Una lettera di incarico per il deposito di un marchio è un atto scritto con cui il titolare o l’aspirante titolare conferisce a un professionista (consulente in proprietà industriale, avvocato o studio specializzato) il mandato di svolgere tutte le attività necessarie per il deposito e la gestione della pratica di marchio presso le autorità competenti. Serve a definire in modo chiaro l’oggetto dell’incarico, i poteri conferiti al mandatario, i documenti da fornire, la durata dell’incarico, il compenso e le spese, nonché le responsabilità delle parti e le modalità di trattamento dei dati personali. La lettera ha valore sia per ragioni pratiche — consentendo al mandatario di agire formalmente per il titolare e di ricevere notifiche — sia per ragioni probatorie, poiché documenta l’accordo tra le parti e può essere richiamata in caso di contestazioni o esigenze difensive.
Indice
Come scrivere una lettera di incarico deposito marchio
Redigere correttamente una lettera di incarico per il deposito di un marchio richiede attenzione sia agli aspetti formali sia a quelli sostanziali. Formalmente, è essenziale che la lettera identifichi con precisione le parti contraenti, indicando per il mandante i dati anagrafici o la ragione sociale, il codice fiscale o la partita IVA, la sede legale o di residenza e i riferimenti di contatto, e per il mandatario l’iscrizione all’albo o al registro pertinente, il codice RUI se applicabile, l’indirizzo dello studio e i dati di contatto. Il documento deve altresì specificare il tipo di incarico conferito: occorre chiarire se si tratta di un mandato esclusivo o non esclusivo e indicare l’ambito territoriale, in particolare se il deposito è destinato all’ufficio nazionale (UIBM), all’Unione Europea (EUIPO) o all’OMPI per la registrazione internazionale. Dal punto di vista sostanziale, la lettera deve descrivere il marchio oggetto dell’incarico (denominativo, figurativo o misto) e le classi di prodotti o servizi per le quali si richiede la registrazione, allegando un elenco dettagliato che costituisce parte integrante dell’incarico.
È buona prassi richiamare nella lettera i poteri che il mandatario eserciterà in nome e per conto del mandante, includendo la facoltà di predisporre, sottoscrivere e presentare la domanda, di ricevere comunicazioni e notifiche, di eleggere domicilio in Italia se necessario, e di pagare diritti e spese legate al deposito e alle procedure successive. Occorre specificare le modalità di rimborso delle spese anticipate dal mandatario e indicare chiaramente come saranno documentate e rendicontate tali voci. Altresì va disciplinata la possibilità di compiere atti processuali o amministrativi correlati, come la presentazione di osservazioni, opposizioni, ricorsi amministrativi, la predisposizione di atti difensivi e le eventuali annotazioni di trasferimenti, cessioni o licenze.
La lettera deve prevedere le obbligazioni del mandante in termini di documentazione e informazioni da fornire: l’esemplare del marchio in formato idoneo, l’elenco dei prodotti/servizi per classi, eventuali documenti che comprovino titolarità o diritti di utilizzazione, documenti di identità e deleghe ove necessarie, nonché qualsiasi altra informazione utile per l’esecuzione dell’incarico. Devono essere fissati termini ragionevoli per la trasmissione di tali materiali, perché ritardi o omissioni del mandante possono avere riflessi negativi sull’esito della procedura e sulla tempestività delle scadenze. La durata dell’incarico può essere determinata fino al completamento delle procedure relative al deposito e, se previsto, di eventuali fasi amministrative o giudiziarie correlate; è opportuno includere la clausola sulla possibilità di revoca scritta del mandato e descrivere gli effetti della revoca in termini di obblighi di pagamento per l’attività già svolta e di consegna della documentazione.
Per quanto riguarda il compenso, la lettera dovrebbe indicare se il corrispettivo è fisso, a tariffa o percentuale, e specificare le modalità e i termini di pagamento. È utile prevedere clausole che regolino gli oneri vivi e i diritti di deposito, con l’impegno del mandante al rimborso previa documentazione giustificativa. Le clausole di responsabilità vanno calibrate: il mandatario è tenuto a operare con la diligenza professionale richiesta dalla natura dell’incarico, ma si possono prevedere limitazioni di responsabilità per danni derivanti da informazioni inesatte, incomplete o tardive fornite dal mandante, nonché per ritardi imputabili a terzi o agli uffici pubblici. Occorre però essere cauti nell’introdurre limitazioni troppo ampie che potrebbero risultare inefficaci o inefficaci nei confronti di norme imperative.
