La nomina RSPP esterno è il documento con cui il datore di lavoro conferisce a un professionista non interno all’azienda l’incarico di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione. Serve a formalizzare in modo chiaro chi svolge questo ruolo, quale organizzazione è interessata e da quando decorre l’incarico, così da rendere tracciabile la gestione della sicurezza sul lavoro.
Questo fac simile è utile quando l’azienda affida l’incarico a un consulente esterno, a uno studio professionale o a una società specializzata, oppure quando cambia il soggetto già designato. Il testo va compilato con attenzione, perché deve riportare dati coerenti, indicare con precisione l’ambito dell’incarico e riflettere la situazione concreta dell’organizzazione. Un modello ben scritto aiuta a evitare ambiguità sui soggetti coinvolti, sulle sedi interessate, sulla decorrenza e sull’eventuale accettazione dell’incarico. Proprio perché si tratta di un atto con rilievo organizzativo e, in molti casi, anche giuridico, è opportuno verificare con cura ogni campo prima della sottoscrizione.
Indice
Come scrivere una nomina RSPP esterno
La nomina RSPP esterno deve innanzitutto identificare con precisione chi conferisce l’incarico e chi lo riceve. Nel documento devono comparire i dati del datore di lavoro o del titolare dell’azienda, con indicazione completa di nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, qualifica e denominazione dell’impresa. Quando la persona che firma agisce per conto di una società, conviene riportare anche la ragione sociale, la sede legale, l’indirizzo completo, il CAP, il codice fiscale e la partita IVA, così da evitare incertezze sull’effettivo soggetto che assume la decisione. La stessa attenzione va riservata al professionista nominato, che deve essere individuato con dati anagrafici completi, qualifica professionale, recapiti, eventuale studio o società di appartenenza e ogni elemento utile a distinguerlo senza equivoci da altri soggetti omonimi o simili.
L’oggetto del documento deve essere immediato e univoco. La formula “nomina e designazione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione esterno” è adeguata perché chiarisce fin dal titolo la natura dell’atto. Nel testo è utile precisare che l’incarico riguarda il ruolo di RSPP esterno dell’azienda indicata e che viene conferito nell’ambito della normativa applicabile alla sicurezza sul lavoro. È preferibile non usare formule generiche o troppo ampie, perché l’incarico deve risultare delimitato in modo comprensibile. Quando il modello viene usato per più sedi o unità produttive, è opportuno elencarle con ordine, indicando ciascun luogo interessato oppure richiamando chiaramente tutte le sedi operative coinvolte. Se questa parte resta vaga, il documento può creare dubbi sull’effettivo perimetro dell’incarico e sulla sua estensione organizzativa.
La decorrenza è un altro elemento da compilare con rigore. La nomina deve indicare da quando l’incarico produce effetti e, se previsto dal fac-simile adottato, anche fino a quando resta in vigore. In assenza di una data chiara, può diventare difficile capire da quale momento il professionista sia stato effettivamente designato e da quando debba svolgere le attività connesse al ruolo. Se l’azienda intende prevedere rinnovo, revoca o sostituzione, il testo può richiamare una procedura interna o gli accordi tra le parti, ma senza clausole ambigue o eccessivamente generiche. Quando il rapporto con il professionista è regolato anche da un incarico separato o da un accordo di consulenza, è utile che i documenti siano coerenti tra loro e non contengano dati contrastanti.
La parte centrale della nomina riguarda l’ambito dell’incarico. Il testo deve dire in modo chiaro che si tratta di un incarico esterno e che il soggetto nominato svolge le funzioni di RSPP per l’organizzazione aziendale nei limiti della normativa e delle indicazioni del datore di lavoro. È opportuno descrivere, anche in forma sintetica, le attività o le aree coperte dall’incarico, senza trasformare la nomina in un elenco indistinto di responsabilità non verificabili. Se il fac-simile prevede ulteriori specificazioni operative, queste vanno compilate con riferimenti concreti alle esigenze dell’impresa, alle sedi interessate, ai reparti o ai processi coinvolti. Un testo troppo generico, che parla di “ogni attività di sicurezza” senza ulteriori dettagli, riduce la chiarezza del documento e può lasciare scoperti i punti più delicati della gestione interna.
Nel predisporre la nomina è utile inserire un richiamo ai requisiti professionali del soggetto designato. Il documento può contenere una dichiarazione con cui il professionista afferma di possedere i requisiti richiesti dalla normativa vigente per svolgere l’incarico. Questa parte non va trattata come una formula di stile, ma come un passaggio sostanziale, perché serve a collegare l’incarico alla qualificazione effettiva del soggetto. Se l’azienda raccoglie curriculum, attestati formativi, una dichiarazione sui requisiti o la copia del documento di identità, è bene che tali allegati siano menzionati in modo espresso nel testo. Gli allegati non devono comparire solo materialmente nel fascicolo, ma anche essere richiamati con chiarezza nel documento principale, così da rendere più semplice la verifica successiva.
Un altro profilo da curare è la consultazione del RLS, quando presente e quando effettivamente svolta. Se il fac-simile adottato prevede uno spazio per questa indicazione, la compilazione deve riflettere la realtà e non una formula automatica. È preferibile riportare la data della consultazione, il nome e cognome del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza e, se il modello lo richiede, la sua firma. Questo passaggio rafforza la coerenza del documento, ma deve essere usato solo quando la consultazione c’è stata davvero. Inserire una formula non corrispondente ai fatti è un errore da evitare, perché rende il testo meno affidabile e meno utile in caso di verifica interna o di controllo documentale.
