La lettera di incarico al revisore contabile è il documento formale che disciplina il conferimento dell’incarico di revisione legale dei conti tra la società e il professionista o la società di revisione. Serve a definire con chiarezza oggetto, durata, obblighi, responsabilità, corrispettivo, requisiti di indipendenza e modalità operative, costituendo elemento essenziale per conformarsi alle disposizioni del D.Lgs. 39/2010 e per documentare le verifiche preliminari e le condizioni di lavoro che sosterranno la revisione.
Indice
Come scrivere una lettera di incarico revisore contabile
La redazione di una lettera di incarico di revisore contabile richiede attenzione giuridica e tecnica: non si tratta di un semplice atto formale ma di un contratto professionale che dovrà fondarsi sui principi dettati dal D.Lgs. 39/2010 e sugli standard internazionali ISA Italia, con riferimento alle prassi e alle indicazioni fornite dagli organismi di categoria quali ANREC e CNDCEC.
La lettera deve essere redatta in forma scritta e contenere l’identificazione completa delle parti, il riferimento alla deliberazione assembleare che conferisce l’incarico, la durata esatta dell’incarico, l’indicazione del periodo di esercizio oggetto della revisione e la definizione puntuale dei documenti e delle attività da sottoporre a revisione.
Prima di procedere alla stesura definitiva, il revisore è tenuto a effettuare verifiche preliminari volte ad accertare la propria indipendenza e l’assenza di incompatibilità, a valutare fattori interni ed esterni che possano influenzare l’accettazione dell’incarico e a considerare eventuali rischi professionali o di natura reputazionale. Tali verifiche costituiscono parte integrante della documentazione e devono essere annotate quale elemento probatorio della corretta assunzione dell’incarico.
Dal punto di vista contenutistico, la lettera deve descrivere gli obblighi del revisore con equilibrio fra specificità e flessibilità: dovranno essere indicate le attività di pianificazione, le procedure di revisione previste in linea con gli ISA Italia, la necessità di effettuare la valutazione dei rischi di errore significativo dovuto a frode o errore e l’attenzione ai controlli interni rilevanti per la revisione. La formulazione degli obblighi non deve determinare un’assunzione di responsabilità che ecceda i limiti propri del mandato di revisione legale; occorre quindi evitare formulazioni che configurino garanzie di risultato.
Per la società, la lettera deve prevedere obblighi di cooperazione e di messa a disposizione della documentazione, delle scritture contabili, dei sistemi informativi pertinenti, del personale e di ogni informazione richiesta per l’esecuzione dell’incarico. È opportuno includere la previsione delle lettere di rappresentanza a firma degli amministratori, la disciplina dei tempi di consegna delle informazioni e la collaborazione necessaria per l’accesso ai dati e per le attività di conferma esterna.
La disciplina del corrispettivo e delle modalità di fatturazione deve risultare chiara e dettagliata: se l’Assemblea dei soci ha determinato il compenso per l’intera durata dell’incarico, la lettera deve richiamare la deliberazione e indicare eventuali criteri per la fatturazione e le condizioni per prestazioni aggiuntive non previste.
Riguardo all’indipendenza e alle incompatibilità, la lettera deve contenere la dichiarazione del revisore circa il rispetto delle regole di indipendenza alla data del conferimento e l’impegno a segnalare tempestivamente ogni circostanza sopravvenuta che possa incidere sull’indipendenza. È consigliabile specificare le attività vietate o ritenute incompatibili, come prestazioni di consulenza che compromettano l’obiettività del giudizio di revisione, e prevedere meccanismi di gestione delle situazioni di potenziale conflitto.
La riservatezza dei dati e il trattamento delle informazioni devono essere regolamentati in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali e alle disposizioni professionali; la lettera dovrebbe precisare che le informazioni saranno utilizzate esclusivamente per finalità connesse alla revisione e che il revisore è tenuto agli obblighi di segnalazione previsti dalla legge, ivi inclusa l’eventuale segnalazione all’UIF nel caso emergano operazioni sospette.