Non si deve trascurare l’aspetto della protezione dei dati personali: la lettera di incarico deve contenere l’autorizzazione al trattamento dei dati del mandante e del marchio, con riferimento al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale vigente, e indicare eventuali specifici consensi necessari per trasferimenti o specifiche categorie di dati. Altro elemento essenziale riguarda il domicilio e le notificazioni: il mandante e il mandatario dovrebbero eleggere domicilio per le comunicazioni con indicazione precisa degli indirizzi o dei riferimenti PEC, così da assicurare la regolare ricezione di comunicazioni e provvedimenti.
Dal punto di vista operativo è utile ricordare le differenze nelle modalità di deposito: il deposito cartaceo presso la Camera di Commercio o UIBM, il deposito telematico tramite portale ufficiale e il deposito attraverso un professionista che agisca per delega. La scelta della modalità ha conseguenze pratiche sui costi, sui tempi e sulle necessità documentali. Se il mandante proviene dall’estero e conferisce mandato a un mandatario non stabilito in Italia, è fondamentale prevedere l’eleggibilità a domicilio nel territorio nazionale, perché molte procedure richiedono la presenza di un domicilio legale in Italia per la ricezione di atti. Si consiglia inoltre di richiamare nella lettera il riferimento normativo pertinente, in particolare l’art. 201 del D.Lgs. 30/2005 (Codice della Proprietà Industriale), e di adattare il contenuto del modello alle specificità del caso concreto con l’ausilio, se necessario, di un fac-simile ufficiale camerale o di un modello predisposto da studi specializzati.
In termini pratici, chi redige la lettera dovrebbe prendere in considerazione l’utilizzo come base di un fac-simile affidabile, come quelli disponibili presso alcune Camere di Commercio o studi di consulenza in proprietà industriale, e integrate con clausole chiare su compenso, limiti di responsabilità, durata e trattamento dei dati. È consigliabile verificare la completezza degli allegati indicati nella lettera — in particolare l’elenco prodotti/servizi e il file grafico del marchio — perché errori o omissioni possono rendere la domanda inefficace o esporre il titolare a rischi in caso di conflitti. Infine, la firma per accettazione del mandatario, accompagnata dall’iscrizione professionale, conferisce al documento la forza necessaria per procedere con gli atti amministrativi e per costituire prova dell’incarico conferito.
Esempio lettera di incarico deposito marchio
Lettera di incarico per il deposito di marchio
Luogo: _____________
Data: _____________
Tra
Il/La Sig./Sig.ra / La Società: _____________
Codice Fiscale / Partita IVA: _____________
Sede legale / Residenza: _____________
PEC / Email: _____________
Telefono: _____________
(di seguito “Mandante“)
e
Il/La Sig./Sig.ra / Lo Studio / L’Avv./ Il Consulente in Proprietà Industriale: _____________
Iscrizione albo / RUI / Codice identificativo: _____________
Sede / Studio: _____________
PEC / Email: _____________
Telefono: _____________
(di seguito “Mandatario“)
Premesso che
- il Mandante è titolare o aspirante titolare del marchio descritto nella presente;
- il Mandante intende conferire al Mandatario l’incarico di curare il deposito e la gestione delle pratiche relative al marchio presso gli uffici competenti;
si conviene e si stipula quanto segue.
- Oggetto dell’incarico
Il Mandante conferisce al Mandatario mandato esclusivo / non esclusivo: _____________ (barrare o specificare) per:- il deposito della domanda di registrazione del marchio: Tipo di deposito (nazionale / marchio UE / internazionale WIPO): _____________;
- marchio denominativo / figurativo / misto (descrizione): _____________;
- classe(i) e lista dei prodotti/servizi allegata (Allegato A): _____________;
- eventuale numero di domanda già assegnato (se presente): _____________.
