La lettera di incarico di consulenza è un documento scritto che formalizza l’accordo tra un professionista e il cliente che richiede una prestazione di consulenza. Serve a definire chiaramente l’oggetto dell’incarico, i termini di esecuzione, i limiti di responsabilità, il compenso e le modalità di collaborazione, fornendo tutela e certezza contrattuale per entrambe le parti.
Indice
Come scrivere una lettera di incarico di consulenza
La redazione di una lettera di incarico di consulenza richiede attenzione sia agli aspetti sostanziali sia a quelli procedurali, poiché il documento ha una funzione contrattuale e preventiva fondamentale nella gestione del rapporto professionale. Innanzitutto è opportuno descrivere in modo preciso e circostanziato l’oggetto dell’incarico: non è sufficiente indicare genericamente “consulenza”, ma va specificato con chiarezza il tipo di attività richieste, i deliverable attesi, le eventuali fasi operative e i risultati attesi. Una descrizione dettagliata riduce il rischio di equivoci e costituisce parametro per valutare l’adempimento delle prestazioni. Accanto alla descrizione dell’oggetto deve essere dichiarato il grado di complessità dell’incarico; la quantificazione delle difficoltà tecniche o organizzative e la previsione delle risorse necessarie consente di giustificare il corrispettivo e di delimitare eventuali responsabilità aggiuntive in caso di imprevisti.
Il compenso professionale è un elemento centrale della lettera di incarico e deve essere trattato con precisione. Occorre stabilire se il compenso sarà a forfait o a importo orario, indicare modalità e scadenze di fatturazione, chiarire se sono previste maggiorazioni per urgenze o prestazioni fuori ambito e specificare il trattamento fiscale (IVA, ritenute e altri oneri). È consigliabile prevedere meccanismi di revisione del compenso nel caso in cui l’incarico subisca variazioni significative rispetto alle condizioni iniziali. Le spese anticipate dal consulente, come trasferte, diritti, bolli o visure, devono essere quantificate in una stima e disciplinate le modalità di rimborso: stabilire se il cliente anticiperà un importo a titolo di anticipo e i termini entro i quali il consulente dovrà rendicontare le spese sostenute contribuisce a mantenere trasparenza e correttezza nei rapporti economici.
La durata dell’incarico e i termini di esecuzione sono elementi che richiedono chiarezza. È opportuno indicare la data di inizio e di conclusione prevista dell’incarico, nonché eventuali scadenze intermedie per la consegna di deliverable. Le modalità di proroga e le condizioni per la risoluzione anticipata devono essere disciplinate dettagliatamente. In particolare, la lettera dovrebbe prevedere le ipotesi nelle quali ciascuna parte può recedere dal rapporto, i preavvisi richiesti e le conseguenze economiche e operative del recesso, incluse le prestazioni già eseguite e le spese sostenute fino al momento della risoluzione.
La questione della responsabilità professionale merita attenzione specifica: la lettera di incarico dovrebbe stabilire eventuali limiti di responsabilità per danni diretti e concludere espressamente l’esclusione di responsabilità per danni indiretti o perdita di profitto, se ritenuto opportuno e compatibile con la normativa applicabile. Se il consulente è coperto da una polizza assicurativa professionale, è utile indicare i dati dell’assicurazione e il massimale. Tali clausole, se redatte in modo corretto, contribuiscono a bilanciare gli interessi delle parti e a ridurre il contenzioso.
Quando il consulente si avvale di collaboratori o personale dipendente, la lettera di incarico deve specificare se tale ricorso è autorizzato, identificare i collaboratori rilevanti e chiarire la responsabilità del consulente per l’operato del team incaricato. La trasparenza su questi aspetti è particolarmente importante per il cliente, che deve poter valutare le competenze effettivamente coinvolte e le eventuali ricadute sul rispetto dei tempi e sulla qualità delle prestazioni.
