Il fac-simile di nomina preposto alla somministrazione è un documento interno e, quando necessario, anche un atto da allegare a una pratica amministrativa, con cui il titolare o il legale rappresentante individua formalmente una persona incaricata di sovrintendere all’attività di somministrazione di alimenti e bevande presso un determinato esercizio. Serve a rendere chiaro chi svolge il ruolo operativo, quali sono i riferimenti dell’attività e da quando decorre l’incarico.
Questo modello è utile in fase di avvio dell’attività, in caso di variazione del preposto, oppure quando l’organizzazione dell’esercizio richiede di formalizzare in modo espresso l’attribuzione di un incarico connesso alla somministrazione. La sua funzione non è solo descrittiva: un testo ben redatto aiuta a evitare ambiguità sui soggetti coinvolti, sui poteri conferiti e sull’effettiva accettazione della nomina.
Per questo motivo il documento va compilato con attenzione, usando dati completi e coerenti con quelli dell’azienda, dell’esercizio e della persona nominata. Una formulazione imprecisa, dati anagrafici incompleti o un oggetto generico possono ridurre la chiarezza del testo e creare problemi nella gestione interna o nei rapporti con gli uffici competenti.
Indice
Come scrivere una nomina preposto alla somministrazione
La nomina del preposto alla somministrazione deve essere scritta come un atto chiaro, essenziale e coerente con l’attività effettivamente svolta dall’impresa. Non si tratta di un testo meramente formale, perché il documento individua una persona che viene indicata come referente operativo per la somministrazione di alimenti e bevande presso uno specifico esercizio. Proprio per questo occorre partire dai dati identificativi dell’azienda o dell’impresa senza lasciare spazi vaghi o formule generiche. La denominazione o ragione sociale va riportata esattamente come risulta nei documenti ufficiali dell’attività, insieme alla forma giuridica, al codice fiscale, alla partita IVA, alla sede legale e alla sede operativa o all’esercizio di somministrazione. Se l’esercizio è conosciuto con un’insegna commerciale, è opportuno indicarla in modo preciso, perché aiuta a collegare la nomina al punto vendita o al locale corretto. Quando esiste un numero di autorizzazione, licenza o una pratica SUAP già presentata, è prudente inserirlo se serve a richiamare senza incertezze la posizione amministrativa interessata.
La parte introduttiva del documento deve identificare con precisione anche il soggetto che firma la nomina. Il titolare, l’amministratore o il legale rappresentante va indicato con nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza e qualifica. Non è un dettaglio secondario: la validità pratica del documento dipende anche dalla capacità di chi firma di rappresentare l’impresa o l’esercizio. Se la persona che sottoscrive ha poteri diversi da quelli del legale rappresentante, conviene chiarire il titolo in base al quale interviene, in modo da evitare dubbi sulla provenienza dell’atto.
L’oggetto deve essere formulato in modo diretto, perché serve a far comprendere subito la finalità del documento. Una dicitura come “Nomina del preposto alla somministrazione presso l’esercizio sito in…” è adeguata perché collega l’incarico al luogo in cui l’attività viene svolta. È utile evitare oggetti troppo sintetici, come “Nomina responsabile”, perché non chiariscono la specifica funzione affidata né il contesto di riferimento. Anche il luogo dell’esercizio deve essere descritto con precisione, perché la nomina non riguarda l’impresa in astratto ma lo specifico esercizio o punto di somministrazione indicato nell’atto.
La parte centrale del testo deve contenere la premessa fattuale e la nomina vera e propria. Nella premessa è corretto richiamare che l’attività di somministrazione viene svolta presso un certo esercizio e che occorre individuare un soggetto preposto allo svolgimento delle funzioni operative connesse alla somministrazione. La formula di nomina deve essere esplicita: il soggetto indicato viene nominato quale preposto alla somministrazione, con decorrenza da una data determinata o fino a revoca, se il rapporto è destinato a proseguire senza una scadenza predeterminata. Quando il documento ha effetti organizzativi o amministrativi rilevanti, è preferibile che la decorrenza sia chiara, perché consente di stabilire da quando l’incarico produce effetti e da quando la persona individuata assume il ruolo assegnato.
