Il fac-simile di nomina responsabile safeguarding è il documento con cui un’associazione o società sportiva individua formalmente la persona incaricata di presidiare la prevenzione e il contrasto di abusi, violenze, molestie e discriminazioni nell’attività sportiva. Serve a dare evidenza scritta dell’incarico, a chiarire chi svolge le funzioni di riferimento e a collegare la nomina al modello organizzativo e al codice di condotta adottati dall’ente.
Questo tipo di atto è utile quando si costituisce per la prima volta l’organizzazione di safeguarding, quando si rinnova o sostituisce il nominativo precedente, oppure quando occorre aggiornare la documentazione interna e la comunicazione verso l’organismo sportivo di affiliazione. La compilazione richiede attenzione perché devono essere indicati correttamente i dati dell’ente, dell’organo che delibera, del soggetto nominato, della decorrenza e dei canali con cui la nomina viene resa conoscibile.
Un testo scritto in modo impreciso può creare incertezze sui ruoli, sulle responsabilità e sulla validità interna dell’incarico. Per questo il fac-simile va adattato al caso concreto, verificando che i campi siano coerenti con lo statuto, con le procedure adottate e con le regole dell’organismo sportivo di riferimento.
Indice
Come scrivere una nomina responsabile safeguarding
La nomina del responsabile safeguarding deve essere redatta come un atto interno chiaro, completo e coerente con l’assetto dell’ente sportivo che la adotta. Il primo elemento da curare è l’identificazione esatta dell’associazione o società sportiva. Nel testo vanno riportati la denominazione completa, la sede legale, il codice fiscale, l’eventuale partita IVA, la sede operativa o l’impianto sportivo, il recapito istituzionale e il sito internet, se disponibile. Questi dati non sono meri dettagli formali: consentono di collegare la nomina al soggetto giuridico corretto ed evitano equivoci, soprattutto quando il gruppo sportivo ha più sedi, più impianti o più articolazioni interne.
Subito dopo, il documento deve indicare con precisione l’organo o il soggetto che conferisce l’incarico. È opportuno specificare chi sottoscrive l’atto e in quale qualità, ad esempio presidente, legale rappresentante o altro soggetto munito dei poteri previsti dallo statuto. Se la nomina deriva da una delibera del consiglio direttivo, di un altro organo amministrativo o di una decisione formale interna, è bene richiamarne gli estremi, con data e numero, così da rendere verificabile la base della designazione. La presenza di una premessa ben costruita aiuta a mostrare che la nomina non è un atto isolato, ma si inserisce nel sistema di tutela già adottato dall’ente.
L’oggetto del documento deve essere formulato in modo inequivoco. La dicitura “Atto di nomina del Responsabile Safeguarding” o “Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni” è chiara e coerente con l’uso corrente nel settore sportivo. È preferibile evitare titoli generici, perché potrebbero far pensare a un incarico diverso da quello effettivo. Anche nelle premesse conviene richiamare, senza formule eccessivamente ampie, l’esistenza dello statuto, del modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva e del codice di condotta adottati dall’ente, oltre alle disposizioni dell’organismo sportivo di affiliazione. Il richiamo alle fonti interne è utile perché collega la nomina alle regole già in vigore all’interno dell’organizzazione e chiarisce il perimetro dell’incarico.
La parte centrale del documento è la designazione del soggetto nominato. Qui occorre inserire nome e cognome, luogo e data di nascita solo se effettivamente necessari, codice fiscale quando richiesto, residenza o domicilio, recapito telefonico ed e-mail. Se il dato viene pubblicato o comunicato ai tesserati, è preferibile usare un contatto dedicato o professionale, così da limitare la diffusione di informazioni personali non indispensabili. Il testo deve indicare con precisione la decorrenza dell’incarico e, se previsto, la durata o il termine finale. In assenza di una durata, il documento rischia di lasciare incerta la validità temporale della nomina e di rendere più difficile la gestione di rinnovi, sostituzioni o revoche.
