Fac simile lettera di incarico per certificazione energetica Word

Una lettera di incarico per certificazione energetica è un documento contrattuale con cui il committente affida formalmente a un tecnico abilitato la redazione dell’Attestato di Prestazione Energetica (APE) di un immobile. Serve a definire con chiarezza l’oggetto dell’incarico, le prestazioni richieste, i limiti delle attività previste, il corrispettivo economico, i tempi di esecuzione, le responsabilità delle parti e gli obblighi relativi al trattamento dei dati personali e alla registrazione negli archivi regionali o nazionali. La lettera d’incarico tutela sia il committente che il tecnico, stabilendo regole operative e clausole che consentono di ridurre i rischi di contestazioni e di responsabilità professionale, oltre a rappresentare spesso un documento richiesto da Enti o Amministrazioni per pratiche edilizie o di compravendita immobiliare.

Indice

Come scrivere una lettera di incarico per certificazione energetica

La redazione di una lettera di incarico per la certificazione energetica richiede attenzione sia agli aspetti sostanziali sia a quelli procedurali. Innanzitutto il documento deve richiamare le norme di riferimento, come il D.Lgs. 192/2005 e successive modifiche, il DM 26/06/2015 con le Linee Guida nazionali e il DPR 75/2013, oltre alle eventuali disposizioni regionali specifiche.

È opportuno iniziare con l’identificazione completa delle parti, indicando per il committente dati anagrafici e fiscali, recapiti ordinari e la eventuale PEC, e per il tecnico l’iscrizione a ordine o albo, il numero di iscrizione, il codice fiscale o partita IVA, il recapito professionale e l’eventuale numero/ID del registro regionale dei certificatori ove previsto.

Nel corpo del testo deve essere precisato l’oggetto dell’incarico con l’indirizzo e la descrizione catastale dell’immobile, la tipologia d’uso e la superficie utile commerciale, nonché eventuali impianti oggetto di verifica. È fondamentale definire con precisione l’ambito delle prestazioni richieste: oltre al sopralluogo obbligatorio, occorre richiamare la modellazione energetica, il calcolo della prestazione secondo la normativa e le linee guida, la redazione dell’APE con l’indicazione della classe energetica e delle raccomandazioni, e la registrazione nei sistemi regionali o nazionali (SIAPE, CENED, SACE, SIERT o altri).

Nel testo conviene anche elencare in maniera chiara le attività escluse, come indagini invasive o prove strumentali non concordate, rilievi topografici completi e attività di progettazione o direzione lavori, ribadendo che tali attività richiedono separato incarico e compenso.

La parte economica deve essere dettagliata: indicare il compenso totale comprensivo di onorario professionale, modalità di pagamento, eventuale acconto, termini di pagamento del saldo, oltre a prevedere il rimborso delle spese documentate e dei diritti di segreteria o bolli. È consigliabile inserire clausole che disciplinino interessi di mora in caso di ritardo e la possibile revisione del compenso in presenza di varianti richieste dal committente o di integrazioni documentali che richiedono ulteriori rilievi.

I tempi di esecuzione devono essere espliciti e collegati a condizioni oggettive, come la disponibilità della documentazione necessaria e il versamento dell’acconto; va previsto che i termini possano subire variazioni per cause di forza maggiore o per chiusure tecniche dei sistemi di registrazione regionali. Sul piano delle responsabilità è opportuno che il tecnico dichiari il possesso dei requisiti professionali richiesti dalle norme vigenti e che sia prevista la sua responsabilità per la veridicità dei dati e delle verifiche effettuate nei limiti delle indagini consentite senza interventi invasivi. Parallelamente, il contratto dovrebbe liberare il tecnico da responsabilità per dati forniti dal committente o da terzi che risultino errati o incompleti e prevedere la possibilità di sospendere l’incarico fino alla loro integrazione.

La gestione della privacy e del trattamento dei dati personali deve essere regolata conformemente al Regolamento UE 2016/679 (GDPR). È fondamentale prevedere che il committente abbia ricevuto e sottoscritto l’informativa relativa al trattamento dei dati, autorizzando l’uso degli stessi per la redazione dell’APE e per l’eventuale invio ai sistemi regionali o nazionali di registrazione. È altresì utile inserire clausole relative all’archiviazione e alla conservazione della documentazione tecnica da parte del tecnico per i termini previsti dalla normativa, nonché l’obbligo di fornire copia dell’APE al committente per gli usi normativamente previsti.

