La redazione di una lettera di revoca incarico professionale richiede attenzione alla forma e al contenuto perché, pur essendo un atto semplice nella sostanza, influenza diritti e obblighi reciproci tra cliente e professionista. In primo luogo è necessario garantire che i dati anagrafici e di contatto di entrambe le parti siano chiari e completi: il mittente deve indicare nome, cognome, indirizzo, codice fiscale o partita IVA, recapiti telefonici e indirizzo PEC o e-mail, mentre il destinatario deve essere individuato con precisione mediante nome dello studio o della società, indirizzo e, se disponibile, PEC. La corretta identificazione delle parti evita incertezze sulla destinataria della comunicazione e costituisce una delle condizioni minime per la sua efficacia. Nella testata della comunicazione è opportuno inserire la data e il luogo di redazione e un oggetto sintetico che indichi esplicitamente la natura dell’atto, ad esempio “Revoca incarico professionale” seguito da un breve riferimento all’incarico cui si riferisce la revoca.
Indice
Come scrivere una lettera di revoca incarico professionale
Occorre poi richiamare in modo preciso i riferimenti dell’incarico: la data in cui il mandato è stato conferito e la descrizione dell’oggetto, che può essere la rappresentanza in una causa civile identificata con il numero di ruolo e il tribunale competente, la fornitura di servizi contabili per un determinato periodo, o altro servizio specifico. Un riferimento documentale accurato riduce i margini di contestazione e consente di delimitare temporalmente e oggettivamente l’ambito delle prestazioni oggetto della revoca. La dichiarazione di revoca deve essere espressa in termini chiari e non ambigui. È opportuno richiamare, ove ritenuto utile, la norma codicistica di riferimento, ad esempio l’art. 2237 del codice civile per gli incarichi professionali, per conferire alla comunicazione una chiara cornice giuridica. La formulazione deve essere inequivocabile circa la volontà di cessare il rapporto e circa l’efficacia temporale della revoca: si può precisare che la revoca opera con effetto immediato oppure indicare una data diversa in cui la revoca avrà efficacia, fermo restando che la revoca comunicata resta efficace dalla data di ricezione da parte del professionista.
La lettera deve anche contenere richieste accessorie correlate alla cessazione del mandato. Tra queste è fondamentale la richiesta di restituzione della documentazione originale, dei fascicoli e di ogni titolo o documento relativo all’incarico. È consigliabile chiedere l’elenco dettagliato dei documenti in possesso del professionista e concordare le modalità e i tempi per la loro riconsegna o ritiro. Parallelamente, il mittente può richiedere la trasmissione di una nota spese o parcella dettagliata e graduata per le prestazioni effettivamente rese fino alla data di revoca, in modo da consentire una valutazione preventiva dei costi da liquidare. Pur potendo il cliente eccepire eventuali contestazioni sulla congruità delle somme, il diritto del professionista al compenso per quanto già eseguito è tutelato e occorre gestire la questione attraverso una logica documentale e contrattuale che consenta di liquidare eventuali crediti maturati.
È importante mantenere toni professionali e concisi nella redazione. Le motivazioni della revoca non sono sempre obbligatorie, ma possono risultare utili a fini chiarificatori: ragioni di mancata fiducia, difficoltà organizzative, sopravvenuti impedimenti di salute o semplici divergenze di vedute possono essere indicate con formule limitate e non accusatorie. Il linguaggio deve evitare espressioni offensive o diffamatorie che possano generare contenziosi di diversa natura. Dal punto di vista formale, il documento deve essere sottoscritto dal mittente; quando la comunicazione avviene tramite PEC, la firma elettronica o la sottoscrizione scansita accompagnata dall’invio dall’indirizzo PEC del mittente garantisce adeguata tracciabilità. Per una maggiore efficacia probatoria, è opportuno conservare copia della comunicazione inviata e della ricevuta di avvenuta consegna o della ricevuta di ritorno.
La scelta del mezzo di trasmissione incide sulla certezza della data di ricezione: la raccomandata con avviso di ricevimento fornisce una prova cartacea della consegna, mentre la PEC produce una ricevuta elettronica opponibile che attesta l’invio e la consegna del messaggio nella casella certificata del destinatario. In situazioni più delicate o di possibile contenzioso, inviare la comunicazione con entrambi i mezzi aumenta le garanzie. È inoltre opportuno verificare se il mandato originario contiene clausole specifiche relative alla revoca o al preavviso e conformare la comunicazione a tali previsioni per evitare contestazioni contrattuali. Infine, in presenza di fascicoli processuali o amministrativi in corso, il cliente dovrebbe valutare insieme a un nuovo professionista la tempistica di subentro e la necessità di comunicare la sostituzione al giudice o agli uffici competenti per garantire la continuità della tutela dei propri interessi.
Esempio lettera di revoca incarico professionale
Oggetto: Revoca incarico professionale
Spett.le _____________________________,
Con la presente, in riferimento all’incarico a Lei/alla S.V. conferito in data _____________________________, avente ad oggetto _____________________________ (es. “causa civile n. __________”, “servizi contabili per il periodo __________”, ecc.), La informo formalmente della mia volontà di revocare il suddetto incarico professionale.
Pertanto, ai sensi dell’art. 2237 c.c. e delle norme applicabili, revoco con effetto immediato l’incarico conferitoLe in data _____________________________ e La invito a considerarsi da me sollevato/a da ogni ulteriore obbligo di rappresentanza o esecuzione relativo alla pratica indicata.
Motivazione (facoltativa): _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Al fine di consentire una regolare chiusura della pratica, La invito a:
– sospendere immediatamente ogni ulteriore attività e ad astenersi dal compiere atti ulteriori senza mio espresso consenso;
– restituire tutta la documentazione originale, i fascicoli, eventuali titoli e documenti relativi all’incarico, nonché copie degli atti depositati o prodotti per la pratica;
– trasmettere, entro ___ giorni dalla ricezione della presente, una nota spese / parcella dettagliata e graduata delle prestazioni rese fino alla data di revoca, unitamente al riepilogo dei documenti consegnati o in suo possesso;
– confermare per iscritto l’avvenuta presa in carico della presente comunicazione di revoca e indicare le modalità e i termini per la riconsegna dei documenti.
Resta inteso che il compenso dovuto per l’attività già svolta dovrà essere liquidato nella misura spettante ai sensi di legge e dell’accordo contrattuale intercorrente, fatte salve eventuali contestazioni di mia parte.
Modalità di invio della presente: _______________ (PEC / Raccomandata A.R. / consegna a mano)
La revoca si intende efficace dalla data di ricezione della presente comunicazione da parte Sua.
Rimango a disposizione per concordare le modalità di consegna/ritiro dei documenti e per ogni chiarimento necessario.
Distinti saluti.
Firma: _____________________________
Nome e Cognome: _____________________________
Allegati (se presenti): ________________________________________________________________
Fac simile lettera di revoca incarico professionale Word
Di seguito viene proposto un fac simile in formato Word che può essere scaricato, personalizzato e salvato come documento editabile per la stampa o l’invio tramite PEC; il modello è pensato per garantire la completezza dei dati e facilitare la stampa su carta intestata o l’invio elettronico. Personalizzare sempre i campi relativi ai dati delle parti, alla descrizione dell’incarico e alle modalità di consegna dei documenti prima dell’invio.