La descrizione delle funzioni deve essere concreta ma prudente. Il responsabile safeguarding va indicato come figura incaricata di presidiare la prevenzione e il contrasto di abusi, violenze, molestie e discriminazioni, di ricevere le segnalazioni secondo le procedure interne, di supportare l’applicazione del modello organizzativo e del codice di condotta e di collaborare con gli organi dell’ente per la diffusione della cultura della tutela dei tesserati. È utile precisare che opera nel rispetto della riservatezza e nei limiti delle disposizioni statutarie, regolamentari e dell’organismo di affiliazione. Al tempo stesso, è corretto evitare formulazioni che gli attribuiscano poteri non conferiti, come funzioni disciplinari, investigative o sostitutive, se non previste espressamente dalle regole applicabili.
Un buon testo deve chiarire anche i requisiti e le dichiarazioni del nominato. Se l’ente o l’organismo sportivo richiedono specifiche condizioni di eleggibilità, assenza di incompatibilità o assenza di conflitti di interesse, queste dichiarazioni vanno riportate in modo esplicito e coerente con la disciplina concreta applicabile. Non è opportuno inserire formule standard prese da altri modelli senza verificare che siano effettivamente pertinenti. La dichiarazione di aver preso visione del modello organizzativo, del codice di condotta e delle procedure interne rafforza la consapevolezza dell’incarico e rende più ordinata la documentazione. Anche l’accettazione deve essere espressa in modo separato, con una firma distinta da quella del legale rappresentante, perché il documento deve mostrare chiaramente il consenso del soggetto nominato e non soltanto la decisione dell’ente.
La sezione dedicata alla pubblicità e alle comunicazioni non va trascurata. Il testo dovrebbe indicare che la nomina sarà comunicata all’organismo sportivo di affiliazione secondo le modalità previste e che il nominativo e i contatti saranno resi conoscibili ai tesserati e agli altri interessati attraverso i canali stabiliti, ad esempio sito internet, sede sociale o impianto sportivo. È bene limitare i dati pubblicati a quelli necessari, evitando informazioni personali non indispensabili come indirizzo di residenza, codice fiscale o altri dettagli eccedenti rispetto alla finalità di contatto. In materia di safeguarding, la trasparenza deve andare di pari passo con la prudenza nel trattamento dei dati personali.
Anche la struttura formale dell’atto merita attenzione. Luogo e data devono essere indicati in modo leggibile, perché da essi dipende spesso la ricostruzione cronologica della nomina. Le firme devono essere separate e chiaramente attribuite: firma del legale rappresentante o del soggetto che conferisce l’incarico, firma per accettazione del responsabile nominato e, se previsto dalla procedura interna, firma di presa visione dell’organo competente. Se il documento richiama allegati, questi vanno elencati con precisione, ad esempio la delibera di nomina, il modello organizzativo, il codice di condotta, eventuali dichiarazioni sui requisiti, la documentazione di comunicazione all’organismo di affiliazione. Gli allegati non sono accessori secondari, perché spesso completano il quadro necessario a dimostrare la correttezza del procedimento.
Un errore frequente è quello di confondere la nomina del responsabile safeguarding con altri incarichi interni, come ruoli di sicurezza sul lavoro, responsabilità amministrative o funzioni di natura disciplinare. Si tratta di ambiti diversi, che non devono essere sovrapposti nel testo. Un altro errore è lasciare spazi ambigui o campi non compilati senza chiarire se il dato mancante sia intenzionale o semplicemente omesso. Nel dubbio, è preferibile usare formule che rinviino a dati “da completare” prima della firma definitiva, così da evitare atti incompleti o incoerenti. Va anche evitato l’uso di formule assolute che promettano risultati impossibili, come garanzia di assenza di abusi o conformità automatica: la nomina è uno strumento organizzativo, non una certificazione totale di sicurezza.
