Una lettera di incarico per procacciatore d’affari è un documento formale con cui un’impresa (il mandante) affida a una persona fisica o a una ditta autonoma (il procacciatore) il compito di promuovere, segnalare e procurare opportunità commerciali, come clienti potenziali, senza instaurare un rapporto di lavoro subordinato né riconoscere poteri di rappresentanza. Serve a definire in modo chiaro i diritti e gli obblighi delle parti, la natura dell’incarico, il compenso dovuto, le modalità di fatturazione e pagamento, le responsabilità e le garanzie, nonché le regole relative alla riservatezza e al trattamento dei dati personali, in modo da evitare fraintendimenti e rischi legali.
Indice
Come scrivere una lettera di incarico procacciatore d’affari
La redazione di una lettera di incarico per procacciatore d’affari richiede attenzione sia agli aspetti sostanziali sia a quelli formali per garantire efficacia e conformità alla normativa applicabile. Innanzitutto è fondamentale individuare con precisione i soggetti coinvolti: il mandante deve essere identificato con ragione sociale, sede legale, partita IVA, codice fiscale e, ove presente, numero REA; il procacciatore deve essere indicato con dati analoghi, inclusi eventuali riferimenti a partita IVA o codice fiscale e, se rilevante, l’iscrizione a registri professionali. La descrizione dell’oggetto dell’incarico deve essere circoscritta, indicando i prodotti o servizi cui si riferisce il procacciamento e il territorio di operatività, così da evitare ambiguità sull’ambito delle segnalazioni che il procacciatore è chiamato a svolgere. È essenziale specificare la natura dell’incarico: il documento deve chiarire che si tratta di un rapporto di procacciamento a carattere autonomo e occasionale, non esclusivo, senza vincolo di subordinazione e senza poteri di rappresentanza, salvo diverso mandato scritto; tale qualificazione tutela il mandante e il procacciatore rispetto a contestazioni circa un presunto rapporto di lavoro subordinato.
Per quanto concerne il corrispettivo, la prassi consolidata prevede l’attribuzione di una provvigione calcolata in percentuale sul “consumato“, ossia sul fatturato effettivamente incassato grazie agli affari procurati dal procacciatore. Il contratto deve descrivere la base di calcolo della provvigione, specificando che il computo avverrà sul fatturato netto, al netto di sconti, resi, imposte e altre deduzioni, e indicare i termini e le condizioni per il pagamento, ad esempio il termine entro il quale la provvigione viene liquidata dalla data di ricezione della fattura del procacciatore e l’eventuale soglia minima per l’emissione. È opportuno disciplinare la fatturazione, imponendo la presentazione di regolare fattura o documento fiscale contenente i riferimenti ai contratti o agli ordini cui la provvigione si riferisce, in modo da consentire la validazione contabile da parte del mandante. Occorre altresì precisare come saranno trattate eventuali ritenute fiscali e obblighi contributivi, stabilendo chi è responsabile del pagamento o dell’eventuale applicazione di ritenute secondo la normativa vigente, e ricordando che il procacciatore è tenuto alla propria posizione fiscale e contributiva in qualità di soggetto autonomo.
Le condizioni operative meritano una regolazione dettagliata: la lettera di incarico dovrebbe indicare se il procacciatore è libero di promuovere altri prodotti o servizi, se è previsto un divieto di concorrenza e, in caso affermativo, la sua durata e ambito territoriale; spesso si inserisce una clausola opzionale che limita la rappresentanza o la promozione di prodotti concorrenti salvo diverso accordo scritto. Va disciplinata anche la gestione delle spese sostenute dal procacciatore per l’esecuzione dell’incarico, precisando che, salvo diverso accordo, le spese restano a carico del procacciatore e che eventuali rimborsi devono essere preventivamente autorizzati e documentati. La durata dell’incarico e le modalità di cessazione devono essere riportate in modo chiaro, con l’indicazione del periodo di validità e dell’eventuale preavviso per il recesso, nonché la possibilità di risoluzione immediata in caso di gravi inadempimenti.
La protezione delle informazioni confidenziali e il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali sono elementi imprescindibili. È necessario inserire obblighi di riservatezza a carico del procacciatore per tutta la durata del rapporto e per un periodo successivo congruo alla cessazione, oltre a richiedere che i dati personali vengano trattati nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e delle disposizioni nazionali, con specifiche sulle finalità del trattamento e sulle misure di sicurezza da adottare. L’accordo può prevedere che eventuali informative e deleghe al trattamento siano allegate e costituiscano parte integrante della lettera.
