La lettera di incarico per visto di conformità è il documento con cui un cliente affida formalmente a un professionista abilitato l’attività di controllo e di apposizione del visto su una dichiarazione o su un’istanza collegata a profili fiscali. Serve a chiarire fin dall’inizio chi incarica, chi riceve l’incarico, quale prestazione viene richiesta e quali sono i limiti dell’attività svolta.
Questo fac-simile è utile quando occorre gestire una dichiarazione IVA annuale, una richiesta di rimborso, un modello IVA TR, una compensazione di crediti o, più in generale, un adempimento per il quale è necessario un visto di conformità. La forma scritta aiuta a rendere tracciabili i rapporti, a definire i documenti da esaminare e a distribuire in modo chiaro le responsabilità tra cliente e professionista. Il testo va compilato con attenzione, perché piccoli errori nei dati identificativi, nell’oggetto dell’incarico o nella descrizione degli allegati possono creare incertezze operative. È quindi opportuno adattare il modello al caso concreto, verificando che le informazioni riportate siano complete, coerenti e aggiornate.
Indice
Come scrivere una lettera di incarico per visto di conformità
La lettera di incarico per visto di conformità deve essere scritta come un atto chiaro, specifico e coerente con la prestazione richiesta. Non basta indicare in modo generico che il professionista dovrà prestare assistenza fiscale; occorre precisare quale documento sarà oggetto del visto, per quale periodo o anno d’imposta, e se l’incarico comprende anche attività accessorie come l’invio telematico della dichiarazione o dell’istanza. Una formulazione troppo ampia o approssimativa riduce la funzione pratica del documento, perché non consente di distinguere con precisione l’oggetto dell’attività affidata e gli adempimenti effettivamente assunti dal professionista.
La prima parte del testo deve identificare in modo completo le parti coinvolte. Per il cliente è opportuno riportare i dati della persona fisica che firma oppure, se si tratta di una società o di un’impresa, quelli del soggetto che agisce in qualità di legale rappresentante o titolare. Vanno indicati nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, qualifica o carica, denominazione della società o dell’impresa, forma giuridica, codice fiscale, partita IVA, sede legale ed eventuale sede operativa. Questa parte non va trattata in modo sommario, perché la corretta individuazione del cliente è essenziale per ricondurre senza equivoci il mandato al soggetto effettivamente interessato dall’adempimento fiscale.
Anche il professionista deve essere identificato con precisione. La lettera dovrebbe contenere nome e cognome o denominazione dello studio, indirizzo completo, recapiti, codice fiscale o partita IVA, oltre agli elementi che consentono di verificare l’abilitazione a svolgere l’attività richiesta. Nei casi in cui l’incarico sia affidato a uno studio associato, a una società tra professionisti o a un soggetto organizzato in forma collettiva, è utile indicare chi firma materialmente e in quale qualità. Questo evita dubbi sulla titolarità del rapporto e sulla persona che assume la responsabilità della prestazione.
La formulazione dell’oggetto dell’incarico richiede particolare precisione. Conviene indicare se il visto riguarda la dichiarazione IVA annuale, un’istanza di rimborso IVA, il modello IVA TR, la compensazione di crediti IVA oppure altri crediti d’imposta. Se la prestazione comprende più attività, il testo deve dirlo in modo esplicito, specificando anche se il professionista dovrà limitarsi alle verifiche documentali e contabili oppure se dovrà curare la trasmissione telematica della dichiarazione o dell’istanza. In questa parte è utile evitare espressioni generiche come “consulenza fiscale” o “adempimenti vari”, perché non consentono di capire quale sia il perimetro dell’incarico.
La descrizione dell’oggetto dovrebbe includere anche il periodo di riferimento o l’anno d’imposta, quando pertinente. Questo è un elemento decisivo per limitare l’incarico alla pratica concreta che deve essere trattata. Se il rapporto è riferito a una sola operazione, la lettera deve farlo emergere chiaramente; se invece il rapporto ha una durata più ampia, occorre disciplinare con maggiore cura decorrenza, eventuale rinnovo e durata complessiva. La distinzione tra incarico singolo e incarico continuativo non è solo formale, perché incide sulla gestione dei documenti, sul controllo delle attività e sulla programmazione degli adempimenti.