La conservazione di una copia firmata è essenziale. L’ente dovrebbe archiviare il documento insieme alla delibera, agli allegati e alle eventuali ricevute di comunicazione, in modo da poter ricostruire in qualunque momento il procedimento seguito. È utile distinguere tra una versione interna completa, destinata alla conservazione amministrativa, e una versione più sintetica da usare per la pubblicazione dei soli dati necessari. Questo accorgimento riduce il rischio di diffusione non necessaria di dati personali e rende più ordinata la gestione documentale.
Il supporto di un professionista può essere opportuno quando la nomina riguarda un ente con più sedi, più discipline o più organismi di affiliazione, quando il soggetto designato ricopre già altri incarichi potenzialmente incompatibili, quando esistono segnalazioni o situazioni sensibili, oppure quando lo statuto e le regole federali richiedono verifiche più puntuali. In questi casi può essere utile il confronto con un consulente legale esperto di diritto sportivo, con un ufficio amministrativo interno, con chi segue la privacy o con il referente dell’organismo di affiliazione. Un controllo preventivo non serve a complicare il documento, ma a renderlo coerente con l’assetto reale dell’ente e con le regole applicabili.
Esempio nomina responsabile safeguarding
ASSOCIAZIONE/SOCIETÀ SPORTIVA ___________
Sede legale _________
Codice fiscale _________
Partita IVA _________
Sede operativa/impianto sportivo _________
Organismo sportivo di affiliazione _________
Codice/numero di affiliazione _________
Recapito istituzionale _________
Sito internet _________
ATTO DI NOMINA DEL RESPONSABILE SAFEGUARDING
Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni
Il sottoscritto _________, nato a _________ il _________, codice fiscale _________, in qualità di _________ dell’Associazione/Società sportiva _________, con sede in _________, presa visione dello statuto, del modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva adottato dall’ente, del codice di condotta e delle disposizioni vigenti dell’organismo sportivo di affiliazione _________,
PREMESSO CHE
l’Associazione/Società sportiva _________ opera nell’ambito dell’attività sportiva _________ ed è tenuta ad adottare misure idonee alla prevenzione e al contrasto di abusi, violenze, molestie e discriminazioni;
l’ente ha adottato, con delibera/decisione del _________ n. _________ del _________, il proprio modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva e il relativo codice di condotta;
l’organismo sportivo di affiliazione _________ prevede la nomina di un Responsabile Safeguarding o di un Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni, nonché la comunicazione e pubblicazione del relativo nominativo e dei contatti secondo le modalità stabilite;
si rende pertanto necessario procedere alla formale designazione del soggetto incaricato di presidiare la prevenzione e il contrasto di abusi, violenze, molestie e discriminazioni nell’ambito dell’ente;
DELIBERA E NOMINA
il/la Sig./Sig.ra _________, nato/a a _________ il _________, codice fiscale _________, residente/domiciliato/a in _________, telefono _________, e-mail _________, quale Responsabile Safeguarding dell’Associazione/Società sportiva _________, con decorrenza dal _________ e fino al _________, salvo revoca, sostituzione, cessazione o diversa determinazione dell’organo competente e nel rispetto delle disposizioni statutarie, regolamentari e dell’organismo sportivo di affiliazione.
INCARICO, FUNZIONI E LIMITI
Il Responsabile Safeguarding svolge le funzioni previste dal modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva adottato dall’ente, dal codice di condotta e dalle disposizioni dell’organismo sportivo di affiliazione, con particolare riferimento a:
presidio della prevenzione e del contrasto di abusi, violenze, molestie e discriminazioni nell’ambito dell’attività sportiva;
ricezione delle segnalazioni secondo le procedure interne e secondo le modalità previste dall’organismo di affiliazione;
supporto alla corretta applicazione del modello organizzativo e del codice di condotta;
collaborazione con gli organi dell’ente per la diffusione della cultura della tutela dei tesserati, con particolare attenzione ai minori e ai soggetti vulnerabili;
monitoraggio dell’osservanza delle misure di safeguarding adottate dall’ente;
segnalazione agli organi competenti, nei limiti e secondo le procedure previste, di eventuali criticità emerse nell’esercizio delle proprie funzioni;
conservazione della riservatezza sui dati, sulle informazioni e sulle segnalazioni ricevute, nel rispetto delle disposizioni vigenti e delle procedure interne.
