La lettera di incarico professionale per un commercialista è il documento formale mediante il quale si disciplinano i termini del rapporto tra il professionista (Dottore Commercialista o Esperto Contabile) e il cliente. Questo atto definisce con chiarezza l’oggetto dell’incarico, le modalità di esecuzione della prestazione, il compenso e le condizioni di pagamento, nonché gli obblighi reciproci, le cause di recesso e le norme di riferimento applicabili. Serve a tutelare entrambe le parti, a prevenire contestazioni e a soddisfare specifici requisiti normativi e deontologici, inclusi gli adempimenti antiriciclaggio e la protezione dei dati personali.
Indice
Come scrivere una lettera di incarico professionale commercialista
La redazione della lettera di incarico professionale per un commercialista richiede attenzione alle norme di legge, al Codice Deontologico e alla prassi degli Ordini professionali. In primo luogo è fondamentale che il documento identifichi in modo univoco le parti: i dati anagrafici o la ragione sociale del cliente, codice fiscale o partita IVA, residenza o sede legale, e la qualità del cliente rispetto all’attività svolta; e i dati del professionista, comprensivi dell’iscrizione all’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili con indicazione della sezione e del numero di albo, l’indirizzo dello studio, la PEC, i recapiti e la forma professionale (studio individuale, STP o associazione). Tale identificazione non è mero adempimento formale ma costituisce elemento essenziale per l’efficacia probatoria e per gli obblighi di identificazione previsti dalle norme antiriciclaggio.
Il documento deve poi specificare in modo dettagliato l’oggetto dell’incarico: la descrizione delle prestazioni deve essere precisa e circostanziata, indicando se si tratta di tenuta della contabilità ordinaria o semplificata, predisposizione e invio delle dichiarazioni fiscali, redazione del bilancio, elaborazione delle buste paga, consulenza societaria o operazioni straordinarie come costituzioni e fusioni. Una descrizione imprecisa può generare fraintendimenti su ambito e responsabilità, pertanto occorre dettagliare anche eventuali attività escluse dall’incarico o che saranno oggetto di separato accordo scritto.
Il regime economico costituisce un altro elemento cardine della lettera d’incarico. Occorre indicare la modalità di determinazione del compenso, scegliendo tra tariffe orarie, onorario forfettario o riferimento alla Tariffa professionale, e specificare eventuali acconti, le scadenze di pagamento e le modalità pratiche di versamento, inclusi i dati per il bonifico e l’IBAN se necessario. Devono altresì essere chiariti gli effetti fiscali, come l’applicazione dell’IVA, del contributo integrativo e delle ritenute alla fonte ove dovute, nonché il rimborso delle spese documentate sostenute dal professionista per l’esecuzione dell’incarico. È buona prassi riportare i termini entro cui il cliente dovrà rimborsare eventuali anticipazioni di spesa e di indicare che il mancato pagamento può comportare la sospensione delle prestazioni, sempre nel rispetto delle norme deontologiche e contrattuali.
La lettera deve disciplinare anche la durata e la decorrenza dell’incarico, specificando se l’incarico ha una scadenza prefissata o è a tempo indeterminato fino a disdetta, e se applicabile allegare un programma delle scadenze e delle attività per incarichi periodici e continuativi. Per attività ripetitive, l’allegato con il cronoprogramma delle scadenze è fondamentale per garantire il coordinamento operativo e la responsabilità sulle scadenze fiscali e contabili. Vanno poi evidenziate le modalità di esecuzione delle prestazioni: il professionista potrà operare personalmente o avvalersi di collaboratori e consulenti esterni sotto la propria responsabilità; è opportuno indicare se e come potranno essere impiegati strumenti informatici e software per la gestione dei documenti e delle comunicazioni telematiche, nonché eventuali obblighi di conservazione digitale concordati.
Gli obblighi reciproci costituiscono una parte sostanziale del contenuto. Il cliente è tenuto a fornire tempestivamente e in forma completa tutti i documenti e le informazioni necessarie, a comunicare ogni variazione rilevante ai fini fiscali e societari e a collaborare con il professionista e con gli organismi di controllo, fornendo deleghe o mandati per gli accessi telematici quando necessari. Dall’altro lato, il professionista assume l’obbligo di eseguire le prestazioni con diligenza e perizia professionale, nel rispetto della normativa vigente, del Codice Deontologico, delle procedure antiriciclaggio e della disciplina sulla protezione dei dati personali. È opportuno prevedere espressamente che il professionista fornirà informazioni e avvisi sulle scadenze e sugli obblighi normativi, nonché che terrà il cliente aggiornato su problematiche che possano incidere sulle conseguenze fiscali o contabili delle operazioni svolte.