Non meno importanti sono le clausole su conflitto di interesse e indipendenza, sulla possibilità per il tecnico di avvalersi di collaborazioni o subappaltatori mantenendo la responsabilità complessiva, e sulle modalità di recesso e risoluzione del contratto con l’indicazione dei diritti di pagamento per le prestazioni già eseguite.

Per redigere efficacemente la lettera d’incarico è utile avvalersi di modelli consolidati e di risorse riconosciute. A titolo esemplificativo, la piattaforma ProApe e il portale Apefacile offrono format specifici di lettera d’incarico uniti a informative, concepiti per rispettare il D.Lgs. 192/2005 e il DM 26/06/2015, punto 7.1.1; questi strumenti sono rilevanti perché derivano dall’esperienza operativa di reti di certificatori e propongono testi pratici pensati per la gestione amministrativa dell’incarico.

I Collegi e gli Ordini professionali, come nel caso del Collegio dei Geometri di Reggio Emilia, pubblicano fac-simile conformi a specifiche regionali (ad esempio D.G.R. Emilia-Romagna n. 1275/2015) che costituiscono un ottimo punto di partenza da adattare alla normativa locale. Alcune Regioni forniscono modelli ufficiali di “Nomina/Informativa del soggetto certificatore”, come il Friuli Venezia Giulia e la Lombardia, che hanno documenti editabili o modulistica per la nomina del certificatore nei procedimenti comunali; questi modelli sono particolarmente utili per integrare la lettera d’incarico con la modulistica richiesta dalle pratiche edilizie.

Esistono inoltre portali specializzati nella materia della certificazione energetica che offrono approfondimenti procedurali e chiarimenti sugli obblighi del certificatore, mentre il Sistema Informativo Nazionale SIAPE gestito da ENEA rappresenta il riferimento per verificare gli aspetti normativi e le modalità di registrazione degli APE, pur non fornendo fac-simile contrattuali. Nella pratica operativa è consigliabile prendere come base un modello consolidato (ad esempio ProApe o la lettera d’incarico dei Geometri), adattarlo alle disposizioni regionali vigenti, integrare i moduli di nomina o informativa regionali quando richiesti e curare i riferimenti normativi e le clausole economiche e di responsabilità in modo puntuale.

Infine, è buona prassi far precedere o accompagnare la lettera di incarico da un elenco documentale che il committente è tenuto a fornire, indicare chiaramente le conseguenze del mancato invio della documentazione e richiedere la firma con allegata copia dei documenti di identità delle parti. Qualora mi indichiate la regione di riferimento o il contesto operativo specifico, è possibile segnalare i modelli ufficiali e le DGR pertinenti da utilizzare come riferimento per l’adattamento del fac-simile contrattuale.

Esempio lettera di incarico per certificazione energetica

LETTERA DI INCARICO PER REDAZIONE ATTESTATO DI PRESTAZIONE ENERGETICA (APE)

Luogo e data: _____________

1) Parti

Committente/Proprietario:
- Nome e Cognome / Ragione Sociale: _____________
- Codice Fiscale / Partita IVA: _____________
- Indirizzo: _____________
- Telefono: _____________
- Email: _____________
- PEC (se disponibile): _____________
Tecnico/Certificatore:
- Nome e Cognome: _____________
- Qualifica / Ordine/Collegio: _____________
- Numero iscrizione: _____________
- Codice fiscale / Partita IVA: _____________
- Indirizzo professionale: _____________
- Telefono: _____________
- Email: _____________
- PEC: _____________
- Numero/ID registro regionale (se previsto): _____________

Regione di riferimento: _____________

2) Oggetto dell’incarico

Il Committente conferisce al Tecnico l’incarico professionale per la redazione dell’Attestato di Prestazione Energetica (APE) relativo all’immobile descritto di seguito, ai sensi del D.Lgs. 192/2005, del DM 26/06/2015 e del DPR 75/2013 e successive modifiche/integrazioni, nonché alle disposizioni regionali applicabili.

