La lettera di incarico per centro elaborazione dati (CED) è un documento formale con cui un cliente affida a un professionista o a uno studio l’esecuzione di attività di gestione, elaborazione e conservazione di dati contabili, fiscali e amministrativi. Serve a definire con chiarezza l’oggetto dell’incarico, i diritti e gli obblighi delle parti, le modalità operative, i compensi e le tutele relative al trattamento dei dati personali, nonché la durata e le condizioni di recesso o risoluzione del rapporto.
Indice
Come scrivere una lettera di incarico centro elaborazione dati
La stesura di una lettera di incarico per un Centro Elaborazione Dati richiede attenzione sia agli aspetti tecnici dell’incarico sia alla necessità di ridurre al minimo i rischi legali e operativi per entrambe le parti. Occorre innanzitutto identificare con precisione il committente e il professionista, riportando dati anagrafici completi, riferimenti fiscali e recapiti ufficiali inclusa la PEC, e indicare eventuali iscrizioni agli albi professionali. La descrizione dell’oggetto dell’incarico deve essere esaustiva: non basta un’indicazione generica di “gestione della contabilità”, è preferibile dettagliare le singole attività affidate al CED come la tenuta delle scritture contabili, la registrazione delle fatture passive e attive, la prima nota, le liquidazioni periodiche IVA, l’elaborazione delle paghe e dei contributi, la predisposizione e l’invio delle comunicazioni dati fatture e la predisposizione delle dichiarazioni fiscali. Una definizione puntuale evita ambiguità sull’ambito delle prestazioni e facilita la determinazione del corrispettivo e delle responsabilità in caso di contestazioni.
Dal punto di vista operativo la lettera deve chiarire le modalità e i tempi di scambio documentale. È opportuno indicare i canali ammessi per l’invio della documentazione, come PEC, e‑mail, caricamento su area riservata o consegna cartacea, e stabilire scadenze periodiche per la trasmissione dei documenti necessari all’esecuzione delle prestazioni. La disciplina dei rischi legati all’invio telematico va regolata esplicitamente, prevedendo che il professionista non risponde per eventi riconducibili a terzi, fornitori di servizi, o a fatti estranei alla propria diligenza, salvo dolo o colpa grave. È altresì utile prevedere regole per la gestione di documenti mancanti o incompleti e per la notifica di anomalie riscontrate nell’attività di elaborazione.
La clausola sugli obblighi del cliente deve richiamare l’obbligo di fornire la documentazione in modo tempestivo e completo, di conservare gli originali e di mettere a disposizione i supporti richiesti per eventuali verifiche. Devono essere anche specificati gli adempimenti antiriciclaggio, con la richiesta di documentazione per l’identificazione e la comunicazione del titolare effettivo ai sensi della normativa vigente. Sulla protezione dei dati personali è fondamentale inserire un’informativa conforme al Regolamento UE 2016/679 e al D.Lgs. 196/2003 integrato: la lettera dovrebbe indicare le finalità del trattamento, le basi giuridiche, i soggetti eventualmente destinatari dei dati e le modalità per esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità.
La disciplina dei corrispettivi deve prevedere la natura della remunerazione, che può essere espressa come canone periodico, tariffa a prestazione o a tempo, e regolamentare la fatturazione, i termini di pagamento, le eventuali spese vive rimborsabili e gli interessi di mora in caso di ritardo. È consigliabile chiarire sin dall’inizio quali costi non sono inclusi nel compenso e come saranno approvati e rendicontati. La lettera dovrebbe altresì prevedere forme di adeguamento dei compensi in caso di estensione delle attività o variazioni normative che impongano ulteriori obblighi.
Per limitare i rischi di contenzioso è opportuno inserire clausole che definiscano la responsabilità professionale, specificando che le prestazioni sono rese con la diligenza richiesta dalla professione e che il professionista non è responsabile per errori o omissioni derivanti da informazioni incomplete o non veritiere fornite dal cliente. Al contempo si possono prevedere massimali di responsabilità e la previsione che eventuali contestazioni debbano essere proposte per iscritto entro termini predeterminati dalla comunicazione del documento o servizio contestato.
