La lettera di incarico per trasferta dipendente è un documento formale mediante il quale il datore di lavoro dispone l’invio temporaneo di un lavoratore in una sede diversa da quella prevista dal contratto di lavoro. Serve a definire con chiarezza i termini dell’incarico esterno, indicando il periodo, la località, le modalità operative e il trattamento economico relativo a indennità e rimborsi, nonché a disciplinare gli obblighi reciproci tra datore di lavoro e dipendente durante lo svolgimento della trasferta.
Indice
Come scrivere una lettera di incarico trasferta dipendente
La redazione di una lettera di incarico per trasferta richiede attenzione sia agli aspetti sostanziali sia a quelli formali, poiché il documento costituisce la base dell’accordo operativo tra azienda e lavoratore e condiziona le conseguenze economiche e amministrative derivate dalla trasferta. In primo luogo è opportuno collocare la trasferta nel quadro giuridico corretto: la trasferta è un cambiamento provvisorio del luogo di lavoro e non configura un trasferimento definitivo, pertanto le condizioni contrattuali di base del rapporto di lavoro restano inalterate salvo quanto espressamente previsto nella lettera. La dichiarazione che si tratta di una misura temporanea evita equivoci sul carattere dell’assegnazione e tutela entrambe le parti rispetto a possibili contestazioni relative alla mobilità del lavoratore.
La lettera deve descrivere con precisione i dati identificativi del dipendente, comprese eventuali informazioni amministrative quali matricola, qualifica e reparto di appartenenza, così da evitare incertezze amministrative nella gestione della pratica. È fondamentale indicare il periodo preciso della trasferta, con date di inizio e fine o, nel caso di incarico a termine indeterminato ma soggetto a sviluppo progressivo, fornire criteri per la determinazione dei tempi. Devono essere altresì chiarate le modalità di viaggio previste, specificando il mezzo principale e le condizioni particolari, ad esempio l’utilizzo di autovettura aziendale o di autovettura privata; nel secondo caso è opportuno riportare la targa e le caratteristiche del veicolo ai fini delle eventuali contestazioni e per il calcolo dell’indennità chilometrica.
Dal punto di vista economico la lettera deve stabilire le modalità di riconoscimento dell’indennità di trasferta e dei rimborsi spese. È prassi indicare un’indennità forfettaria giornaliera e le regole per il rimborso di viaggio, vitto e alloggio, precisando i massimali o la modalità di rimborso a documento. Le disposizioni relative all’indennità chilometrica devono richiamare i criteri di calcolo applicabili, facendo riferimento alle tariffe di riferimento come quelle comunemente correlate all’ACI, e indicare eventuali limiti relativi alla potenza fiscale del veicolo. È inoltre opportuno definire se alcune spese sono rimborsate soltanto previa presentazione di giustificativi oppure con criteri forfettari, e chiarire l’impatto fiscale e contributivo delle indennità erogate, ove possibile fornendo indicazioni conformi alla normativa fiscale e alla prassi degli enti competenti.
La disciplina della rendicontazione rappresenta un elemento centrale della lettera. Vanno stabiliti i documenti ammissibili per il rimborso, come scontrini fiscali, fatture, biglietti di trasporto e note carburante, e i termini entro i quali il dipendente deve presentare la nota spese e la relativa documentazione. È consigliabile indicare le procedure operative per la presentazione, specificando se la nota spese dovrà essere consegnata in forma cartacea o tramite canali elettronici aziendali, e il termine massimo per la richiesta di rimborso, in modo da evitare ritardi nella contabilizzazione e allineare i processi amministrativi interni.
La lettera deve altresì richiamare gli obblighi del dipendente durante la trasferta. È indispensabile che il lavoratore si impegni a svolgere le attività assegnate con diligenza, a rispettare le norme di sicurezza aziendali e le disposizioni locali e a informare tempestivamente il responsabile in caso di variazioni dei tempi o delle modalità dell’incarico. La conservazione e la consegna della documentazione giustificativa per le spese sostenute deve essere esplicitata per evitare controversie sul riconoscimento dei rimborsi. Sul versante aziendale andranno invece chiarite la facoltà di revoca o di modifica dell’incarico per motivate esigenze organizzative e i termini di preavviso, tenendo conto della buona fede e dell’equilibrio contrattuale.
È buona prassi includere nella lettera clausole relative alla sicurezza e alla responsabilità durante la trasferta, in particolare per attività che comportano rischi specifici o la guida di veicoli. Vanno definiti i limiti di responsabilità dell’azienda e le eventuali coperture assicurative previste per sinistri avvenuti durante lo svolgimento dell’incarico. Parimenti è utile prevedere indicazioni sulla privacy e sul trattamento dei dati personali che potrebbero emergere durante le attività esterne, richiamando il rispetto della normativa vigente e le policy aziendali applicabili.