La gestione del rischio e dei limiti di responsabilità deve essere formulata con chiarezza, ricordando che la responsabilità del professionista è regolata dalle norme di legge e dal Codice Deontologico e che, salvo dolo o colpa grave, il professionista non risponde dei danni derivanti da informazioni incomplete, inesatte o tardive fornite dal cliente. Qualsiasi maggior onere derivante da ispezioni, accertamenti o richieste di enti terzi dovrà essere oggetto di compenso aggiuntivo. La lettera deve inoltre prevedere le clausole relative al trattamento dei dati personali, citando l’applicazione del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e indicando che il cliente autorizza il trattamento e, se necessario, la comunicazione dei dati a soggetti terzi per l’esecuzione dell’incarico e per obblighi di legge; è pratica consolidata allegare al mandato l’informativa privacy e il modulo di consenso.
È imprescindibile inserire una clausola antiriciclaggio che richiami gli obblighi di identificazione e conservazione della documentazione a norma di legge, prevedendo la sospensione dell’incarico in caso di mancata collaborazione del cliente. Vanno inoltre disciplinate la conservazione dei documenti, con indicazione del luogo in cui le scritture contabili e gli originali saranno custoditi o delle modalità di restituzione al termine dell’incarico, tenendo conto dei termini di legge per la conservazione degli atti. La clausola di recesso e risoluzione deve consentire a ciascuna parte di recedere con un preavviso scritto congruo, prevedendo il diritto del professionista al pagamento delle prestazioni già eseguite e al rimborso delle spese sostenute fino alla data di efficacia della risoluzione. Infine, per la gestione delle eventuali controversie, è opportuno prevedere il tentativo obbligatorio di conciliazione o mediazione presso un organismo qualificato prima di adire il Foro, specificando il foro competente nel caso in cui la mediazione non abbia esito positivo.
La stesura definitiva può avvalersi dei facsimile predisposti dagli Ordini provinciali e dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, che contengono clausole standard su temi quali antiriciclaggio, privacy, durata, compenso e mediazione; tali modelli forniscono un utile riferimento ma devono essere adattati alla specificità dell’incarico senza omettere le clausole essenziali previste dalla normativa e dalla deontologia professionale. In fase di personalizzazione è consigliabile far precedere la lettera da una breve relazione sulla natura e complessità dell’incarico e, se necessario, allegare documenti riepilogativi delle scadenze e dei servizi inclusi, evitando ambiguità che possano compromettere l’efficacia contrattuale e la tutela reciproca. Una redazione chiara e dettagliata riduce il rischio di contestazioni, facilita la gestione operativa e assicura il rispetto degli obblighi normativi e deontologici cui il professionista è soggetto.
Esempio lettera di incarico professionale commercialista
Luogo: _______________ Data: _______________
Tra
1) Il/la Sig./Sig.ra/La Società: _______________
Codice Fiscale / Partita IVA: _______________
Sede legale / Residenza: _______________
Rappresentante (se società): _______________
Qualità del cliente: _______________
(di seguito “Cliente”)
e
2) Il/La Dott./Dott.ssa: _______________ (Iscritto/a all’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di _______________ – Albo/sezione: _______________)
Studio professionale (indirizzo): _______________
PEC: _______________
Telefono / e-mail: _______________
Forma professionale (studio individuale / STP / associazione): _______________
(di seguito “Professionista”)
Premesso che il presente incarico si svolge nel rispetto delle norme del Codice Civile (artt. 2229 e ss.), del Codice Deontologico e della Tariffa professionale applicabile, le parti convengono quanto segue.
1. Oggetto dell’incarico
Il Cliente conferisce al Professionista l’incarico di: ____________________________________________________________________________________
(Descrivere in modo dettagliato le prestazioni: es. tenuta contabilità ordinaria/seminplificata, redazione e invio dichiarazioni fiscali, elaborazione buste paga, costituzione società, consulenza societaria/fiscale, predisposizione bilanci ecc.)
Eventuali prestazioni aggiuntive o future saranno oggetto di specifico incarico scritto.
2. Durata e decorrenza
Il presente incarico ha durata dal _______________ al _______________ / è a tempo indeterminato fino a contestuale disdetta.
Per incarichi periodici/continuativi si allega il programma delle scadenze e delle attività (Allegato A): _______________
3. Modalità di esecuzione e collaboratori
Il Professionista svolgerà le prestazioni personalmente e/o avvalendosi di collaboratori e/o soggetti terzi sotto la propria responsabilità: _______________
I documenti potranno essere gestiti tramite strumenti informatici e/o software indicati: _______________
4. Compenso, spese e termini di pagamento
Il compenso per le prestazioni previste è determinato come segue:
– Modalità di determinazione (barrare e compilare): forfettario € _______________ / a tempo (tariffa oraria € _______________) / secondo Tariffa professionale / altro: _______________
– Eventuali acconti: € _______________ da versare entro __/__/____
– Modalità di pagamento: bonifico su c/c intestato a _______________ IBAN _______________ / altro: _______________
– Iva, contributo integrativo e ritenute fiscali: le somme saranno maggiorate degli oneri di legge (IVA, ENASARCO/Cassa, contributo integrativo, ove dovuti) salvo diversa indicazione: _______________
– Spese e anticipazioni: il Cliente rimborserà al Professionista le spese documentate (diritti, bolli, spese postali, accessi, consulenze di terzi, costi software, spese di viaggio ecc.) entro __ giorni dalla richiesta di rimborso.