Sotto il profilo delle garanzie e responsabilità, è opportuno stabilire che il procacciatore è responsabile dell’accuratezza delle informazioni fornite e che manleva il mandante da responsabilità derivanti da dichiarazioni false o incomplete. Il mandante, da parte sua, dovrebbe precisare i limiti della propria responsabilità per atti compiuti dal procacciatore oltre i limiti dell’incarico. È buona prassi inserire la clausola che esclude il riconoscimento di un rapporto di lavoro subordinato e che qualsiasi interpretazione contraria non potrà produrre effetti nei confronti del mandante.
Infine, il documento deve prevedere le modalità delle comunicazioni tra le parti, la scelta della legge applicabile e il foro competente per le eventuali controversie. In Italia è consueto indicare la legge italiana e un foro territoriale specifico per la risoluzione delle controversie. Per ragioni di maggiore certezza giuridica, alcune clausole obbligatorie possono richiedere l’approvazione espressa per iscritto ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile; tale approvazione dovrebbe essere richiesta e raccolta al momento della sottoscrizione. Prima della redazione finale è consigliabile personalizzare il modello rispetto alle specifiche esigenze operative e commerciali delle parti e, nei casi di particolare complessità o di settori regolati, richiedere il parere di un professionista legale per verificare la compliance e l’efficacia delle clausole contrattuali.
Esempio lettera di incarico procacciatore d’affari
LETTERA DI INCARICO PER PROCACCIATORE D’AFFARI
Tra
La società ___________________________ con sede legale in ___________________________, CAP ______, via/piazza ___________________________, iscritta al Registro delle Imprese di _____________________ REA n. ___________, P.IVA ___________, C.F. ___________, in persona del legale rappresentante Sig./Sig.ra ___________________________ (di seguito “Mandante”)
e
Il Sig./La Ditta ___________________________ con sede/residenza in ___________________________, CAP ______, via/piazza ___________________________, P.IVA ___________/C.F. ___________, iscrizione REA (se applicabile) n. ___________ (di seguito “Procacciatore”)
premesso che
- il Mandante è titolare dell’attività di ___________________________ e intende promuovere la propria offerta commerciale;
- il Procacciatore dichiara di avere le competenze e i contatti necessari per segnalare e procurare occasioni di affari;
si conviene e si stipula quanto segue.
1) Oggetto dell’incarico
Il Mandante incarica il Procacciatore, che accetta, di procacciare e segnalare opportunità commerciali e potenziali clienti per la vendita/fornitura di ___________________________ (di seguito “Prodotti/Servizi”), limitatamente al territorio di ___________________________.
2) Natura dell’incarico
L’incarico è conferito in forma di procacciamento d’affari a carattere non esclusivo e di natura autonoma e occasionale. Il Procacciatore opererà senza vincolo di subordinazione e senza alcun potere di rappresentanza o di conclusione contrattuale a nome del Mandante, salvo diverso espresso mandato scritto.
3) Obblighi del Procacciatore
- Promuovere e segnalare potenziali clienti interessati ai Prodotti/Servizi del Mandante.
- Trasmettere al Mandante, tempestivamente e per iscritto, tutte le informazioni e la documentazione utile ai fini dell’accertamento e della conclusione degli affari segnalati.
- Non rappresentare né promuovere prodotti o servizi in concorrenza diretta con quelli del Mandante, salvo diverso accordo scritto. (facoltativo: rimuovere la precedente riga se si desidera totale assenza di esclusiva)
- Osservare obblighi di riservatezza relativamente alle informazioni e ai dati del Mandante.
4) Durata e cessazione
La presente lettera ha durata dal __/__/____ al __/__/____, salvo proroga concordata per iscritto. Ciascuna parte potrà recedere anticipatamente con preavviso scritto di ___________ giorni. In caso di gravi inadempimenti, la parte adita potrà risolvere il rapporto con effetto immediato.
5) Corrispettivo e modalità di pagamento
- Al Procacciatore verrà riconosciuta una provvigione pari al ____% (in cifre: _____%) sul “consumato” riferito agli affari effettivamente conclusi e incassati dal Mandante grazie alla segnalazione del Procacciatore.
- La provvigione sarà calcolata sul fatturato netto effettivamente incassato relativo ai contratti conclusi con clienti procurati dal Procacciatore, al netto di sconti, resi, imposte e altre deduzioni.
- La provvigione verrà liquidata entro ___________ giorni dalla data di ricezione della fattura emessa dal Procacciatore, subordinatamente all’accettazione contabile da parte del Mandante e al superamento della soglia minima imponibile di € ___________.
- Le somme saranno pagate mediante bonifico bancario alle coordinate indicate dal Procacciatore: Banca _____________________ IBAN _____________________ SWIFT/BIC ___________.
- Eventuali ritenute fiscali e obblighi contributivi saranno applicati secondo la normativa vigente e saranno a carico di _______________ (Mandante/Procacciatore) salvo diverso obbligo di legge.