Dati dell’immobile:

Indirizzo: _____________
Comune: _____________
Foglio/Particella/Subalterno/Catasto: _____________
Tipologia (unità abitativa / edificio intero / locale commerciale / altro): _____________
Superficie utile commerciale (m²): _____________
Uso attuale (residenziale / terziario / altro): _____________
Anno di costruzione (se noto): _____________
Eventuali impianti oggetto di verifica (riscaldamento, raffrescamento, ACS, ventilazione): _____________

3) Ambito delle prestazioni

Il Tecnico si impegna a svolgere, tra l’altro, le seguenti attività:

sopralluogo obbligatorio per rilevo metrico e verifiche di campo: _____________;
raccolta, analisi e verifica della documentazione fornita dal Committente (planimetrie, certificati impianti, bollette, titoli edilizi, ecc.);
modellazione energetica dell’immobile e calcolo della prestazione energetica secondo normativa vigente e linee guida nazionali e regionali;
redazione dell’APE con indicazione della classe energetica, dei consumi e delle raccomandazioni per interventi di miglioramento;
registrazione/trasmissione dell’APE al catasto energetico regionale/nazionale ove previsto (es. SIAPE/CENED/SACE/SIERT o altro sistema regionale): _____________;
consegna al Committente dell’originale/copia dell’APE in formato elettronico e/o cartaceo: _____________;
eventuale rilascio di attestazioni accessorie richieste dalla normativa regionale (se applicabile): _____________.

Le prestazioni escludono, salvo diverso accordo scritto, indagini invasive, prove per accertamento impiantistico non previste (es. prova camere di combustione, termografia, blower-door), rilievi topografici completi e attività di progettazione o direzione lavori, che saranno oggetto di separato incarico e compenso.

4) Documentazione a carico del Committente

Il Committente si impegna a fornire al Tecnico, prima dell’esecuzione del sopralluogo o entro il termine concordato, la seguente documentazione (se disponibile):

planimetrie catastali e/o planimetrie quotate: _____________;
planimetrie degli impianti e schemi: _____________;
certificati e libretti impianto (caldaia, generatori, condizionatori): _____________;
certificazioni di conformità impianti (se disponibili): _____________;
eventuali pratiche edilizie, SCIA, titoli abilitativi, APE precedenti: _____________;
bollette fornitura energia (ultimi 12-36 mesi): _____________;
verbali/ordinanze condominiali e regolamento (se immobile in condominio): _____________.

Il mancato tempestivo invio della documentazione comporta l’eventuale rinvio dei termini di esecuzione e può comportare adeguamento del compenso.

5) Accesso ai luoghi

Il Committente garantisce l’accesso dell’incaricato e dei suoi collaboratori all’immobile nelle date concordate; la mancata disponibilità per appuntamenti concordati comporterà adeguamento dei tempi e dei costi.

6) Compenso e modalità di pagamento

Compenso totale per le prestazioni oggetto dell’incarico (comprensivo di onorario professionale, esclusi eventuali rimborsi spese e I.V.A., salvo diverso accordo): € _____________

Modalità di pagamento:
- Acconto alla firma dell’incarico: ______ % pari a € _____________, da versare entro _____________ giorni dalla firma;
- Saldo alla consegna dell’APE e/o alla registrazione: € _____________, da versare entro _____________ giorni dalla consegna;
Eventuali rimborsi spese (spese di trasferta, bolli, diritti di segreteria, costi di registrazione regionale, eventuali prove strumentali): a rimborso su presentazione documentazione, stimati in € _____________ (da aggiornare a consuntivo).
In caso di ritardato pagamento si applicheranno gli interessi di mora previsti dalla legge.

Eventuali varianti richieste dal Committente, supplementi per integrazioni documentali o rilievi aggiuntivi saranno oggetto di separata determinazione e fatturazione.

7) Tempi di esecuzione

Sopralluogo da effettuarsi entro: _____________ giorni dalla ricezione dell’acconto e dalla disponibilità dei documenti necessari.
Redazione e consegna del progetto/bozza APE: entro _____________ giorni lavorativi dal sopralluogo e dalla ricezione di tutta la documentazione richiesta.
Registrazione e consegna definitiva dell’APE: entro _____________ giorni lavorativi dalla conferma di avvenuto pagamento del saldo e/o dalla ricezione di eventuali integrazioni richieste dal sistema regionale.