5. Obblighi del Cliente
Il Cliente si impegna a:
– Fornire al Professionista, con tempestività e completezza, tutta la documentazione e le informazioni necessarie per l’esecuzione dell’incarico: _______________
– Comunicare tempestivamente ogni variazione di dati, soggetti, attività o circostanze rilevanti ai fini fiscali, contabili e normativi;
– Conservare i documenti originali richiesti dalla legge e consegnare copie/format elettronici come concordato;
– Collaborare con il Professionista e con eventuali organismi di controllo e fornire deleghe/mandati necessari.
6. Obblighi e responsabilità del Professionista
Il Professionista si impegna a svolgere l’incarico con diligenza e perizia professionale, nel rispetto della normativa vigente, del Codice Deontologico e delle procedure antiriciclaggio e di protezione dei dati personali. Il Professionista:
– Redigerà gli atti, i prospetti e i documenti concordati nei termini pattuiti;
– Fornirà al Cliente informazioni utili e avvisi su scadenze e obblighi;
– Potrà, ove necessario, avvalersi di collaboratori e consulenti esterni sotto la propria responsabilità.
7. Responsabilità e limiti
La responsabilità del Professionista è regolata dalle norme di legge e dal Codice Deontologico. Salvo dolo o colpa grave, il Professionista non risponde di danni derivanti da informazioni incomplete, inesatte o tardive fornite dal Cliente. Qualsiasi maggior onere derivante da modifiche normative, ispezioni, accertamenti o richieste di terzi sarà oggetto di compenso aggiuntivo.
8. Antiriciclaggio e adeguata verifica della clientela
Il Cliente dichiara di aver fornito le informazioni e i documenti richiesti ai sensi della normativa antiriciclaggio. Il Professionista procederà agli adempimenti di legge relativi all’identificazione e alla conservazione dei documenti ai fini antiriciclaggio e si riserva di sospendere l’incarico in caso di mancata collaborazione.
9. Trattamento dei dati personali (privacy)
I dati forniti saranno trattati dal Professionista ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale. Il Cliente autorizza il Professionista al trattamento e, se necessario, alla comunicazione dei dati a soggetti terzi per l’esecuzione dell’incarico e per obblighi di legge. Informativa e consenso allegati: _______________
10. Conservazione dei documenti e restituzione
Le scritture contabili, i documenti originali e gli atti resteranno in custodia presso _______________ / saranno restituiti al termine dell’incarico salvo diverso accordo. Il Professionista potrà conservare copia elettronica della documentazione per i termini previsti dalla legge.
11. Recesso e risoluzione
Ciascuna parte può recedere dall’incarico con preavviso scritto di __ giorni. In caso di recesso o risoluzione per giusta causa, il Professionista ha diritto al pagamento delle prestazioni già svolte e delle spese sostenute fino alla data di efficacia della risoluzione.
12. Controversie e mediazione
Per le controversie relative all’interpretazione o esecuzione del presente incarico le parti convengono di esperire, prima del ricorso al Foro, il tentativo di conciliazione/mediaconciliazione presso l’organismo di mediazione: _______________ (indicare organismo) con sede in _______________. In mancanza di accordo, foro competente esclusivo sarà quello di _______________ / resta salva la competenza del Foro stabilita per legge.
13. Rinvio normativo
Per quanto non espressamente previsto si applicano le disposizioni del Codice Civile, del Codice Deontologico dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, della Tariffa professionale e delle leggi vigenti in materia.
14. Informazioni ulteriori e allegati
Allegati che fanno parte integrante del presente incarico:
– Allegato A: Programma scadenze e attività _______________
– Allegato B: Informativa privacy e consenso _______________
– Allegato C: Delega/mandato per accessi telematici (Entratel/Fisconline/INPS ecc.) _______________
– Altro: _______________
15. Accettazione
Il Cliente dichiara di aver preso visione del contenuto del presente documento, delle condizioni economiche e delle norme richiamate, e di accettarle integralmente.
Firma per accettazione del Cliente
Nome e cognome / Ragione sociale: _______________
Firma: ____________________________ Data: _______________
Firma del Professionista
Nome e cognome: _______________
Iscrizione Ordine: _______________ (Albo/Sezione n. ________)
Firma: ____________________________ Data: _______________
Fac simile lettera di incarico professionale commercialista Word
Qui è disponibile il fac simile della lettera di incarico professionale per commercialisti in formato Word, pensato per essere scaricato e adattato alle esigenze dello studio e del cliente. Il modello Word contiene le clausole fondamentali e gli spazi da compilare per identificare parti, oggetto dell’incarico, compenso, obblighi, privacy e antiriciclaggio, consentendo di personalizzare il testo nel rispetto della normativa e del Codice Deontologico.
