avvalersi di modelli affidabili e, se necessario, della consulenza di un legale specializzato in diritto commerciale e del lavoro autonomo, per adattare il fac-simile alle concrete esigenze operative e normative delle parti coinvolte.

Esempio lettera di incarico agente di commercio

LETTERA DI INCARICO DI AGENZIA

Tra
la società _____________, con sede legale in _____________ (C.F./P.IVA _____________), rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Preponente”),

e
il sig./la sig.ra _____________, nato/a a _____________ il _____________, residente in _____________ (C.F. _____________), con iscrizione al Registro degli Agenti di Commercio/posizione INPS n. _____________ (di seguito “Agente”),

premesso che

il Preponente è titolare dell’attività di produzione/commercializzazione di _____________;
l’Agente svolge attività professionale autonoma di promozione e conclusione di contratti di vendita/prestazione;

si conviene e si stipula quanto segue, ai sensi degli artt. 1742 e ss. del Codice Civile e dell’Accordo Economico Collettivo (AEC) per agenti e rappresentanti vigente.

Oggetto dell’incarico
Il Preponente conferisce all’Agente l’incarico di promuovere, stabilmente e in via non occasionale, la conclusione di contratti relativi a: _____________ (prodotti/servizi), con possibilità di variazione previa comunicazione scritta del Preponente a mezzo _____________.
Natura del rapporto
Le parti dichiarano che il rapporto instaurato è e rimane un rapporto di agenzia ai sensi degli artt. 1742 e ss. c.c., con autonomia professionale dell’Agente. Non si tratta di rapporto di lavoro subordinato né di mandato di procacciamento salvo diversa pattuizione espressa per iscritto.
Data di inizio e durata
Il presente incarico ha inizio il giorno _____________ e avrà durata: a tempo indeterminato / a tempo determinato fino al _____________. (barrare e compilare) Per la risoluzione si applicano le norme del Codice Civile e le eventuali disposizioni AEC.
Zona territoriale
La zona territoriale attribuita all’Agente è: _____________. Eventuali modifiche o ampliamenti di zona saranno comunicate per iscritto dal Preponente.
Esclusiva / Plurimandato
L’Agente svolge l’incarico: con esclusiva nella zona indicata / senza esclusiva (plurimandatario). (barrare e compilare)
Se esclusiva, eventuali limitazioni e condizioni: _____________.
Obblighi dell’Agente
L’Agente si obbliga, tra l’altro, a:
- promuovere e sollecitare la conclusione di contratti per i prodotti/servizi indicati;
- visitare periodicamente la clientela e mantenere rapporti professionali con la massima diligenza;
- rispettare i listini, prezzi e condizioni di vendita comunicati dal Preponente;
- trasmettere tempestivamente al Preponente ordini e informazioni di mercato;
- verificare la qualità e la conformità dei prodotti consegnati e segnalare eventuali reclami;
- non compiere atti che possano arrecare danno alla immagine o agli interessi del Preponente;
- rispettare le norme in materia di protezione dei dati personali (indicare eventuale autorizzazione al trattamento: _____________).
Obblighi del Preponente
Il Preponente si obbliga, tra l’altro, a:
- corrispondere le provvigioni pattuite secondo le modalità e i termini indicati nella presente;
- fornire informazioni, listini, materiale promozionale e il necessario supporto tecnico-commerciale;
- evadere gli ordini pervenuti tramite l’Agente in conformità alle condizioni comunicate;
- rimborsare le spese anticipate dall’Agente nei limiti e con le modalità previste al punto 10.
Provvigioni e modalità di calcolo
Le parti convengono che le provvigioni spettanti all’Agente sono pari a ___________% sul valore netto (al netto di imposte e sconti) degli affari conclusi per sua intermediazione e accettati dal Preponente.
Le provvigioni si calcolano su: fatturato / incassato (barrare e compilare).
In caso di resi, annullamenti o mancato incasso, le eventuali rettifiche alle provvigioni saranno effettuate come segue: _____________.
Le provvigioni saranno liquidate con cadenza: mensile / trimestrale / altro _____________, entro _____________ giorni dalla chiusura del periodo e previa presentazione di dettagliata distinta provvigioni.
Anticipi e rimborsi spese
Eventuali anticipi provvigionali: sì / no (barrare). Se sì: importo e modalità: _____________.
Il Preponente rimborsa le spese documentate sostenute dall’Agente per l’attività di promozione nei limiti e con le modalità seguenti: _____________. Le spese devono essere approvate preventivamente/per mandato (barrare e specificare).
Fattispecie particolari
Le provvigioni su nuovi clienti o su contratti con condizioni particolari (es. listini promozionali, sconti, pagamenti dilazionati) saranno regolate come segue: _____________.