6) Fatturazione e documentazione
Il Procacciatore, per ottenere il pagamento delle provvigioni, dovrà presentare regolare fattura o documento fiscale conforme alla normativa vigente, contenente l’indicazione dei contratti o degli ordini cui la provvigione si riferisce e ogni altra informazione richiesta dal Mandante per la validazione contabile.
7) Spese
Salvo diverso accordo scritto, tutte le spese sostenute dal Procacciatore per l’esecuzione dell’incarico sono a suo carico. Eventuali spese anticipate e ritenute ammissibili saranno rimborsate solo se preventivamente autorizzate per iscritto dal Mandante e previa presentazione di idonea documentazione giustificativa.
8) Natura del rapporto
Le parti dichiarano espressamente che il presente incarico non configura alcun rapporto di lavoro subordinato né di rappresentanza stabile: il Procacciatore opera da soggetto autonomo e indipendente, con piena responsabilità dei propri oneri fiscali e contributivi.
9) Privacy e trattamento dei dati personali
Le parti si danno reciprocamente atto che i dati personali saranno trattati nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e delle normative nazionali vigenti. Il Procacciatore si impegna a utilizzare i dati del Mandante esclusivamente per l’esecuzione del presente incarico e a osservare obblighi di riservatezza e sicurezza. Eventuali informative e consensi saranno allegati quale parte integrante del presente incarico.
10) Riservatezza
Il Procacciatore si obbliga a non divulgare a terzi informazioni confidenziali, materiali tecnici, condizioni commerciali e qualsiasi altro dato riguardante il Mandante di cui venga a conoscenza nello svolgimento dell’incarico, per tutta la durata del rapporto e per un periodo di ___________ anni successivi alla sua cessazione.
11) Divieto di riconoscimento di rapporto subordinato
Le parti convengono che nessun comportamento del Mandante potrà essere interpretato come costituzione di rapporto di lavoro subordinato o assimilato. Il Procacciatore non potrà avanzare richieste in tal senso né potranno essere riconosciute spettanze diverse dalle provvigioni previste.
12) Responsabilità e manleva
Il Procacciatore è responsabile dell’accuratezza delle informazioni fornite e manleva il Mandante da qualsiasi responsabilità derivante da dichiarazioni false o incomplete. Il Mandante non è responsabile per atti compiuti dal Procacciatore oltre i limiti del presente incarico.
13) Comunicazioni
Tutte le comunicazioni relative al presente incarico dovranno essere indirizzate per iscritto ai seguenti indirizzi:
Mandante: ___________________________, e-mail ___________________________, PEC ___________________________
Procacciatore: ___________________________, e-mail ___________________________, PEC ___________________________
14) Legge applicabile e foro competente
Il presente incarico è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente incarico sarà competente in via esclusiva il Foro di ___________________________.
15) Accettazione delle clausole a norma degli artt. 1341 e 1342 c.c.
Il Procacciatore dichiara di aver preso visione specifica e di approvare espressamente le clausole relative a: natura dell’incarico (art. 2), corrispettivo e modalità di pagamento (art. 5), durata e cessazione (art. 4), responsabilità e manleva (art. 12), riservatezza (art. 10), divieto di riconoscimento di rapporto subordinato (art. 11) e foro competente (art. 14).
16) Allegati
Allo scopo di una piena efficacia, si allegano e costituiscono parte integrante della presente lettera:
– Allegato A: Elenco Prodotti/Servizi oggetto dell’incarico ___________________________
– Allegato B: Modalità operative e documentazione richiesta ___________________________
– Altri allegati: ___________________________
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo ___________________________ Data __/__/____
Per il Mandante
Nome e qualifica ___________________________
Firma ___________________________
Per il Procacciatore
Nome e qualifica ___________________________
Firma ___________________________
Copia per ricevuta: il Procacciatore dichiara di aver ricevuto copia della presente lettera debitamente sottoscritta per accettazione.
Firma per ricevuta ___________________________
Fac simile lettera di incarico procacciatore d’affari Word
Il fac simile della lettera di incarico per procacciatore d’affari in formato Word è uno strumento pratico per personalizzare i campi necessari, inserire i dati delle parti e adattare clausole specifiche alle esigenze contrattuali. Prima di scaricare e utilizzare il modello, è consigliabile verificare i dati fiscali e societari, impostare in modo chiaro la percentuale di provvigione, le modalità di pagamento e le eventuali soglie minime, nonché valutare l’inserimento di clausole di riservatezza e di trattamento dei dati in conformità al GDPR. Per una maggiore sicurezza legale, si raccomanda di far revisionare il documento finale da un professionista.
