La lettera di incarico RLS è un documento formale che comunica l’avvenuta nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). Serve a dare ufficialità alla scelta effettuata dai lavoratori, a fissare alcuni elementi essenziali dell’incarico e a garantire la tracciabilità della nomina all’interno della documentazione aziendale prevista dalla normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
Indice
Come scrivere una lettera di incarico RLS
Redigere correttamente una lettera di incarico RLS richiede attenzione sia agli aspetti di sostanza che a quelli formali, poiché il documento non è soltanto un atto amministrativo ma rappresenta un elemento di compliance rispetto all’art. 47 del D.Lgs. 81/2008 e alle procedure aziendali di gestione della sicurezza. Prima di procedere con la stesura occorre definire con chiarezza l’oggetto della comunicazione: deve emergere in modo inequivocabile che si tratta della nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza, indicando la fonte normativa di riferimento.
È opportuno che la formulazione iniziale richiami espressamente l’articolo 47 del D.Lgs. 81/2008 e specifichi se la nomina è avvenuta tramite elezione da parte dei lavoratori o per altra modalità prevista dal contratto collettivo applicabile, in modo da lasciare traccia del procedimento seguito. La lettera deve contenere i dati anagrafici completi del nominato, compresi luogo e data di nascita, codice fiscale e recapiti di domicilio o residenza, nonché l’unità organizzativa o il reparto di assegnazione: queste informazioni sono necessarie non solo per l’identificazione ma anche per collegare l’incarico alla specifica realtà aziendale e alla documentazione interna.
Sul piano del contenuto, la lettera dovrebbe riportare una dichiarazione formale del datore di lavoro che attesta l’elezione dell’RLS e la data in cui tale elezione è avvenuta. È buona prassi indicare la durata dell’incarico stabilita, specificando se l’incarico è valido fino a nuova elezione, fino a revoca o per un periodo determinato espresso in anni; tali precisazioni evitano incertezze future e facilitano la gestione dei rinnovi e delle eventuali revoche. La comunicazione deve inoltre contenere la manifestazione di accettazione da parte dell’eletto: l’accettazione, firmata e datata dall’interessato, è necessaria per confermare la volontà del nominato di assumere l’incarico e per certificare la presa visione degli obblighi e delle responsabilità connessi al ruolo. È consigliabile prevedere nella lettera l’indicazione del luogo in cui viene conservato il verbale di elezione; secondo quanto previsto dalla normativa e dalla prassi, una copia del verbale deve essere conservata negli allegati al Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) custodito in azienda, mentre una copia deve essere riconsegnata al rappresentante eletto, così da garantire trasparenza e accessibilità della documentazione.
Dal punto di vista formale, la lettera deve essere sottoscritta dal datore di lavoro con firma e timbro aziendale e deve riportare il nome e la qualifica del sottoscrittore. La sottoscrizione dell’RLS è ugualmente necessaria per l’accettazione dell’incarico; pertanto il documento o gli allegati devono prevedere uno spazio per la firma e per la data da parte del rappresentante. Nella redazione è consigliabile mantenere un linguaggio chiaro e privo di ambiguità, evitando clausole che possano limitare in modo improprio le funzioni riconosciute all’RLS dalla normativa, come il diritto di svolgere attività di vigilanza e di proposta in materia di salute e sicurezza. La lettera non deve modificare o sostituire i poteri e le prerogative stabiliti dalla legge, ma piuttosto attestare l’avvenuta nomina e le modalità pratiche di esercizio dell’incarico nella specifica realtà aziendale.
Ulteriori elementi utili da includere riguardano l’indicazione delle eventuali modalità operative e organizzative concordate per lo svolgimento dell’incarico, ad esempio l’accesso alla documentazione aziendale pertinente, gli orari o le modalità di reperibilità per le attività connesse alla sicurezza, e il riferimento agli eventuali percorsi formativi obbligatori per l’RLS. Anche se tali aspetti non sostituiscono le previsioni legislative, inserirli nella lettera può facilitare il dialogo tra datore di lavoro e rappresentante e prevenire contestazioni. In presenza di particolarità aziendali, come la presenza di più sedi o unità produttive, è utile specificare il perimetro territoriale o organizzativo dell’incarico per evitare sovrapposizioni o incertezze rispetto alle competenze esercitabili dall’RLS.
Va posta attenzione anche agli aspetti documentali e di conservazione: la lettera e il verbale di elezione andranno inseriti nella documentazione di sicurezza aziendale, con indicazione del luogo di conservazione e della persona responsabile dell’archiviazione. La corretta registrazione facilita le attività di controllo interno e ispettivo e consente all’azienda di dimostrare l’adempimento degli obblighi normativi. Infine, pur restando ferme le funzioni indipendenti dell’RLS, il datore di lavoro può richiamare nella missiva la disponibilità a collaborare con il rappresentante per favorire la partecipazione dei lavoratori alle attività di prevenzione, a supportare la formazione necessaria e a garantire le condizioni per lo svolgimento del mandato nel rispetto delle disposizioni di legge. Per la modulistica e i fac-simile si possono consultare risorse specializzate che forniscono template editabili e adeguabili alla specificità aziendale, tenendo sempre presente che ogni modello deve essere personalizzato in base all’organizzazione, al contratto collettivo applicato e alle eventuali disposizioni interne.
Esempio lettera di incarico RLS
_______________ (Luogo), li _____________ (Data)
Spett.le
_______________ (Ragione sociale dell’azienda)
Sede legale: _______________________________________________________
Partita IVA / C.F.: __________________________________________________
Oggetto: Nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS)
Il/La sottoscritto/a ____________________________________________________
In qualità di _________________________________________________________
(datore di lavoro / legale rappresentante / altro: _____________)
DICHIARA
che, in conformità con l’art. 47 del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, in data _____________ è stato eletto, quale Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), il/la Sig./Sig.ra:
Nome e Cognome: ____________________________________________________
Nato/a a: ______________ il: _____________
Codice Fiscale: ____________________________________________________
Domicilio/residenza: ________________________________________________
Reparto/Unità organizzativa: ________________________________________
Durata dell’incarico: __________________________________________________
(Es.: fino a nuova elezione / fino a revoca / per il mandato di anni __________)
Si precisa che il verbale di elezione:
– una copia sarà conservata negli allegati al Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) custodito presso: ________________________________;
– una copia è stata consegnata al rappresentante eletto.
Il/La sottoscritto/a richiede al/alla predetto/a Sig./Sig.ra di voler accettare l’incarico di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza, con i compiti e le funzioni previsti dalla normativa vigente.
Firma e timbro del datore di lavoro:
_________________________________________
Nome e Cognome: ____________________________________________________
Qualifica: __________________________________________________________
Firma: _____________________________________________________________
Timbro aziendale: ___________________________________________________
Accettazione dell’incarico da parte dell’eletto/a RLS
Il/La sottoscritto/a ____________________________________________________
Dichiara di aver preso visione della nomina a Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza e di accettare l’incarico ai sensi dell’art. 47 del D.Lgs. 81/2008.
Luogo _______________________ Data _______________
Firma RLS: __________________________________________________________
Nome e Cognome: ____________________________________________________
Fac simile lettera di incarico RLS Word
Il fac simile in formato Word consente di compilare e adattare facilmente la lettera di incarico RLS alla specifica realtà aziendale, inserendo i dati anagrafici, la data di elezione e le indicazioni operative richieste per la corretta conservazione della documentazione.