Il Responsabile Safeguarding opera con autonomia e indipendenza funzionale, nei limiti delle disposizioni statutarie, regolamentari e del modello organizzativo adottato dall’ente.
Restano esclusi dal presente incarico poteri disciplinari, investigativi, decisionali o sostitutivi non espressamente attribuiti dalle norme, dallo statuto o dai regolamenti applicabili.
REQUISITI E DICHIARAZIONI
Il/La nominato/a dichiara di possedere i requisiti richiesti dalla normativa applicabile, dallo statuto dell’ente, dal modello organizzativo e di controllo adottato e dalle disposizioni dell’organismo sportivo di affiliazione.
Il/La nominato/a dichiara altresì, ove richiesto dalle disposizioni applicabili, di non trovarsi in situazioni di incompatibilità, conflitto di interessi o altre condizioni ostative allo svolgimento dell’incarico.
Il/La nominato/a dichiara di aver preso visione del modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva, del codice di condotta e delle procedure interne applicabili.
ACCETTAZIONE DELL’INCARICO
Il/La sottoscritto/a _________ accetta l’incarico di Responsabile Safeguarding conferito con il presente atto, dichiara di aver preso visione del modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva, del codice di condotta e delle procedure interne applicabili, e si impegna a svolgere le funzioni affidate con diligenza, riservatezza, autonomia e imparzialità.
PUBBLICITÀ E COMUNICAZIONI
L’Associazione/Società sportiva si impegna a comunicare la presente nomina all’organismo sportivo di affiliazione secondo le modalità previste.
L’Associazione/Società sportiva provvederà altresì a rendere conoscibili il nominativo e i contatti del Responsabile Safeguarding mediante i seguenti canali:
sito internet _________
sede sociale/impianto sportivo _________
comunicazione ai tesserati _________
altri canali _________
ALLEGATI
Allegato 1 Delibera/verbale di nomina del _________ n. _________
Allegato 2 Modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva
Allegato 3 Codice di condotta
Allegato 4 Eventuale dichiarazione requisiti/incompatibilità
Allegato 5 Eventuale curriculum vitae o attestazione competenze
Allegato 6 Eventuale ricevuta/comunicazione all’organismo di affiliazione
LUOGO E DATA
Luogo _________
Data _________
FIRMA DEL LEGALE RAPPRESENTANTE
Nome e cognome _________
Qualità _________
Firma _________
FIRMA PER ACCETTAZIONE DEL RESPONSABILE SAFEGUARDING
Nome e cognome _________
Firma _________
PRESA VISIONE DELL’ORGANO COMPETENTE
Nome e cognome _________
Qualità _________
Firma _________
PROTOCOLLO INTERNO ___________
Fac simile nomina responsabile safeguarding Word
Il file in formato Word può essere scaricato, aperto e modificato con facilità per adattarlo ai dati dell’associazione o della società sportiva e alla specifica procedura interna. Prima della firma è opportuno verificare con attenzione tutti i campi compilabili, perché la correttezza dei dati dell’ente, del nominato, della decorrenza e degli allegati incide sulla chiarezza e sull’utilizzabilità del documento.
Il fac-simile va sempre adattato al caso concreto, soprattutto quando la nomina deve essere comunicata all’organismo sportivo di affiliazione o resa conoscibile ai tesserati. Se il documento viene usato come atto organizzativo con possibili effetti amministrativi o disciplinari, può essere utile farlo controllare da un professionista o dall’ufficio competente prima della diffusione.