La parte dedicata agli obblighi del cliente deve essere redatta con attenzione, perché il visto di conformità si fonda anche sulla collaborazione del soggetto incaricante. Il cliente deve impegnarsi a fornire dati completi, veritieri e tempestivi, insieme alla documentazione necessaria per consentire le verifiche richieste. Nel testo è opportuno richiamare la disponibilità di registri IVA, liquidazioni periodiche, dichiarazioni precedenti, modelli F24, visure camerali, fatture, prospetti di calcolo e ogni altro documento utile all’esame della pratica. Una clausola ben scritta chiarisce che il professionista opera sulla base delle informazioni ricevute e che non può sostituirsi al cliente nella ricostruzione di fatti non documentati.
È altrettanto importante che il cliente assuma la responsabilità della veridicità e completezza dei dati trasmessi. Questa formula non deve essere enfatica, ma concreta: serve a evidenziare che eventuali omissioni, inesattezze o documenti incompleti possono incidere sulla corretta esecuzione dell’incarico. Se si ritiene utile, la lettera può richiamare una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà come allegato, sempre che sia effettivamente predisposta e sottoscritta. Anche in questo caso è preferibile non introdurre passaggi vaghi o ripetitivi, ma indicare con chiarezza quali documenti devono essere messi a disposizione.
La parte relativa agli obblighi del professionista deve descrivere la prestazione in termini realistici. Il professionista si impegna a svolgere le verifiche previste dalla normativa e dalla prassi professionale, a operare con diligenza e riservatezza e, se previsto, a trasmettere telematicamente la dichiarazione o l’istanza. La lettera non dovrebbe mai suggerire una garanzia assoluta del risultato, perché il visto si basa sulle verifiche eseguite e sulla documentazione disponibile. Una formula prudente aiuta a mantenere corretto il rapporto e a evitare aspettative improprie da parte del cliente.
Un altro punto da curare con precisione è la sezione dedicata alla documentazione da fornire. Questa parte può essere integrata con un elenco descrittivo, anche interno al testo o in allegato, purché il contenuto resti concreto e aggiornabile. È utile che il modello preveda uno spazio per indicare i documenti richiesti nel singolo caso, senza lasciare la clausola troppo aperta. Se il professionista si riserva di chiedere ulteriori documenti nel corso dell’attività, la previsione deve essere formulata in modo equilibrato, per non trasformare l’incarico in un contenitore indistinto di richieste successive.
Il compenso va indicato con la stessa chiarezza riservata all’oggetto dell’incarico. Il modello può prevedere un importo forfettario, un criterio di determinazione diverso oppure una misura a ore o a vacazione, ma la scelta deve essere esplicitata. È opportuno specificare se il compenso comprende o meno attività accessorie e se eventuali spese vive, diritti, trasferte, costi di spedizione o oneri anticipati dal professionista restano a carico del cliente. Anche il termine di pagamento deve essere definito, insieme alla modalità con cui verrà emessa la relativa fattura. Una clausola economica incompleta è una delle cause più frequenti di contestazione, perché lascia spazio a interpretazioni divergenti.
La sezione sulla responsabilità dovrebbe mantenere un tono sobrio. Il cliente resta responsabile della correttezza dei dati e dei documenti forniti; il professionista risponde della corretta esecuzione delle attività assunte nel limite delle informazioni ricevute e delle verifiche effettuate. È utile evitare formule che appaiano troppo rigide o troppo protettive per una sola parte, perché la lettera deve descrivere un rapporto professionale equilibrato. Se si inserisce una clausola che richiami il fatto che il visto non equivale a una garanzia assoluta della posizione fiscale del cliente, il testo resta più fedele alla natura dell’incarico.