Sul piano procedurale, è indispensabile prevedere la gestione della documentazione di lavoro, ossia le carte di lavoro, stabilendo i criteri di proprietà, accesso, conservazione e modalità di rilascio di copie per motivate esigenze della società o dell’organo di controllo. La lettera deve altresì disciplinare le ipotesi di recesso anticipato, indicando i termini di preavviso, il diritto del revisore al compenso per le prestazioni eseguite e il ristoro delle spese sostenute.
Infine, è buona prassi includere clausole che regolino la risoluzione delle controversie e la giurisdizione competente, in modo da fornire certezze procedurali in caso di contenzioso. La redazione dovrebbe essere accompagnata da un controllo di conformità alle prassi di settore e, se necessario, avvalersi di modelli aggiornati messi a disposizione da ANREC, CNDCEC o da software professionali, che includano le sezioni fondamentali e garantiscano il rispetto degli obblighi normativi e deontologici.
Prima della sottoscrizione, la lettera deve essere accettata formalmente dalla società, preferibilmente con richiamo della delibera assembleare e delibera del corrispettivo quando prevista, e conservata tra i documenti a supporto della revisione quale elemento integrante della carta di lavoro.
Esempio lettera di incarico revisore contabile
Tra
La Società: _____________, con sede legale in _____________, C.F./P.IVA _____________, rappresentata dal Sig./Dott. _____________ in qualità di _____________ (di seguito “la Società”)
e
Il Revisore Legale: _____________, con sede in _____________, iscrizione Registro Revisori Legali n. _____________, C.F./P.IVA _____________ (di seguito “il Revisore”)
Oggetto
Conferimento incarico di revisione legale dei conti ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 39/2010 per gli esercizi contabili relativi al periodo _____________ (indicare anni o numero di esercizi), conferito con deliberazione dell’Assemblea dei soci in data _____________, delibera n. _____________, per la durata complessiva di _____________ esercizi.
Premesso che
– il Revisore ha effettuato le verifiche preliminari necessarie in ordine all’indipendenza e all’assenza di incompatibilità, nonché all’esistenza di fattori di rischio rilevanti per l’accettazione dell’incarico;
– le attività di revisione saranno svolte in conformità agli ISA Italia e al D.Lgs. 39/2010;
Si conviene quanto segue.
1. Oggetto dell’incarico
Il Revisore è incaricato di eseguire la revisione legale dei seguenti documenti e attività:
– bilancio d’esercizio al _____________ (data) relativo all’esercizio chiuso al _____________;
– eventuale bilancio consolidato al _____________ (se applicabile);
– relazioni e dichiarazioni richieste dalla normativa vigente;
– ulteriori attività coerenti con l’incarico e concordate tra le parti (specificare in allegato).
2. Normativa e principi applicabili
Le prestazioni saranno rese in conformità agli ISA Italia, al D.Lgs. 39/2010 e alla normativa professionale vigente.
3. Obblighi e responsabilità del Revisore
Il Revisore si impegna a:
– pianificare ed eseguire la revisione al fine di esprimere un giudizio professionale sul bilancio d’esercizio e/o consolidato;
– valutare i rischi di errori significativi dovuti a frode o errore e predisporre procedure di audit adeguate;
– valutare gli aspetti relativi ai controlli interni significativi per la revisione;
– redigere e trasmettere la relazione di revisione conforme agli ISA Italia;
– segnalare alle competenti autorità eventuali fatti rilevanti come previsto dalla normativa (incluso l’eventuale invio di segnalazioni all’UIF per operazioni sospette), nei casi e con le modalità di legge;
– tenere idonea documentazione di lavoro (carta di lavoro) e conservarla per i termini previsti dalla normativa professionale;
– comunicare tempestivamente alla Società qualsiasi circostanza che possa compromettere l’indipendenza o dare luogo a conflitti di interesse.