Altre clausole essenziali riguardano la riservatezza e il trattamento dei dati personali. È necessario definire l’obbligo di riservatezza, la durata di tale obbligo e il regime del trattamento dei dati alla luce del Regolamento UE 2016/679. La lettera deve indicare se il consulente agisce come titolare del trattamento o come responsabile e quali misure di sicurezza saranno adottate per proteggere i dati. In molte fattispecie, l’inserimento di un accordo sulla riservatezza rappresenta una garanzia fondamentale per il cliente e definisce limiti e obblighi successivi al rapporto contrattuale.
La proprietà intellettuale dei risultati della prestazione è un altro tema da regolamentare: la lettera dovrebbe precisare se i deliverable creati saranno di proprietà del cliente, del consulente o se verranno concessi diritti d’uso mediante licenza, specificando termini, ambito e durata delle autorizzazioni. Chiarezza su questi profili evita futuri contenziosi relativi all’utilizzo di documenti, progetti, analisi e software sviluppati nel corso dell’incarico.
Infine, non va trascurata la forma di sottoscrizione della lettera di incarico. Oggi è possibile utilizzare la firma elettronica certificata nel rispetto del regolamento eIDAS, conferendo pieno valore probatorio al documento sottoscritto digitalmente. La validità probatoria e la conformità ai requisiti normativi rendono la firma elettronica una soluzione pratica e sicura per completare l’accordo a distanza. Per le parti che cercano modelli e facsimili di riferimento, esistono risorse messe a disposizione da ordini professionali quali gli Ordini dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili e gli Ordini dei Consulenti del Lavoro, nonché portali specializzati che elaborano modelli adattabili alle diverse esigenze. Questi modelli, pur fornendo utili schemi di riferimento, devono essere sempre adattati al caso concreto e, se necessario, sottoposti a verifica da parte di un consulente legale o fiscale per assicurare la conformità alla normativa vigente e la tutela degli interessi delle parti coinvolte.
Esempio lettera di incarico di consulenza
LETTERA DI INCARICO DI CONSULENZA
Luogo e data: _____________
Tra:
- Cliente: _____________, con sede/indirizzo in _____________, CF/P.IVA _____________, rappresentato da _____________ (di seguito “Cliente”);
- Consulente: _____________, con studio/sede in _____________, CF/P.IVA _____________, iscritto a _____________ n. _____________, PEC _____________, email _____________ (di seguito “Consulente”).
1. Oggetto dell’incarico
Il Cliente conferisce al Consulente l’incarico di: _____________.
La prestazione comprensiva di attività specifiche è descritta nel dettaglio come segue: _____________.
2. Finalità e ambito di intervento
Scopo dell’incarico: _____________.
Ambito territoriale e limiti dell’intervento: _____________.
Eventuali attività escluse dall’incarico: _____________.
3. Durata e termini di esecuzione
Durata dell’incarico: dal _____________ al _____________.
Termini principali e scadenze: _____________.
Modalità di proroga: _____________.
4. Grado di complessità e risorse
Descrizione del grado di complessità dell’incarico: _____________.
Risorse necessarie e impegno stimato (ore/giorni): _____________.
5. Collaboratori e personale
Il Consulente potrà avvalersi di collaboratori o personale dipendente: Sì / No.
Se Sì, nominativi e ruolo dei collaboratori: _____________.
Responsabilità del Consulente per l’operato dei collaboratori: _____________.
6. Compenso professionale
Il compenso pattuito per le prestazioni oggetto del presente incarico è:
- Compenso fisso complessivo: € _____________.
- e/o
- Compenso a importo orario: € _____________/ora, per un totale stimato di _____________ ore.
Le modalità di fatturazione saranno: _____________.
Eventuali maggiorazioni per urgenze o prestazioni fuori ambito: _____________.
IVA, ritenute e oneri fiscali a carico di: _____________.
7. Oneri stimati e spese anticipate
Stima delle spese prevedibili (trasferte, diritti, bolli, visure, ecc.): € _____________.
Modalità di rimborso delle spese sostenute dal Consulente: _____________.
Anticipazioni da parte del Cliente obbligatorie: € _____________ da versare entro _____________.