I termini sopraindicati possono subire variazioni per cause di forza maggiore, chiusure dei sistemi regionali, o per il mancato tempestivo invio di documenti da parte del Committente.

8) Dichiarazioni e responsabilità

Il Tecnico dichiara di essere in possesso dei requisiti previsti dalle normative vigenti per l’esercizio dell’attività di certificazione energetica (DPR 75/2013 e successive modifiche, disposizioni regionali): _____________ (barrare se sì).
Il Tecnico è responsabile della veridicità dei dati e delle verifiche effettuate nell’ambito delle attività affidategli, nei limiti dell’accertamento eseguibile senza indagini invasive, e risponde professionalmente per eventuali errori o omissioni imputabili a sua colpa.
Il Tecnico non è responsabile di informazioni o documentazione errata, difettosa o incompleta fornite dal Committente o da terzi; in tal caso il Tecnico potrà sospendere l’incarico e richiedere integrazioni o un nuovo accordo economico/temporale.
Il Committente solleva il Tecnico da responsabilità per danni derivanti da fatti al di fuori del controllo del Tecnico stesso (es. difetti nascosti, dichiarazioni mendaci, impedimenti all’accesso).

9) Conflitto di interessi e indipendenza

Il Tecnico dichiara di non trovarsi in situazione di conflitto di interessi relativamente all’incarico conferito e di non avere rapporti che possano compromettere l’indipendenza di giudizio. Eventuali rapporti che dovessero emergere saranno comunicati tempestivamente al Committente.

10) Subappalto e collaborazioni

Il Tecnico potrà avvalersi della collaborazione di terzi o subappaltare parti dell’incarico (es. prove strumentali, redazione di allegati specialistici), rimanendo comunque responsabile nei confronti del Committente dell’esecuzione complessiva dell’incarico.

11) Trattamento dei dati personali (informativa e consenso)

Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e normativa nazionale in materia di privacy, il Committente dichiara di aver ricevuto l’informativa sul trattamento dei dati personali e autorizza il Tecnico al trattamento dei dati necessari per l’esecuzione dell’incarico e per gli adempimenti connessi (compresa la registrazione dell’APE nei SISTEMI REGIONALI/NATIONALI). Firma per consenso: _____________

12) Archiviazione e conservazione della documentazione

Il Tecnico conserva la documentazione tecnica relativa all’incarico per il periodo previsto dalla normativa vigente e la rende disponibile alle autorità competenti su richiesta. Il Committente si impegna a conservare copia dell’APE per gli usi previsti dalla normativa.

13) Riservatezza

Le parti si obbligano a mantenere riservate le informazioni e i documenti acquisiti in esecuzione del presente incarico, salvo obblighi di legge o richieste di autorità competenti.

14) Recesso e risoluzione

Il Committente può recedere dall’incarico previa comunicazione scritta, salvo il diritto del Tecnico al pagamento delle prestazioni già eseguite e al rimborso delle spese sostenute.
Il Tecnico può risolvere l’incarico per giustificato motivo, dandone comunicazione al Committente; in tal caso il Committente corrisponderà il compenso per le prestazioni eseguite e i costi sostenuti.

15) Foro competente

Per eventuali controversie relative all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente incarico le parti concordano la competenza esclusiva del Foro di _____________, salvo diversa disposizione inderogabile di legge.

16) Allegati (documenti che costituiscono parte integrante dell’incarico)

Elenco documenti forniti dal Committente: _____________
Planimetrie: _____________
Titoli edilizi / SCIA / Permessi: _____________
Eventuali deleghe: _____________
Altro: _____________

17) Accettazione

Con la firma del presente documento il Committente conferisce l’incarico al Tecnico e accetta i termini, le condizioni, i compensi e le modalità di esecuzione qui dettagliati.

Letto, confermato e sottoscritto.

Luogo e data: _____________

Firma del Committente: _____________________________

Firma del Tecnico/Certificatore: _____________________________

(Allega copia documento d’identità del Committente e del Tecnico)