- Poteri conferiti
Il Mandatario è autorizzato, in nome e per conto del Mandante, a:- predisporre, sottoscrivere e presentare la domanda di deposito e ogni documento connesso presso l’Ufficio Italiano Brevetti e Marchi (UIBM), l’Ufficio dell’Unione Europea per la Proprietà Intellettuale (EUIPO), l’OMPI (WIPO) o altra autorità competente: _____________;
- effettuare comunicazioni e ricevere notifiche relative alla pratica; eleggere domicilio in Italia: _____________ (se diverso dall’indirizzo sopra indicato);
- pagare o far pagare diritti, tasse e spese relativi al deposito e alle procedure successive e rimborsare spese anticipate dal Mandatario: modalità di pagamento: _____________;
- integrare istanze, produrre memorie, documenti e dichiarazioni, presentare osservazioni, opposizioni, ricorsi amministrativi e predisporre atti difensivi davanti alle autorità competenti e organi giurisdizionali; effettuare trasferimenti, cessioni, licenze e annotazioni presso gli uffici competenti; richiedere rinnovi e provvedere ai relativi adempimenti;
- apporre firme e sottoscrizioni necessarie per l’esecuzione delle attività di cui sopra, anche tramite strumenti di firma elettronica riconosciuti: _____________;
- compiere ogni altro atto necessario od opportuno per il buon esito della procedura inerente il deposito e la tutela del marchio.
- Documenti da fornire dal Mandante
Il Mandante si impegna a fornire al Mandatario, in tempi utili, copia dei seguenti documenti:- Esemplare del marchio (file grafico / immagine): Allegato B: _____________;
- Elenco dei prodotti/servizi dettagliato per classi (Allegato A): _____________;
- Documenti comprovanti la titolarità o i diritti di utilizzazione del marchio (se applicabili): _____________;
- Documento di identità e deleghe eventualmente necessarie: _____________;
- Ogni altra informazione o documento richiesto per la corretta esecuzione dell’incarico: _____________.
- Durata dell’incarico
Il presente incarico ha validità dalla data di sottoscrizione fino al completamento delle procedure relative al deposito, nonché fino alla definizione di eventuali fasi amministrative o giudiziarie connesse, salvo revoca scritta: data/termine: _____________. - Compenso e spese
Il compenso professionale per l’incarico è convenuto in: compenso fisso / a tariffa / percentuale: _____________;
Modalità e termini di pagamento: _____________;
Le spese vive, i diritti di deposito, bolli e ogni altro onere dovranno essere rimborsati dal Mandante previa presentazione di documentazione giustificativa: _____________. - Responsabilità
Il Mandatario opererà con la diligenza professionale dovuta; non sarà responsabile per ritardi o esiti negativi derivanti da informazioni inesatte, incomplete o tardive fornite dal Mandante, né per ritardi imputabili a terzi o agli uffici pubblici. Limitazioni specifiche di responsabilità: _____________. - Privacy e trattamento dei dati personali
Il Mandante autorizza il Mandatario al trattamento dei dati personali necessari per l’esecuzione dell’incarico, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa vigente: eventuali dettagli/consensi specifici: _____________. - Domicilio e notificazioni
Ai fini delle comunicazioni relative al presente incarico il Mandante elegge domicilio in: _____________;
Il Mandatario elegge domicilio in: _____________. - Rappresentanza e accettazione
Il Mandatario dichiara di essere abilitato allo svolgimento dell’attività per la quale riceve mandato e di accettare il presente incarico ai sensi dell’art. 201 del D.Lgs. 30/2005 (Codice della Proprietà Industriale) e della normativa vigente. - Clausole finali
Eventuali controversie derivanti dall’interpretazione o esecuzione del presente incarico saranno devolute al Foro di: _____________ (salvo diverso accordo): _____________.
Al presente atto si danno per allegati e integranti: Allegato A – Elenco prodotti/servizi; Allegato B – Riproduzione del marchio; Altri allegati: _____________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Per il Mandante
Nome e cognome / Ragione sociale: _____________
Firma: ___________________________
Per il Mandatario
Nome e cognome / Studio: _____________
Iscrizione / RUI: _____________
Firma per accettazione: ___________________________
Stamp/Timbratura (se applicabile): _____________
Allegati
- Allegato A: Elenco prodotti/servizi: _____________
- Allegato B: Esemplare del marchio (file / immagine): _____________
- Copia documento d’identità del Mandante: _____________
- Altri documenti: _____________
Fac simile lettera di incarico deposito marchio Word
Il fac‑simile in formato Word è utile per scaricare, modificare e adattare il modello alle esigenze specifiche del tuo caso, inserendo dati del mandante e del mandatario, la descrizione del marchio, le classi di prodotti/servizi e le clausole economiche. Puoi utilizzare il modello in Word per ottenere una versione modificabile del fac‑simile da personalizzare e far firmare dal titolare e dal professionista. Di seguito lo shortcode per il download del file in formato Word:
