La lettera di incarico RSPP esterno è un documento formale con cui il datore di lavoro affida a un soggetto esterno la responsabilità del Servizio di Prevenzione e Protezione, ai sensi dell’art. 17, comma 1, lett. b) del D.Lgs. 81/2008. Serve a chiarire i limiti e l’estensione dell’incarico, a documentare la sussistenza dei requisiti professionali del consulente, a definire durata, compenso, modalità di fatturazione, obblighi di riservatezza e condizioni di sostituzione, nonché a costituire prova dell’adempimento di un obbligo previsto dalla normativa sulla sicurezza sul lavoro.
Indice
Come scrivere una lettera di incarico RSPP esterno
La redazione di una lettera di incarico RSPP esterno deve rispondere a criteri di chiarezza, completezza e conformità normativa, perché il documento non è soltanto un atto formale ma anche uno strumento di gestione della responsabilità in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro. Prima di procedere alla stesura è opportuno verificare la normativa applicabile, in particolare il D.Lgs. 81/2008 e successive integrazioni, con riferimento specifico all’articolo 17 che disciplina l’individuazione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione e all’articolo 32 che definisce i requisiti professionali richiesti al RSPP; la lettera deve richiamare esplicitamente tali riferimenti normativi.
Nella parte iniziale del documento occorre identificare con precisione il datore di lavoro e la ditta: ragione sociale, forma giuridica, sede legale, unità produttiva interessata, partita IVA e codice fiscale e i dati del rappresentante legale, così da evitare ambiguità in caso di più unità operative o soggetti collegati. I dati anagrafici e fiscali devono essere completi anche per il professionista incaricato, includendo nome, luogo e data di nascita, codice fiscale, recapiti professionali, titoli di studio e iscrizioni ad albi o elenchi e copia della documentazione formativa prevista dall’articolo 32; è buona pratica allegare o indicare espressamente i documenti comprovanti i requisiti e dichiarare che tali documenti sono acquisiti agli atti aziendali.
La lettera deve indicare chiaramente la decorrenza e la durata dell’incarico, con eventuale clausola di rinnovo o modalità di proroga, oltre al preavviso richiesto per la risoluzione anticipata; questi elementi sono fondamentali per governare il rapporto contrattuale e per definire i termini di responsabilità in caso di inosservanze o infortuni verificatisi durante periodi contigui alla cessazione dell’incarico.
Il contenuto dell’incarico deve riprodurre le mansioni e i compiti previsti dall’articolo 33 del D.Lgs. 81/2008, descrivendo le attività di identificazione dei rischi, la partecipazione alla valutazione dei rischi, la proposta di misure di prevenzione e protezione, la collaborazione alla redazione e all’aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), la predisposizione di procedure e programmi di formazione, la partecipazione alla riunione periodica e il coordinamento con figure quali il Medico Competente e, se necessario, con servizi antincendio e altre autorità.
È importante articolare la descrizione delle prestazioni in modo che sia chiaro quali attività sono comprese nel compenso e quali eventuali attività straordinarie saranno oggetto di specifico accordo e compenso separato; la determinazione del compenso, le modalità e i termini di fatturazione e pagamento devono pertanto essere indicati con precisione, così come le eventuali spese rimborsabili e la relativa documentazione probatoria.
La lettera deve inserire un espresso impegno del professionista alla riservatezza sulle informazioni aziendali e sui processi produttivi, con l’indicazione delle eccezioni imposte dalla legge, e può disciplinare il trattamento dei dati personali in conformità al D.Lgs. 196/2003 e al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), precisando le finalità del trattamento e le eventuali autorizzazioni al trasferimento dei dati.
È inoltre consigliabile prevedere clausole relative alla responsabilità professionale e alla copertura assicurativa: indicare la presenza di una polizza RC professionale attiva con numero di polizza e periodo di validità contribuisce a tutelare il datore di lavoro.
Per quanto riguarda la gestione operativa, la lettera dovrebbe prevedere modalità di collaborazione e di comunicazione con i referenti aziendali, la periodicità delle relazioni tecniche previste, l’obbligo di segnalazione di criticità e la partecipazione a sopralluoghi, verifiche e audit; la documentazione resa dall’RSPP, quale relazioni, verbali di sopralluogo e aggiornamenti del DVR, andrà specificata e concordata.
Non vanno trascurati aspetti pratici come la disciplina della sostituzione temporanea in caso di impedimento dell’RSPP, con indicazione di criteri per la scelta del sostituto e per la continuità delle prestazioni. È opportuno prevedere una clausola che richiami la normativa applicabile e che stabilisca che per quanto non espressamente previsto si farà riferimento alla legge e agli usi di buona pratica professionale; tale clausola facilita l’interpretazione in caso di eventuali controversie.
Prima della sottoscrizione finale è buona prassi far verificare il testo a un consulente legale o a un professionista della sicurezza per assicurare la coerenza con le specifiche caratteristiche aziendali e con il rischio specifico dell’attività svolta, e conservare copia firmata agli atti aziendali come documentazione di conformità agli obblighi di legge.
