In questa guida spieghiamo come diventare impiegato amministrativo e vediamo cosa fa e quanto guadagna un impiegato amministrativo.
Quando si parla di professioni enormemente diffuse e sempre ricercate da aziende ed enti pubblici, ecco che l’impiegato amministrativo rappresenta sicuramente una delle più attraenti. Questo è dovuto al fatto che la sua presenza, all’interno dei vari ambiti e uffici delle imprese e delle amministrazioni, risulta essere fondamentale per il calcolo ed il disbrigo delle operazioni contabili, e di tutta una serie di aspetti che ne fanno una figura indispensabile. Nonostante le sue responsabilità siano limitate, e debba sempre rendere conto al responsabile amministrativo, non è raro che questo professionista venga incaricato di compiti anche più delicati. Oggi vedremo dunque chi è l’impiegato amministrativo, cosa fa, quanto guadagna e come diventarlo.
L’impiegato amministrativo, noto anche come assistente o addetto all’amministrazione, è un dipendente che lavora sotto la supervisione e la gestione del direttore amministrativo, e che provvede allo svolgimento di tutte quelle operazioni contabili necessarie per buste paga, riscossioni creditizie, contributi e fatturazioni. Da ciò si evince che questa figura professionale lavora prettamente in un ambito economico e contabile, e non ha dunque alcuna responsabilità in merito ai rapporti con le risorse umane e alla gestione di aspetti interni o esterni all’azienda, come clienti o fornitori. Sostanzialmente, anche se la definizione è molto limitante, l’impiegato amministrativo si limita ad effettuare operazioni di contabilità seguendo le linee guida imposte dal proprio supervisore.
Indice
Cosa Fa l’Impiegato Amministrativo
L’impiegato amministrativo si occupa nel concreto di qualsiasi aspetto riguardante la contabilità di un’azienda, PMI o ente pubblico, alle volte può anche svolgere compiti da segretario, e questo avviene soprattutto all’interno delle piccole imprese, dove generalmente l’addetto all’amministrazione ha un ruolo con qualche responsabilità in più. Nella maggioranza dei casi, l’addetto all’amministrazione si occupa delle questioni contabili, questo significa che prepara i documenti relativi ai flussi finanziari dell’azienda, redige le buste paga in base alle direttive del responsabile, aggiorna i libri fiscali e contabili e rielabora numeri e dati per poi presentarli al direttivo, che avrà l’ultima parola sulla loro approvazione.
In questo caso va subito fatta una precisazione, il vecchio impiegato amministrativo era molto più ferrato sui calcoli degli odierni addetti all’amministrazione, perché in assenza di computer e di software tutti i conti più importanti andavano spesso fatti a mano. Oggi, invece, questa figura lavora al computer ed utilizza dei programmi di automazione e di calcoli piuttosto avanzati e affidabili, in altre parole, nonostante il background matematico sia fondamentale, oggi all’impiegato amministrativo non vengono più richieste le medesime conoscenze approfondite che invece erano necessarie in ambito matematico qualche anno fa.
Va anche detto, però, che questa differenza non rende più semplice il lavoro da addetto contabile, da un punto di vista pratico i computer facilitano le operazioni, ma da un punto di vista professionale bisogna sempre stare molto concentrati sui calcoli, data anche la pressione esercitata dal direttivo. Inoltre, i compiti dell’impiegato amministrativo non terminano qui, questa figura si occupa anche dell’archiviazione e della classificazione dei documenti dell’azienda, il che può avvenire alla vecchia maniera, in formato cartaceo, oppure con gli strumenti ed i software informatici, e questo include anche la gestione di un eventuale magazzino, con la registrazione delle merci in ingresso e in uscita insieme ai relativi flussi di cassa e al controllo della documentazione.
L’impiegato amministrativo è un vero e proprio tuttofare che deve possedere un profondo spirito di adattamento. Oltre ai suoi compiti principali, che riguardano anche la documentazione del personale con il controllo delle presenze, dei trasferimenti, delle assunzioni e dei licenziamenti, questa figura deve sempre essere a disposizione dei direttori, che potrebbero per esempio chiedergli un secondo controllo di una pratica o la ricerca in archivio. Inoltre, l’addetto all’amministrazione gestisce anche le pratiche relative ai contributi previdenziali e ai versamenti fiscali dei dipendenti dell’azienda, dunque sa anche come muoversi in ambito fiscale, dato che la preparazione materiale delle fatture spetta a lui. Infine, l’addetto all’amministrazione si occupa anche della corrispondenza dell’azienda e del centralino, due compiti tipici del segretariato, e ovviamente, insieme al direttore, si occupa della redazione dei bilanci aziendali. Alle volte può anche intrattenere rapporti con la clientela e con le associazioni sindacali, nel primo caso torniamo ancora una volta ad una funzione propria di un segretario, mentre nel secondo caso ci troviamo di fronte alla presenza di un addetto all’amministrazione con compiti di gestione e con responsabilità che in parte dovrebbero appartenere al direttore amministrativo.
Come Diventare Impiegato Amministrativo
La laurea in economia e commercio è la più indicata per accedere alla professione di impiegato amministrativo, ma va anche specificato che, a differenza del passato, anche altri percorsi di studio contingenti potrebbero aprire le porte di questo impiego, dunque con una preparazione non necessariamente economica. In ogni caso, all’addetto amministrativo viene comunque richiesta una discreta familiarità con i numeri e le operazioni matematiche di calcolo, oltre alla conoscenza dei settori economici e amministrativi, alla giurisprudenza di base e ovviamente alla preparazione informatica, necessaria per utilizzare i software di calcolo forniti dall’azienda.
Detto questo, il conseguimento di un master in ambiti quali la contabilità e l’amministrazione, nonostante non sia obbligatorio, può rappresentare una scelta particolarmente utile. Soprattutto per coloro che mirano a fare carriera nelle aziende, o comunque ad accedere a remunerazioni annue più elevate rispetto alle medie che analizzeremo più avanti.
Inoltre, trattandosi di una figura che lavora anche alla redazione del bilancio, deve sempre sapere come muoversi in ambiti quali quello analitico. Infine, va anche sottolineata l’importanza della conoscenza di almeno una lingua straniera come l’inglese, e le capacità gestionali e relazionali, queste ultime due servono nel caso in cui l’addetto all’amministrazione svolga anche dei compiti di supervisione, dato che nelle piccole aziende non è affatto raro che anche lui abbia il compito di gestire del personale subordinato. Prima di chiudere questa sezione, un’ulteriore precisazione, questo è un lavoro che richiede anche una discreta dose di abilità aggiuntive, come per esempio la dedizione e la predisposizione al sacrificio, considerando anche il fatto che l’impiegato amministrativo deve quotidianamente rispondere delle sue azioni e dei suoi calcoli al direttore dell’amministrazione.
Quanto Guadagna un Impiegato Amministrativo
Per quanto riguarda la remunerazione, un impiegato amministrativo alla sua prima esperienza difficilmente supera gli 800 euro mensili, con una remunerazione annua di poco inferiore ai 10000 euro. Va poi specificato che la remunerazione media per chi svolge questa professione in Italia viaggia intorno ai 1000 euro al mese. Come sempre, la differenza per quanto concerne lo stipendio la fanno l’esperienza, l’abilità, i titoli di studio, come l’eventuale conseguimento di un master, e la caratura internazionale dell’impresa per la quale si lavora.