La disciplina del recesso o della revoca merita attenzione anche quando il modello viene usato per una singola pratica. Stabilire in anticipo che ciascuna parte può recedere con comunicazione scritta e con un certo preavviso aiuta a gestire situazioni di urgenza, rinvio o impossibilità sopravvenuta. È opportuno precisare che, in caso di cessazione anticipata del rapporto, il cliente dovrà corrispondere il compenso per le attività già svolte e le spese maturate fino a quel momento. Questa clausola evita incertezze su prestazioni già avviate ma non concluse.
Nel testo può trovare spazio anche la previsione relativa ai collaboratori e agli ausiliari dello studio. Se il professionista si avvale di personale interno per attività strumentali all’esecuzione dell’incarico, il cliente può esserne informato e può prenderne atto nella lettera. La clausola va scritta in modo semplice, senza appesantire il documento, ma con sufficiente chiarezza per rendere comprensibile che le attività materiali possono essere svolte sotto la responsabilità del professionista incaricato. Questo aspetto è utile soprattutto quando la pratica richiede raccolta documentale, controlli preliminari o predisposizione di file e allegati.
La parte sulla privacy non deve essere trascurata, perché il documento tratta dati personali e informazioni economico-fiscali. Non è necessario riportare una lunga informativa all’interno della lettera, ma è opportuno richiamare l’avvenuta consegna o messa a disposizione dell’informativa del professionista, dello studio o del soggetto abilitato. Se il modulo prevede un campo di presa visione o un richiamo all’allegato privacy, il testo risulta più ordinato e più adatto a un uso pratico. Anche qui è preferibile restare essenziali, limitandosi alle indicazioni davvero utili.
Le clausole sugli allegati devono essere curate con precisione, perché spesso sono proprio gli allegati a dare sostanza all’incarico. Il modello può richiamare un elenco documenti richiesti, una dichiarazione sostitutiva, l’informativa privacy e, se necessario, un elenco dei collaboratori o altri allegati tecnici. Non basta però menzionarli in astratto: è opportuno che il documento indichi soltanto gli allegati effettivamente previsti e consegnati, così da evitare incertezze sulla completezza del fascicolo. Quando l’incarico riguarda una pratica particolarmente delicata o articolata, la presenza di allegati ben organizzati diventa parte essenziale della tracciabilità.
La chiusura della lettera deve contenere luogo, data e firme. La sottoscrizione del cliente e del professionista rappresenta il momento che rende concreto l’accordo, quindi non va lasciato uno spazio generico o incompleto. Se una delle parti firma per conto di una società, è utile che la qualifica del firmatario sia indicata con precisione. La copia firmata va conservata con cura, sia dal cliente sia dal professionista, perché può servire a dimostrare l’esistenza dell’incarico e il suo esatto contenuto in caso di verifiche interne, contestazioni o necessità di ricostruzione documentale.
Un fac-simile ben scritto non sostituisce la valutazione del caso concreto. Quando l’incarico presenta profili particolari, come rapporti continuativi, documentazione incompleta, posizioni fiscali complesse o esigenze organizzative interne, può essere prudente far controllare il testo da un professionista o da un consulente che conosca la pratica. Lo stesso vale se il documento deve essere inserito in una procedura aziendale più ampia o collegato ad altri atti già in uso nello studio. La qualità della lettera dipende dalla precisione con cui vengono descritti i dati e dalla coerenza tra incarico, allegati e attività effettivamente svolta.