Nel descrivere le funzioni del preposto conviene usare un linguaggio prudente e realistico. Il testo può precisare che il preposto è incaricato di sovrintendere alle attività di somministrazione e di garantire il rispetto delle disposizioni normative, regolamentari e autorizzative applicabili all’esercizio, nei limiti delle proprie funzioni e responsabilità. È opportuno non eccedere con formulazioni troppo ampie, che attribuirebbero alla persona responsabilità non volute o non coerenti con il contesto concreto. Allo stesso modo, non è utile inserire definizioni astratte o obblighi non verificati caso per caso. Il documento deve descrivere ciò che l’azienda intende realmente affidare al preposto, lasciando alla disciplina applicabile il perimetro esatto delle responsabilità.
Un aspetto decisivo riguarda l’effettività dell’incarico. La nomina non dovrebbe apparire come una semplice intestazione di comodo, ma come l’attribuzione di una funzione concreta, affidata a una persona che abbia la possibilità reale di svolgerla. Se l’attività viene organizzata in modo tale da rendere il preposto solo nominale, il documento perde chiarezza e credibilità. Per questo è consigliabile che il testo contenga una formula che richiami la concretezza dell’incarico, cioè che la funzione sia esercitabile in modo effettivo. Anche quando la nomina è usata soprattutto per un adempimento amministrativo, il contenuto deve essere coerente con l’assetto operativo dell’esercizio.
Il documento deve poi identificare con precisione il preposto nominato. Anche qui servono nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e residenza. Se è utile ai fini pratici, si può aggiungere un riferimento alla qualifica o al rapporto con l’azienda, purché il dato sia pertinente e non generi equivoci. In molti casi la persona nominata firma per accettazione, ed è una scelta da considerare molto opportuna perché dimostra che la nomina è stata conosciuta, accettata e compresa. La dichiarazione di accettazione può richiamare l’informazione sui compiti affidati e il possesso dei requisiti richiesti dalla normativa e dalla disciplina applicabile, senza esagerare con formule tecniche non necessarie. Se il preposto deve possedere attestati, requisiti professionali o altra documentazione, la loro presenza dovrebbe essere verificata prima della sottoscrizione e, se richiesto, richiamata negli allegati.
Gli allegati hanno una funzione importante, perché sostengono la nomina con documenti che aiutano a dimostrare l’identità e l’idoneità della persona incaricata. In genere è utile allegare la copia del documento di identità del preposto e del titolare o legale rappresentante, oltre all’attestato di formazione, all’abilitazione o alla documentazione che prova i requisiti professionali, se prevista dal caso concreto. Può essere inserita anche un’autocertificazione dei requisiti o un curriculum sintetico quando ciò serve a chiarire l’esperienza utile ai fini dell’incarico. Non bisogna però allegare materiale superfluo o non pertinente, perché ogni documento aggiuntivo deve avere una ragione precisa e non deve ampliare inutilmente il trattamento dei dati personali.
La data e il luogo di sottoscrizione non vanno mai trascurati. Il luogo serve a collocare materialmente l’atto, mentre la data stabilisce il momento in cui la nomina viene formalizzata. Le firme sono altrettanto decisive: quella del titolare o legale rappresentante attesta l’adozione dell’atto, quella del preposto per accettazione rende evidente l’adesione all’incarico. Se il documento deve essere presentato a un ufficio competente, conviene verificare in anticipo se siano richieste firme autografe, firma digitale o ulteriori modalità di trasmissione. Un documento ben firmato ma trasmesso con modalità non corrette può comunque richiedere integrazioni o ripresentazioni.
È buona prassi conservare una copia del documento completo, comprensiva degli allegati, sia per uso interno sia per eventuali verifiche successive. La conservazione ordinata è utile quando cambiano il preposto, l’insegna, l’assetto societario o la sede dell’esercizio, perché consente di ricostruire con facilità la cronologia delle nomine e delle eventuali revoche. Anche in caso di controlli da parte degli uffici o di necessità organizzative interne, disporre di una copia aggiornata evita incertezze sulla persona incaricata e sul periodo di efficacia della nomina.
Quando il documento viene utilizzato come allegato a una pratica amministrativa, oppure quando il preposto viene inserito in un assetto organizzativo complesso, può essere opportuno far verificare il testo da un consulente, da un professionista di fiducia o dall’ufficio competente, soprattutto se esistono regole locali o modulistiche specifiche. Questa attenzione è utile anche quando la nomina si intreccia con profili di responsabilità aziendale o con l’organizzazione interna del lavoro. Un controllo preventivo consente di adattare il fac-simile al caso concreto, evitando formule incompatibili con l’attività svolta o con i requisiti richiesti nel territorio di riferimento.