8. Modalità di pagamento
Termini di pagamento: entro _____________ giorni dalla data fattura.
Coordinate bancarie per il pagamento: _____________.
Penale per ritardato pagamento: _____________.
9. Obblighi delle parti
Obblighi del Consulente: svolgere la prestazione con diligenza, aggiornare il Cliente, fornire report/intermedi: _____________.
Obblighi del Cliente: fornire documenti e informazioni necessarie entro i termini, collaborare: _____________.
10. Riservatezza e trattamento dati
Il Consulente si impegna a mantenere riservate tutte le informazioni; durata dell’obbligo di riservatezza: _____________.
Trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento UE 2016/679: il Consulente agirà come _____________ (titolare/responsabile) e adotterà le misure di sicurezza: _____________.
11. Proprietà intellettuale
I risultati e i prodotti della prestazione saranno di proprietà: Cliente / Consulente / come specificato: _____________.
Concessione di licenze d’uso, se applicabile: _____________.
12. Consegna e approvazione delle prestazioni
Modalità e termini di consegna dei deliverable: _____________.
Procedura di approvazione e verifica da parte del Cliente: _____________.
13. Responsabilità e limiti
Responsabilità professionale del Consulente: limitata a € _____________ per danni diretti.
Esclusione di responsabilità per danni indiretti, perdita di profitto, etc.: Sì / No.
Assicurazione professionale (se presente): compagnia _____________ polizza n. _____________, massimale € _____________.
14. Recesso e risoluzione
Recesso del Cliente: il Cliente può recedere previa comunicazione scritta con preavviso di _____________ giorni; obbligo di pagamento delle prestazioni eseguite e delle spese sostenute.
Recesso del Consulente: il Consulente può recedere previa comunicazione scritta con preavviso di _____________ giorni; obbligo di consegna del materiale al Cliente.
Casi di risoluzione anticipata per inadempimento: _____________.
Conseguenze della risoluzione: _____________.
15. Durata della validità dell’incarico e conservazione documenti
Periodo di validità del presente incarico: dal _____________ al _____________.
Termini di conservazione e riconsegna dei documenti: _____________.
16. Comunicazioni
Indirizzi per le comunicazioni ufficiali:
– Per il Cliente: indirizzo/email/PEC _____________.
– Per il Consulente: indirizzo/email/PEC _____________.
17. Firma elettronica
Le parti concordano che la presente lettera di incarico potrà essere sottoscritta anche mediante firma elettronica certificata ai sensi della normativa applicabile (eIDAS) e avrà pieno valore probatorio. Accettazione: Sì / No.
18. Privacy e consenso
Il Cliente presta consenso al trattamento dei propri dati personali per le finalità connesse all’incarico: Sì / No.
Eventuali limitazioni al trattamento: _____________.
19. Controversie e foro competente
Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente incarico sarà competente il Foro di _____________, salvo diverso accordo scritto tra le parti per mediazione/arbitrato: _____________.
20. Disposizioni finali
Eventuali patti particolari: _____________.
Riferimenti a documenti allegati (preventivi, capitolati, specifiche tecniche, ecc.): Allegato 1: _____________; Allegato 2: _____________.
Accettazione dell’incarico
Il sottoscritto Cliente dichiara di aver preso visione e di accettare integralmente i termini e le condizioni della presente lettera di incarico.
Luogo e data: _____________
Per il Cliente
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________
Per il Consulente
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________
Per presa visione dei collaboratori (se applicabile)
Nome collaboratore: _____________ — Firma: _____________
Nome collaboratore: _____________ — Firma: _____________
Fac simile lettera di incarico di consulenza Word
Il fac simile in formato Word permette di scaricare il modello editabile della lettera di incarico di consulenza per adattarlo facilmente al caso concreto, inserire i dati delle parti e personalizzare clausole su durata, compenso, responsabilità e trattamento dei dati. Utilizzare un modello in Word facilita la compilazione e la conservazione del documento, mantenendo la possibilità di adeguare il contenuto alle specifiche esigenze professionali e alle normative vigenti.