Esempio lettera di incarico per visto di conformità
LETTERA DI INCARICO PER VISTO DI CONFORMITÀ
Tra
Il/La sottoscritto/a ___________, nato/a a _________ il _________, codice fiscale _________, in qualità di _________ della società/impresa/contribuente _________, con forma giuridica _________, codice fiscale _________, partita IVA _________, con sede legale in _________, CAP _________, Comune _________, Provincia _________, eventuale sede operativa in _________, CAP _________, Comune _________, Provincia _________, di seguito denominato “Cliente”
e
Il/La sottoscritto/a _________, nato/a a _________ il _________, codice fiscale _________, con studio in _________, CAP _________, Comune _________, Provincia _________, telefono _________, email _________, PEC _________, iscritto/a all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di _________ al n. _________, ovvero abilitato/a al rilascio del visto di conformità in qualità di _________, di seguito denominato “Professionista”
Premesso che
il Cliente intende conferire al Professionista incarico professionale avente ad oggetto l’apposizione del visto di conformità e gli eventuali adempimenti connessi;
il Professionista dichiara di essere abilitato allo svolgimento dell’attività oggetto del presente incarico;
le Parti intendono disciplinare con la presente lettera i termini, le condizioni, gli obblighi reciproci e il compenso relativi all’incarico conferito;
tutto ciò premesso, si conviene e stipula quanto segue.
Articolo 1 Oggetto dell’incarico
Il Cliente conferisce al Professionista, che accetta, l’incarico di:
apporre il visto di conformità su _________;
relativamente a _________;
per il periodo/anno d’imposta _________;
con riferimento a _________;
eventualmente curare l’invio telematico della dichiarazione/istanza all’Agenzia delle Entrate;
svolgere le verifiche documentali e contabili necessarie ai fini dell’apposizione del visto di conformità, nei limiti della normativa vigente e della documentazione resa disponibile dal Cliente.
L’incarico riguarda in particolare:
dichiarazione IVA annuale
istanza di rimborso IVA
modello IVA TR
compensazione di crediti IVA
compensazione di altri crediti d’imposta
altro _________
Articolo 2 Durata dell’incarico
Il presente incarico decorre dal _________ e si intende conferito:
per la singola pratica sopra indicata
per il periodo d’imposta _________
in forma continuativa fino al _________
L’eventuale rinnovo sarà disciplinato come segue _________
Articolo 3 Obblighi del Cliente
Il Cliente si impegna a:
fornire al Professionista, in modo completo, tempestivo e veritiero, tutta la documentazione, i dati e le informazioni necessari per l’esecuzione dell’incarico;
mettere a disposizione, ove richiesti, i registri IVA, le liquidazioni periodiche, le dichiarazioni precedenti, i modelli F24, le visure camerali, la documentazione contabile e fiscale, le fatture, i prospetti di calcolo, le istanze e ogni altro documento utile o necessario;
comunicare senza ritardo eventuali variazioni dei dati rilevanti ai fini dell’incarico;
assumersi la responsabilità della veridicità, completezza e correttezza dei dati e dei documenti forniti;
consegnare eventuale dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai sensi del D.P.R. 445/2000, se richiesta;
informare il Professionista di circostanze, contestazioni, accertamenti, rettifiche, irregolarità o eventi che possano incidere sulla prestazione richiesta.
Articolo 4 Obblighi del Professionista
Il Professionista si impegna a:
eseguire le verifiche previste dalla normativa e dalla prassi professionale ai fini dell’apposizione del visto di conformità;
operare con diligenza, competenza e riservatezza;
se espressamente previsto, predisporre e trasmettere telematicamente la dichiarazione/istanza oggetto dell’incarico;
conservare copia della documentazione e delle ricevute relative all’attività svolta secondo le disposizioni applicabili;
informare il Cliente di eventuali irregolarità, carenze documentali o impedimenti che ostino al rilascio del visto o all’esecuzione dell’incarico.
Il Professionista non assume obbligazione di risultato, ma di corretta esecuzione della prestazione professionale nei limiti delle informazioni e della documentazione ricevute dal Cliente.
Articolo 5 Documentazione da fornire
Il Cliente si impegna a consegnare, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la seguente documentazione:
_________
_________
_________
_________
Eventuali ulteriori documenti potranno essere richiesti dal Professionista nel corso dell’incarico.