Le clausole sulla durata, il recesso e la risoluzione devono fissare la decorrenza e la scadenza dell’incarico, o la possibilità di revoca, insieme ai termini di preavviso e alle modalità di comunicazione, preferibilmente tramite PEC o raccomandata A/R. La risoluzione automatica per inadempimento, il diritto di sospendere le prestazioni per mancato pagamento e le procedure per la consegna dei documenti e dei dati al termine del rapporto sono elementi che consentono di gestire la fase di disimpegno in modo ordinato e tutelante per entrambe le parti.
Non vanno trascurate clausole relative al foro competente e alla legge applicabile, alla possibilità di subappalto o di avvalersi di collaboratori e terzi, nonché alle misure di sicurezza informatica e backup dei dati, alla segregazione dei ruoli e alle responsabilità in caso di violazioni. È buona prassi prevedere allegati tecnici che descrivano i formati dei file accettati, le tempistiche minime per la conservazione dei documenti, la lista degli adempimenti inclusi e degli eventuali servizi aggiuntivi a pagamento. Infine, pur esistendo modelli e fac‑simile pubblicati da ordini professionali e studi, ogni lettera dovrebbe essere adattata alla specifica realtà aziendale e verificata da un professionista per garantire conformità alle norme deontologiche e alla disciplina fiscale e di protezione dei dati applicabile.
Esempio lettera di incarico centro elaborazione dati
Tra
Il/La Sig./Società: __________________________________________________________
Con sede legale in: ___________________________________________________________
Codice Fiscale / Partita IVA: _________________________________________________
Rappresentante legale (se società): ____________________________________________
Telefono: _______________________ PEC: ______________________________________
Email: _____________________________________________________________________
(di seguito “Cliente”)
e
Il/La Professionista / Studio: __________________________________________________
Con sede legale / studio in: ___________________________________________________
Codice Fiscale / Partita IVA: _________________________________________________
Iscrizione albo/registro n.: ___________________ Ordine/Collegio: _________________
Telefono: _______________________ PEC: ______________________________________
Email: _____________________________________________________________________
(di seguito “Cedente” o “Professionista”)
1. Oggetto dell’incarico
Il Cliente conferisce al Cedente l’incarico di svolgere, per il periodo di durata indicato al successivo art. 7, le seguenti prestazioni di Centro Elaborazione Dati (CED):
– Tenuta e/o elaborazione della contabilità: __________________________________________________
– Registrazioni contabili e prima nota: _____________________________________________________
– Liquidazioni periodiche IVA e relative dichiarazioni: ________________________________________
– Comunicazioni dati fatture (esterometro / spesometro / spesometro elettronico / altro): _________
– Elaborazione paghe e contributi (se previsto): _____________________________________________
– Adempimenti fiscali e amministrativi connessi: ____________________________________________
– Altri servizi specifici: _________________________________________________________________
2. Modalità di esecuzione e scambio documentale
Il Cliente si impegna a trasmettere al Cedente la documentazione necessaria per le lavorazioni (fatture, documenti di spesa, prima nota, estratti conto, documenti per paghe, ecc.) con le seguenti modalità: PEC ____________________, e-mail ____________________, caricamento su area riservata _________, o consegna cartacea a: ______________________________________.
Le parti concordano che il Cedente potrà utilizzare procedure informatizzate e strumenti telematici per l’elaborazione dei dati. Il Cliente prende atto e accetta i rischi connessi all’invio telematico (ritardi, smarrimenti, accessi non autorizzati) e solleva il Cedente da responsabilità per eventi derivanti da tali rischi, salvo dolo o colpa grave del Cedente.
3. Obblighi del Cliente
Il Cliente si obbliga a:
– Fornire tempestivamente e in modo completo tutta la documentazione richiesta: entro e non oltre il giorno __________ di ogni mese/trimestre/anno per le attività periodiche;
– Conservare gli originali dei documenti secondo la normativa vigente e metterli a disposizione del Cedente su richiesta;
– Fornire informazioni veritiere e aggiornate e comunicare tempestivamente variazioni societarie, anagrafiche, contrattuali, o di altra natura rilevante;
– Fornire, ai fini antiriciclaggio, la documentazione di identificazione e l’indicazione del titolare effettivo ai sensi del D.Lgs. 231/2007 e normativa collegata: documento identità, codice fiscale, visura camerale, attestazione titolare effettivo (se prevista);
– Collaborare per le verifiche e consentire accessi necessari ai sistemi/infrastrutture del Cliente solo previo accordo specifico.