Infine la formalizzazione della lettera attraverso la sottoscrizione da parte del legale rappresentante dell’azienda e la firma per accettazione del dipendente costituisce il suggello dell’accordo. La presenza di uno spazio per il timbro aziendale e per la presa visione del lavoratore rafforza la validità documentale dell’incarico. Una corretta redazione e conservazione di tale documento facilita la gestione amministrativa, la conformità fiscale e la tutela in caso di contestazioni, contribuendo a prevenire controversie e a garantire un chiaro quadro di diritti e obblighi durante l’esecuzione dell’incarico di trasferta.
Esempio lettera di incarico trasferta dipendente
Oggetto: Lettera di incarico per trasferta
Spett.le
Azienda: _____________
Sede legale: _____________
Partita IVA / Codice fiscale: _____________
Data: _____________
Prot. n.: _____________
Al Sig./Alla Sig.ra: _____________
Qualifica: _____________
Matricola: _____________
Reparto/Unità organizzativa: _____________
Premesso che:
– La trasferta è un cambiamento provvisorio del luogo di lavoro e non costituisce trasferimento definitivo;
– Il/la dipendente è disponibile ad effettuare la trasferta secondo le modalità e i termini indicati nella presente;
Si conferisce incarico al/alla Sig./Sig.ra _____________ di svolgere le seguenti attività fuori sede:
1) Periodo della trasferta
– Data inizio: _____________
– Data fine: _____________
– Orario previsto di partenza: _____________
– Orario previsto di rientro: _____________
2) Località di destinazione e motivo della trasferta
– Località (città / indirizzo): _____________
– Motivo/attività da svolgere: _____________
3) Modalità di viaggio (barrare o compilare)
– Mezzo principale utilizzato: _____________ (auto propria / auto aziendale / treno / aereo / altro)
– In caso di auto propria: targa: _____________; potenza fiscale (CV): _____________
4) Indennità e rimborsi
– Indennità forfettaria giornaliera riconosciuta: € _____________
– Rimborso spese viaggio (biglietti/benzina/taxi): rimborsate su presentazione di giustificativi: SÌ ☐ NO ☐
– Rimborso pasti: rimborsati su presentazione di giustificativi fino a € _____________ per pasto / forfettario € _____________
– Rimborso alloggio: rimborsato su presentazione di giustificativi fino a € _____________ per notte / secondo spesa effettiva
– Indennità chilometrica (se utilizzo autovettura personale): € _____________ per km, secondo tariffe ACI (tariffa applicata: € _____________/km). Il rimborso è previsto fino a veicoli con potenza fiscale non superiore a 17 cavalli fiscali (20 se diesel).
– Eventuali altre spese rimborsabili: _____________
5) Modalità di rendicontazione e termini
– Le spese saranno rimborsate esclusivamente dietro presentazione di idonei documenti giustificativi (scontrini fiscali, fatture, biglietti, note carburante, ecc.).
– Termine per presentazione nota spese e documentazione: entro _____________ giorni dal rientro.
– Modalità di presentazione: _____________ (cartacea / elettronica tramite portale aziendale / altro)
6) Obblighi del dipendente
– Svolgere le attività assegnate con diligenza e osservare le norme di sicurezza aziendali e le disposizioni locali.
– Informare tempestivamente il proprio responsabile in caso di variazioni dei tempi o delle modalità della trasferta.
– Conservare e consegnare tutta la documentazione giustificativa per le spese sostenute.
7) Durata e revoca
– La presente trasferta ha durata temporanea come da periodo sopra indicato.
– Il datore di lavoro si riserva la facoltà di revocare o modificare l’incarico per motivate esigenze organizzative, dandone comunicazione al dipendente con congruo preavviso.
8) Altro
– Timbro aziendale (consigliato): _____________
– Eventuali note aggiuntive: _____________
Letta, approvata e sottoscritta per accettazione.
Luogo e data: _____________
Per l’Azienda
Legale Rappresentante: _____________
Qualifica: _____________
Firma: ___________________________
Per presa visione e accettazione
Il/La dipendente: _____________
Data: _____________
Firma: ___________________________
Fac simile lettera di incarico trasferta dipendente Word
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word, pronto per essere scaricato e personalizzato con i dati aziendali e del dipendente prima della stampa o dell’invio digitale.