La sottoscrizione è la parte che dà forma compiuta alla nomina. Il documento deve riportare luogo e data di firma, oltre allo spazio per la firma del datore di lavoro o del titolare e, se previsto, per l’accettazione del RSPP esterno. La firma per accettazione non è soltanto un elemento formale: consente di tracciare l’adesione del professionista all’incarico conferito e rende il documento più ordinato sul piano gestionale. Se il modello prevede anche la firma del RLS, questa va inserita solo quando la procedura interna la richiede o quando il fac-simile è strutturato in questo modo. La data deve essere coerente con la decorrenza e con l’effettivo momento di sottoscrizione, perché discrepanze tra queste informazioni possono creare incertezze sulla validità cronologica dell’atto.
Chi compila il documento deve evitare campi lasciati in bianco, formule eccessivamente ampie, dati anagrafici incompleti e riferimenti poco chiari alle sedi o all’ambito dell’incarico. È prudente controllare che ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, nominativo del professionista, decorrenza e firme siano tutti corretti e aggiornati. Un errore frequente consiste nel copiare un fac-simile senza adattarlo alla situazione concreta dell’azienda, lasciando espressioni generiche che non distinguono il ruolo del RSPP esterno da quello di altri soggetti coinvolti nella prevenzione e protezione. Un altro errore ricorrente è dimenticare di inserire gli allegati richiamati nel testo oppure allegare documenti non pertinenti, con il risultato di creare un fascicolo incompleto o incoerente.
La conservazione della nomina merita la stessa attenzione della compilazione. Il documento dovrebbe essere archiviato insieme agli altri atti di sicurezza aziendale e conservato in modo ordinato, così da poter essere reperito con facilità in caso di necessità interna o di richiesta documentale. È consigliabile mantenere una copia firmata e, se utile, una versione digitale coerente con l’originale. Quando la nomina viene inserita in un più ampio insieme di documenti organizzativi, conviene che i dati coincidano con quelli presenti in eventuali contratti, lettere di incarico o documenti interni di prevenzione. Se il contenuto riguarda aspetti sensibili, come riservatezza, segreto professionale, limiti operativi o rapporti con altre figure aziendali, può essere opportuno far controllare il testo da un consulente del lavoro, da un ufficio HR, da un professionista della sicurezza o da un legale, soprattutto quando il documento deve essere usato in contesti organizzativi articolati o con più sedi.
Esempio nomina RSPP esterno
NOMINA E DESIGNAZIONE DEL RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI PREVENZIONE E PROTEZIONE ESTERNO
Spett.le
____________________
Il sottoscritto __________________, nato a __________________ il __________________, codice fiscale __________________, in qualità di Datore di lavoro/Titolare dell’azienda __________________, con sede legale in __________________, CAP __________________, Via/Piazza __________________, n. __________________, codice fiscale __________________, partita IVA __________________
con la presente
NOMINA E DESIGNA
il/la Sig./Sig.ra __________________, nato/a a __________________ il __________________, codice fiscale __________________, qualifica professionale __________________, iscritto/a a __________________, con studio/società __________________, sede in __________________, CAP __________________, Via/Piazza __________________, n. __________________, recapito telefonico __________________, e-mail __________________, PEC __________________
quale RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI PREVENZIONE E PROTEZIONE ESTERNO dell’azienda sopra indicata, ai sensi del D.Lgs. 81/2008, con riferimento ai compiti e alle attribuzioni previsti dalla normativa vigente.
OGGETTO DELL’INCARICO
L’incarico riguarda la gestione del Servizio di Prevenzione e Protezione per la seguente azienda e per le seguenti sedi/unità produttive:
______________________
______________________
______________________
______________________
DECORRENZA E DURATA
La presente nomina ha decorrenza dal __________________.
La durata dell’incarico è fissata fino al __________________.
Eventuale rinnovo, revoca o sostituzione secondo procedura interna e/o accordi tra le parti: __________________
AMBITO DELL’INCARICO
L’incarico è conferito in forma esterna e comprende le attività connesse al ruolo di RSPP per l’organizzazione aziendale, nei limiti della normativa applicabile e delle indicazioni del Datore di lavoro.
Eventuali ulteriori specificazioni operative:
______________________
______________________
______________________
CONSULTAZIONE RLS
Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza è stato consultato in data __________________
Nome e cognome RLS __________________
Firma RLS __________________
RICHiamo AI REQUISITI PROFESSIONALI
Il soggetto nominato dichiara di possedere i requisiti professionali previsti dalla normativa vigente per lo svolgimento dell’incarico.
ALLEGATI
Curriculum vitae
Attestati formativi
Dichiarazione requisiti
Documento di identità
Altro __________________
Altro __________________
ACCETTAZIONE DELL’INCARICO
Il/La sottoscritto/a __________________, designato/a quale RSPP esterno, dichiara di accettare l’incarico conferito con la presente nomina.
Luogo __________________, data ____________________
Firma del Datore di lavoro/Titolare
______________________
Firma per accettazione del RSPP esterno
______________________
Firma del RLS
______________________
Fac simile nomina RSPP esterno Word
Il fac-simile in formato Word può essere scaricato, aperto e modificato con facilità, così da adattare il testo ai dati dell’azienda e del professionista incaricato. Prima della compilazione conviene verificare con attenzione ogni campo, sostituendo i segnaposto con informazioni corrette e coerenti con la situazione concreta.
Poiché la nomina può incidere sull’organizzazione della sicurezza aziendale, il contenuto va sempre controllato prima dell’uso, soprattutto quando il documento viene inserito in un fascicolo di atti interni o in un sistema documentale più ampio. Se necessario, può essere utile farlo esaminare da un consulente o da un professionista competente.