Articolo 6 Compenso e spese
Per le attività oggetto del presente incarico, il compenso è convenuto come segue:
importo forfettario euro _________ oltre IVA, CPA e ogni altro onere di legge
oppure
compenso determinato secondo i seguenti criteri _________
oppure
compenso a vacazione/ora pari a euro _________ oltre IVA, CPA e oneri di legge
Il compenso comprende / non comprende le seguenti attività accessorie _________.
Le eventuali spese vive, diritti, costi di trasferta, costi di spedizione, imposte e contributi anticipati dal Professionista saranno a carico del Cliente secondo il seguente criterio _________.
Il pagamento dovrà avvenire entro _________ giorni dalla data di emissione della relativa fattura, mediante _________.
Articolo 7 Responsabilità
Il Cliente è responsabile della correttezza, completezza e veridicità dei dati, delle informazioni e dei documenti forniti.
Il Professionista è responsabile esclusivamente della corretta esecuzione delle attività professionali assunte con il presente incarico, nei limiti della normativa vigente e della documentazione ricevuta.
Resta inteso che il rilascio del visto di conformità avviene sulla base delle verifiche eseguite e della documentazione esaminata, senza che ciò comporti garanzia assoluta sulla posizione fiscale del Cliente.
Articolo 8 Recesso e revoca
Ciascuna Parte potrà recedere dal presente incarico mediante comunicazione scritta da inviarsi con preavviso di _________ giorni, salvo il completamento delle attività già in corso o l’urgenza di adempiere a scadenze imminenti.
In caso di revoca o recesso, il Cliente dovrà corrispondere al Professionista il compenso per le attività già svolte e le spese maturate fino alla data di efficacia del recesso.
Articolo 9 Collaboratori e ausiliari
Il Cliente prende atto e autorizza, ove necessario, l’eventuale utilizzo da parte del Professionista di collaboratori, dipendenti o ausiliari interni allo studio, sotto la diretta responsabilità del Professionista stesso, per attività strumentali all’esecuzione dell’incarico.
Articolo 10 Trattamento dei dati personali
Le Parti dichiarano di aver preso visione dell’informativa privacy relativa al trattamento dei dati personali connesso all’esecuzione del presente incarico.
Il Cliente dichiara di aver ricevuto l’informativa privacy del Professionista o dello studio/CAF/STP.
Eventuali consensi richiesti sono prestati mediante sottoscrizione della presente lettera e/o degli allegati richiamati.
Articolo 11 Allegati
Costituiscono parte integrante della presente lettera, se compilati e sottoscritti:
elenco documenti richiesti
dichiarazione sostitutiva ai sensi del D.P.R. 445/2000
informativa privacy
elenco collaboratori e ausiliari
altro _________
Articolo 12 Disposizioni finali
Per quanto non espressamente previsto nella presente lettera, si applicano le disposizioni di legge, la normativa professionale e le regole deontologiche vigenti.
Ogni modifica o integrazione al presente incarico dovrà risultare da atto scritto sottoscritto da entrambe le Parti.
Il presente incarico si intende conferito esclusivamente per l’oggetto sopra indicato e non si estende ad attività diverse, salvo diverso accordo scritto.
Luogo _________
Data _________
Firma del Cliente
__________________________
Nome e cognome _________
Qualifica _________
Firma del Professionista
__________________________
Nome e cognome / Denominazione _________
Qualifica ___________
Fac simile lettera di incarico per visto di conformità Word
Il fac-simile in formato Word può essere scaricato, aperto e modificato in base al caso concreto. I campi vanno compilati con dati corretti e aggiornati, soprattutto quelli relativi alle parti, all’oggetto dell’incarico, alla durata, al compenso e agli allegati richiamati nel testo.
Prima dell’uso è opportuno verificare che il contenuto sia coerente con l’operazione da gestire e con la documentazione effettivamente disponibile. Quando il modello viene utilizzato per attività fiscali o contrattuali rilevanti, può essere prudente farlo controllare da un professionista o da un ufficio competente, così da adattarlo in modo corretto al caso specifico.