Le parti potranno concordare provvigioni differenti per segmenti di prodotto o per obiettivi di vendita, con apposito accordo scritto.
Pagamenti e ritenute
I pagamenti saranno effettuati tramite bonifico bancario intestato a: _____________ (IBAN _____________) entro i termini indicati al punto 8. Le eventuali ritenute fiscali e contributive saranno operate secondo la normativa vigente.
Riservatezza e trattamento dati
L’Agente si impegna a mantenere riservate tutte le informazioni commerciali e tecniche del Preponente di cui venga a conoscenza e a non divulgarle a terzi. L’eventuale trattamento di dati personali dovrà avvenire nel rispetto della normativa vigente (D. Lgs. 196/2003 e GDPR) e di eventuale informativa e incarico separate.
Indennità di clientela e diritti al termine del rapporto
Alla cessazione del rapporto, per qualsiasi causa, si applicheranno le disposizioni degli artt. 1750 e ss. c.c. e dell’AEC vigente in materia di indennità di avviamento (indennità di clientela) e di provvigioni per affari conclusi per effetto dell’attività svolta dall’Agente. Eventuali criteri di determinazione dell’indennità: _____________. La richiesta di indennità deve essere proposta entro i termini di legge.
Recesso e risoluzione
Il rapporto potrà essere risolto anticipatamente per giusta causa ai sensi dell’art. 1456 c.c. e per giustificato motivo. In caso di recesso senza giusta causa, si applicheranno i termini di preavviso previsti dal Codice Civile e dall’AEC: preavviso da parte del Preponente _____________ giorni; preavviso da parte dell’Agente _____________ giorni. Durante il periodo di preavviso permane l’obbligo di diligenza dell’Agente.
Divieto di concorrenza post-contrattuale
Le parti convengono che, dopo la cessazione del rapporto, l’Agente: è soggetto a divieto di svolgere attività concorrente per la durata di _____________ mesi/anni nella zona _____________ e con le seguenti modalità: _____________; in caso di patto di non concorrenza post-contrattuale si conviene corrispondere un indennizzo di € _____________ / una percentuale _____________ delle provvigioni per il periodo di durata del divieto. (barrare e compilare; se non previsto indicare “non applicabile”).
Cessione del rapporto
Il presente incarico non può essere ceduto dall’Agente senza il preventivo consenso scritto del Preponente. Il Preponente potrà cedere il contratto a terzi previa comunicazione all’Agente.
Contratti conclusi e documentazione
L’Agente invierà al Preponente copia degli ordini e tutta la documentazione relativa ai contratti conclusi entro _____________ giorni dalla data di acquisizione. Il Preponente si riserva la facoltà di accettare o rifiutare gli ordini per motivate ragioni entro _____________ giorni.
Garanzie e responsabilità
Le parti rispondono delle obbligazioni assunte e delle dichiarazioni rese. Il Preponente garantisce la titolarità dei prodotti/servizi offerti e la conformità alle normative vigenti. L’Agente non assume garanzie diverse da quelle fornite dal Preponente.
Rinvio alle norme di legge e AEC
Per quanto non espressamente previsto dal presente incarico si applicano le disposizioni del Codice Civile (artt. 1742 e ss.) e dell’Accordo Economico Collettivo (AEC) per agenti e rappresentanti vigente. Eventuali clausole del presente accordo in contrasto con disposizioni inderogabili dell’AEC si intendono adattate per conformità.
Foro competente e risoluzione delle controversie
Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente incarico è competente il Foro di _____________. In alternativa le parti possono concordare il ricorso a mediazione/ADR (specificare: _____________).
Comunicazioni
Le comunicazioni tra le parti saranno effettuate ai seguenti indirizzi: Preponente: _____________; Agente: _____________. Le comunicazioni si considerano valide se inviate a mezzo raccomandata A/R, PEC a _____________, o a mezzo email certificata/altro _____________.
Clausole finali
Il presente documento costituisce l’intero accordo tra le parti in materia di agenzia. Eventuali modifiche dovranno essere indicate per iscritto e sottoscritte da entrambe le parti.

Letto, confermato e sottoscritto.

Luogo e data: _____________

Per il Preponente
Nome e qualifica: _____________
Firma: ___________________________

Per l’Agente (accettazione)
Il/La sottoscritto/a, preso/a visione e accettazione del contenuto della presente lettera di incarico, dichiara di aderire alle condizioni qui previste e di voler instaurare il rapporto di agenzia ai sensi degli artt. 1742 e ss. c.c. e dell’AEC vigente.
Nome: _____________
Firma: ___________________________

Allegati (se applicabili): elenco prodotti, listini, moduli ordini, AEC, istruzioni operative, altro: _____________.