Esempio lettera di incarico RSPP esterno
1) Datore di lavoro / Ditta
– Ragione sociale: _____________
– Forma giuridica: _____________
– Sede legale: _____________
– Unità produttiva/sede operativa (se diversa): _____________
– Partita IVA: _____________
– Codice fiscale: _____________
– Rappresentante legale (nome e qualifica): _____________
– Indirizzo PEC / email / telefono: _____________
2) Dati del professionista incaricato (RSPP esterno)
– Nome e cognome: _____________
– Nato a: _____________ il: _____________
– Codice fiscale: _____________
– Indirizzo professionale / sede operativa: _____________
– Recapiti (PEC / email / telefono): _____________
– Titoli di studio, iscrizioni ad albi o elenchi e documentazione formativa ai sensi dell’art. 32 D.Lgs. 81/2008: _____________
– Copertura assicurativa RC professionale (compagnia / n. polizza / validità): _____________
3) Conferimento dell’incarico
Il/La sottoscritto/a, in qualità di Datore di lavoro della società sopra indicata, conferisce al/alla Sig./Sig.ra _____________ l’incarico di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) esterno ai sensi dell’art. 17, comma 1, lett. b) del D.Lgs. 81/2008, con decorrenza dal _____________ e validità fino al _____________ salvo revoca anticipata o rinnovo.
Il/La professionista dichiara di possedere i requisiti e le capacità professionali previsti dall’art. 32 del D.Lgs. 81/2008 e di essere in possesso della documentazione comprovante tali requisiti, che rimane acquisita agli atti dell’azienda: _____________
4) Compiti e mansioni dell’RSPP (in conformità a quanto previsto dall’art. 33 del D.Lgs. 81/2008)
– Individuazione dei fattori di rischio presenti nell’ambiente di lavoro e partecipazione alla valutazione dei rischi;
– Proposta di misure tecniche, organizzative, procedurali e di protezione individuale da adottare;
– Collaborazione alla elaborazione, attuazione e aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) e di eventuali piani di miglioramento;
– Elaborazione di procedure e istruzioni di sicurezza e supporto per l’attuazione delle stesse;
– Predisposizione e collaborazione per i programmi di informazione, formazione e addestramento del personale;
– Collaborazione nell’organizzazione del servizio di prevenzione e protezione e partecipazione alla riunione periodica;
– Sopralluoghi, verifiche periodiche e redazione di relazioni tecniche e segnalazioni scritte sulle condizioni di rischio e sulle azioni correttive necessarie;
– Interfaccia e coordinamento con il Medico Competente, con il Servizio Prevenzione Incendi, con eventuali consulenti esterni e con le autorità competenti;
– Supporto nella gestione delle emergenze e nella predisposizione e aggiornamento dei piani di emergenza e delle procedure antincendio/evacuazione;
– Assistenza al Datore di lavoro nell’adempimento degli obblighi di legge in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro.
5) Obblighi specifici del professionista
– Svolgere l’incarico con diligenza, indipendenza e professionalità, rispettando le normative vigenti;
– Tenere aggiornati il Datore di lavoro e i referenti aziendali sullo stato della sicurezza e su eventuali criticità e interventi necessari;
– Redigere e consegnare documentazione e rapporti periodici concordati: _____________ (es. relazione semestrale, verbali sopralluoghi, DVR aggiornamenti, ecc.);
– Comunicare tempestivamente eventuali conflitti di interesse o situazioni che possano pregiudicare l’imparzialità nello svolgimento dell’incarico;
– Partecipare alle riunioni previste e concordate e a eventuali ispezioni/udit di valutazione aziendali.
6) Obbligo di riservatezza
Il/La professionista incaricato/a si impegna a mantenere il più stretto riserbo e segreto professionale su tutte le informazioni, i processi produttivi, i dati aziendali, i piani, le procedure e ogni altro elemento di carattere confidenziale di cui venga a conoscenza nello svolgimento dell’incarico, e a non divulgare tali informazioni a terzi senza espressa autorizzazione scritta del Datore di lavoro, salvo quanto previsto da obblighi di legge: _____________
7) Compenso e modalità di fatturazione/pagamento
– Compenso concordato: _____________
– Modalità e termini di pagamento: _____________
– Eventuali rimborsi spese: _____________
8) Durata, recesso e sostituzione
– Durata incarico: dalla data _____________ al _____________ (eventuali proroghe: _____________)
– Preavviso per recesso da una delle parti: _____________ giorni
– Modalità di sostituzione temporanea dell’RSPP in caso di impedimento: _____________
9) Trattamento dei dati personali
I dati personali comunicati saranno trattati dal Datore di lavoro e dal professionista per le finalità connesse all’esecuzione del presente incarico nel rispetto del D.Lgs. 196/2003 e del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Il/La professionista autorizza il trattamento dei dati necessari per lo svolgimento dell’incarico: _____________
10) Norme di riferimento
Il presente incarico viene conferito in conformità alle disposizioni del D.Lgs. 81/2008 e successive modifiche e integrazioni. Per quanto non espressamente previsto si fa riferimento alle normative vigenti e agli usi di buona pratica professionale.
Luogo e data conferimento: _____________
Per accettazione dell’incarico e presa visione di quanto sopra:
Firma del Datore di lavoro / Legale rappresentante
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________________________
Data: _____________
Accettazione dell’incarico da parte del RSPP esterno
Dichiaro di accettare l’incarico alle condizioni sopra indicate, di possedere i requisiti di legge e di impegnarmi al rispetto degli obblighi previsti.
Nome e cognome: _____________
Firma: _____________________________
Data: _____________
Fac simile lettera di incarico RSPP esterno Word
Per facilitare la compilazione e la personalizzazione del documento è consigliabile utilizzare un fac‑simile in formato Word che consenta di inserire i dati aziendali e del professionista, modificare le clausole economiche e adattare la descrizione dei compiti alle specifiche esigenze dell’unità produttiva. Il modello in formato Word permette inoltre di allegare facilmente la documentazione comprovante i requisiti professionali e di archiviare digitalmente la versione firmata.