Esempio nomina preposto alla somministrazione
DENOMINAZIONE / RAGIONE SOCIALE: ___________
FORMA GIURIDICA: _________
CODICE FISCALE: _________
PARTITA IVA: _________
SEDE LEGALE: _________
SEDE OPERATIVA / ESERCIZIO DI SOMMINISTRAZIONE: _________
INSEGNA DELL’ESERCIZIO: _________
EVENTUALE N. AUTORIZZAZIONE / LICENZA / PRATICA SUAP: _________
OGGETTO: Nomina del preposto alla somministrazione presso l’esercizio sito in _________
Il/La sottoscritto/a _________ nato/a a _________ il _________, codice fiscale _________, residente in _________, nella sua qualità di _________ della società/impresa _________, con sede in _________, codice fiscale _________, partita IVA _________,
PREMESSO CHE
l’attività di somministrazione di alimenti e bevande viene svolta presso l’esercizio sito in _________, insegna _________;
si rende necessario individuare un soggetto preposto allo svolgimento delle funzioni operative connesse alla somministrazione;
NOMINA
il/la Sig./Sig.ra _________ nato/a a _________ il _________, codice fiscale _________, residente in _________, quale PREPOSTO/A ALLA SOMMINISTRAZIONE presso l’esercizio sopra indicato, con decorrenza dal _________ e fino a _________ ovvero fino a revoca.
Il/La preposto/a nominato/a è incaricato/a di sovrintendere alle attività di somministrazione e di garantire il rispetto delle disposizioni normative, regolamentari e autorizzative applicabili all’esercizio, nei limiti delle proprie funzioni e responsabilità.
Il/La preposto/a dovrà assicurare il corretto svolgimento delle attività di somministrazione, il rispetto delle procedure interne dell’azienda e delle prescrizioni eventualmente impartite dagli organi competenti.
Il presente incarico è conferito in modo effettivo e con possibilità concreta di svolgere la funzione assegnata.
DICHIARAZIONE DEL PREPOSTO/A
Il/La sottoscritto/a _________ nato/a a _________ il _________, codice fiscale _________, residente in _________, dichiara di accettare la presente nomina quale preposto/a alla somministrazione presso l’esercizio sopra indicato, di essere stato/a informato/a dei compiti connessi all’incarico e di essere in possesso dei requisiti richiesti dalla normativa e dalla disciplina applicabile.
Dichiara inoltre di impegnarsi a svolgere l’incarico con diligenza e nel rispetto delle disposizioni vigenti e delle procedure aziendali.
ALLEGATI
Copia documento di identità del preposto
Copia documento di identità del titolare / legale rappresentante
Attestato di formazione / abilitazione / requisiti professionali
Autocertificazione requisiti
Curriculum sintetico
Altro: _________
LUOGO: _________
DATA: _________
FIRMA DEL TITOLARE / LEGALE RAPPRESENTANTE
________________________
NOME E COGNOME: _________
QUALIFICA: _________
FIRMA DEL PREPOSTO/A PER ACCETTAZIONE
________________________
NOME E COGNOME: ___________
Fac simile nomina preposto alla somministrazione Word
Il fac-simile in formato Word può essere scaricato, aperto e modificato in modo semplice, così da adattarlo ai dati dell’impresa, dell’esercizio e del preposto indicato. Prima della firma è opportuno compilare ogni campo con informazioni corrette e coerenti con la situazione concreta, verificando con attenzione anagrafica, indirizzo dell’esercizio, decorrenza dell’incarico e allegati richiamati nel testo.
Poiché il documento può incidere sul piano organizzativo, amministrativo e, in alcuni casi, anche sul piano delle responsabilità connesse all’attività di somministrazione, è prudente controllarne il contenuto prima dell’uso. Se la nomina deve essere presentata a un ufficio pubblico o inserita in una pratica specifica, può essere utile farla verificare da un professionista o dall’ufficio competente, soprattutto quando la disciplina applicabile dipende da regole locali o da prassi amministrative particolari.