4. Obblighi e responsabilità della Società
La Società si impegna a:
– mettere a disposizione del Revisore, nei tempi e modi richiesti, tutta la documentazione, registrazioni contabili, informazioni e chiarimenti necessari per lo svolgimento della revisione;
– consentire l’accesso ai locali, al personale e ai sistemi informatici pertinenti;
– attestare la veridicità e completezza delle informazioni fornite e fornire, su richiesta, lettere di rappresentanza;
– adottare misure per correggere, nei tempi concordati, le carenze significative nei controlli interni segnalate dal Revisore;
– comunicare tempestivamente al Revisore fatti o circostanze sopravvenute rilevanti ai fini della revisione;
– provvedere al pagamento del corrispettivo secondo le modalità concordate.
5. Indipendenza e incompatibilità
Il Revisore dichiara di essere indipendente nei confronti della Società alla data della presente e si impegna a mantenere tale condizione per tutta la durata dell’incarico, informando immediatamente la Società di ogni circostanza che possa incidere su tale indipendenza.
6. Riservatezza e trattamento dei dati
Il Revisore si impegna a mantenere la massima riservatezza sulle informazioni acquisite nello svolgimento dell’incarico, utilizzandole esclusivamente per le finalità previste dalla revisione e conformemente a quanto previsto dal D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche e integrazioni. Fatto salvo l’obbligo di riservatezza, il Revisore adempirà agli obblighi di segnalazione disposti dalla normativa applicabile.
7. Corrispettivo e condizioni di fatturazione
Il corrispettivo per l’intera durata dell’incarico è stabilito dall’Assemblea con deliberazione del _____________, n. _____________, pari a € _____________. Modalità di pagamento: _____________. Eventuali prestazioni aggiuntive, non previste nel presente incarico, saranno oggetto di separato accordo e fatturate a parte.
8. Durata, rinnovo e recesso
L’incarico ha durata fino al _____________ (indicare termine/numero esercizi). Ciascuna parte potrà recedere anticipatamente dall’incarico con preavviso scritto di _____________ giorni, fermo restando il diritto del Revisore al pagamento delle prestazioni eseguite fino alla data di efficacia del recesso e al ristoro delle spese sostenute.
9. Consegna della documentazione e accesso alla carta di lavoro
Il Revisore manterrà la proprietà delle carte di lavoro e della documentazione prodotta nell’ambito dell’incarico, fatta salva la possibilità per la Società di richiedere, a fronte di motivata esigenza, copie e estratti specifici. La conservazione e l’accesso alla documentazione saranno regolati dalla normativa professionale vigente.
10. Segnalazioni e comunicazioni
Le comunicazioni inerenti il presente incarico dovranno essere inviate ai seguenti recapiti:
Per la Società: _____________
Per il Revisore: _____________
11. Conflitti e risoluzione delle controversie
Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione o esecuzione della presente lettera sarà competente il Foro di _____________, salvo diverso accordo scritto tra le parti.
12. Documenti allegati
Al presente incarico sono allegati:
– elenco dei documenti e informazioni da fornire: _____________;
– piano di revisione e tempistica (se concordato): _____________;
– altro: _____________.
Accettazione
La presente lettera costituisce il documento di incarico ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 39/2010. Con la sottoscrizione la Società accetta formalmente l’incarico e le condizioni qui previste.
Luogo e data: _____________
Per la Società
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________
Per il Revisore
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________
Allegati: _____________
Fac simile lettera di incarico revisore contabile Word
Il fac simile in formato Word consente di scaricare un modello editabile della lettera di incarico, pronto per essere adattato alle specifiche esigenze della società e del revisore, con campi personalizzabili per i dati delle parti, la durata dell’incarico, il corrispettivo e gli allegati. È utile utilizzare il modello Word per integrare la delibera assembleare e per conservare copia firmata nel fascicolo della revisione, in modo da soddisfare i requisiti di documentazione professionale previsti dalla normativa.