4. Responsabilità e limitazioni
Il Cedente svolge l’attività con diligenza professionale; le prestazioni sono basate sui dati e documenti forniti dal Cliente. Il Cedente non è responsabile per danni derivanti da informazioni incomplete, errate, ritardate o da atti di terzi (inclusi operatori postali, provider di servizi internet, sistemi bancari), né per sanzioni amministrative o penali conseguenti a omissioni o inesattezze imputabili al Cliente.
Eventuali contestazioni devono essere formulate per iscritto entro 30 giorni dalla comunicazione del documento/servizio contestato.
5. Corrispettivi e modalità di pagamento
Il compenso per le prestazioni oggetto del presente incarico è concordato come segue:
– Canone/compenso periodico: € ___________________ (mensile / trimestrale / annuo)
– Prestazioni a corpo / a ora / a pratica: € ___________________ (specificare)
– Modalità di fatturazione: ____________________________
– Termini di pagamento: entro ___ giorni dalla data fattura, mediante ________________
Spese vive (posta, bolli, diritti, contributi, oneri telematici) saranno addebitate separatamente. In caso di ritardato pagamento si applicheranno interessi di mora al tasso legale aumentato di ______ punti.
6. Trattamento dei dati personali
Il Cliente autorizza il Cedente al trattamento dei dati personali e sensibili necessari all’esecuzione dell’incarico ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 come integrato e modificato. Finalità: gestione contabile, fiscale, amministrativa, adempimenti obbligatori per legge e per la difesa dei diritti del Cedente.
Il Cedente è responsabile/contitolare del trattamento per le finalità connesse all’incarico e adotterà misure tecniche e organizzative idonee per la sicurezza dei dati. Il Cliente può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e ss. del GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità) rivolgendosi a: Responsabile del trattamento: ____________________, PEC: ____________________.
I dati potranno essere comunicati a collaboratori, consulenti, enti previdenziali/fiscali, banche e altri soggetti necessari all’esecuzione dell’incarico.
7. Durata, recesso e risoluzione
Il presente incarico ha durata a decorrere dal __/__/____ fino al __/__/____ o fino a revoca.
Ciascuna parte può recedere dal presente incarico con preavviso scritto di giorni __________ (di norma 15/30), mediante comunicazione PEC o raccomandata A/R.
Il Cedente potrà risolvere il contratto di diritto in caso di inadempimento grave del Cliente, mancato pagamento dei compensi scaduti, o per cause di forza maggiore che ne impediscano l’esecuzione.
8. Foro competente e legge applicabile
Per qualsiasi controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente incarico sarà competente in via esclusiva il Foro di ____________. Il presente incarico è regolato dalla legge italiana.
9. Comunicazioni
Le comunicazioni tra le parti saranno effettuate: a mezzo PEC: Cedente ____________ Cliente ____________; a mezzo raccomandata A/R all’indirizzo legale; via e-mail ai seguenti indirizzi: Cedente ____________ Cliente ____________.
Per le comunicazioni ai fini fiscali e/o previdenziali si utilizzerà l’indirizzo PEC indicato.
10. Clausole varie
– Il Cedente potrà avvalersi di dipendenti, collaboratori e terzi per l’esecuzione dell’incarico, rimanendo responsabile nei confronti del Cliente.
– Le parti eleggono domicilio per le comunicazioni come indicato in premessa.
– Eventuali modifiche del presente incarico devono essere concordate per iscritto.
– In caso di contratti conclusi a distanza o fuori dai locali commerciali si applicano le norme di settore (D.Lgs. 185/99 ove applicabile).
11. Accettazione e conferma incarico
Il Cliente dichiara di aver preso visione e di accettare integralmente il contenuto del presente incarico.
Luogo: _______________________ Data: __/__/_____
Per il Cliente
Nome e qualifica del sottoscrittore: _____________________________________________
Firma: ___________________________________________________
Per il Cedente / Professionista
Nome e qualifica del sottoscrittore: _____________________________________________
Firma: ___________________________________________________
Allegati (documenti consegnati/da consegnare):
– Elenco documenti iniziali: _______________________________________________________
– Informativa privacy firmata: ________ sì / no
– Documentazione antiriciclaggio: ________ sì / no
– Altro: _______________________________________________________________________
Fac simile lettera di incarico centro elaborazione dati Word
Di seguito è disponibile un fac simile in formato Word del modello di lettera di incarico per centro elaborazione dati, utile per scaricare e personalizzare il documento in base alle esigenze dello studio o dell’impresa.
